Дело, его назначение и состав. Группировка дел. Формирование дел. Индексация дел.

Особенности хранения управленческих документов.

Хранение документов осуществляется в специально оборудованных помещениях службы ДОУ, где постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафы, сейфы, стеллажи). При этом конфиденциальные документы хранятся отдельно от неконфиденциальных. Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов. В помещениях должны обеспечиваться нормальные условия для работы персонала, соответствующего подразделения службы ДОУ.

При направлении на оперативное хранение документы собираются в дела.

Дело – это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу деятельности учреждения.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешение одного вопроса.

• Помещать приложения вместе с основными документами.

• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением преходящих дел.

• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

• В дело не должны помещаться документы подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

• Номинальному (по виду: приказы, акты и т.д).

• Предметно (вопросном).

• Авторскому (по автору, комиссии и т.д).

• Корреспондентском (по корреспонденту).

• Географическому.

• К хронологическому (по временным параметрам).

• Экспертному (с учетом сроков хранения).

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков, которые отражаются в заголовке дела. Заголовки дел должны быть краткими и отражать смысловое содержание документов, они состоят из названия вида документа, указания на главное содержание документа и указание на период к которому относятся данные документа.

Дела, оформляемые при передаче документов на хранение, подлежат индексации, в ходе которой делам присваивают индексы или номера. В начале индексации следуют, как правило, наиболее важные дела, затем второстепенные. При индексации дела распределяют первоначально по разделам соответствующим одному из крупных направлений деятельности организации, а затем уже внутри соответствующего раздела в порядке убывания значимости той или иной группы документов. Индекс документов представляет собой дробь 2/2 радел 2 дело 2.