Проектування інформаційних систем — це тривалий, трудомісткий і динамічний процес, у якому на різних етапах беруть участь фахівці різних напрямів і кваліфікацій.
План
Тема 7.1 Створення і функціонування інформаційних систем
1 Принципи створення та функціонування ІСО
2 Організація робіт зі створення інформаційних систем обліку. Стадії та етапи робіт зі створення та впровадження ІСО
3 Характеристика та типи облікових задач, що підлягають автоматизації
4 Постановка задач, розроблення алгоритмів, держання вихідної інформації
5 Організація діяльності облікового апарата в умовах функціонування автоматизованого оброблення даних
6 Основні види ризику, пов’язані з автоматизацією обліку
1 Принципи створення та функціонування ІСО
В ІС підприємства провідна роль належить бухгалтерському обліку, який дає можливість відтворити кожний господарський факт з усіма деталями. Він є суцільним, неперервним, строго регламентованим, забезпечує документальне відображення всіх господарських операцій.
Роль бухгалтерського обліку з переходом до ринкової економіки різко зростає. Відповідно до програми реформування системи бухгалтерського обліку із застосуванням міжнародних стандартів підлягають перегляду організація бухгалтерського обліку, методика відображення господарських операцій, обсяг та зміст фінансової звітності. Із 01.01.2000 р. набрали чинності Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» та «Положення (стандарти) бухгалтерського обліку, що визначають принципи та методи ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, які не суперечать міжнародним стандартам бухгалтерського обліку».
Мета запровадження міжнародних стандартів — забезпечити доступність бухгалтерської інформації для розуміння користувачів в Україні та за її межами.
Велике значення в реформуванні системи бухгалтерського обліку має створення АІС обліку на основі обчислювальної техніки, засобів телекомунікації та розвинених інструментальних засобів.
У процесі створення АІС обліку чи будь-якої іншої системи варто оперувати певними принципами — загальними вимогами, правилами та нормами, яких треба дотримуватися, будуючи системи.
У теорії та практиці створення інформаційних систем виокремлюють три підходи: локальний, глобальний та системний.
Суть локального підходу полягає в тому, що інформаційні системи створюють послідовним нарощуванням задач. Проект на предмет його повноти взагалі не розглядається, і втрачається можливість науково обґрунтувати вибір і оцінити напрями розвитку інформаційної системи, комплекс технічних засобів, а також побудувати її модель.
Переваги: відносно швидка віддача, наочність задач, розроблення невеликими «замкнутими» групами, простота керування системи.
Недоліки: не можна забезпечити організацію комплексів задач, дублювання, постійну перебудову програм та організацію задач. Це дискредитує ідеї створення інформаційної системи.
За глобального підходу розробляють проект, а потім запроваджують. Як правило, це приводить до морального старіння проекту ще до його впровадження.
Системний (комплексний) підхід щодо створення інформаційної системи — це комплексне вивчення економічного об’єкта як одного цілого з представленням його частин як цілеспрямованих систем і вивчення цих систем та взаємовідносин між ними.
За системного підходу економічний об’єкт розглядають як сукупність взаємопов’язаних елементів однієї складної динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх чинників, пов’язаних процесами перетворення вхідної інформації в іншу вихідну інформацію.
Системний підхід охоплює такі принципи: кінцевої мети, єдності, взаємозв’язку, модульної побудови, ієрархії, розвитку, децентралізації, врахування невизначеності та випадковості в системі.
Характерні ознаки системного підходу: одночасне охоплення проектуванням великої кількості задач; типізація та стандартизація рішень; ключова роль баз даних; локальне впровадження; збільшення функціональних задач.
Із цього випливає, що згідно з нормативними документами під час створення автоматизованих інформаційних систем (АІС) потрібно керуватися принципами системності, розвитку, сумісності, стандартизації та ефективності.
Принцип системності. Потрібно встановити такі зв’язки між структурними елементами системи, які забезпечували б її сумісність і взаємодію з іншими системами. Тобто всі зв’язки, елементи, функції та проблеми управління й діяльності системи оподаткування мають розглядатися як єдине ціле.
Принцип розвитку (відкритості). Автоматизована інформаційна система повинна створюватися з урахуванням можливості поповнення й оновлення її функцій та складу без порушення функціонування АІС.
Принцип стандартизації. Під час створення систем має бути раціонально застосовано типові, уніфіковані й стандартизовані елементи, проектні рішення, пакети прикладних програм тощо. Система та її елементи потребують стандартизації для того, щоб можна було уніфікувати прийоми, методи, інструкції, що керують роботою персоналу.
Принцип ефективності. Досягнення раціонального співвідношення між витратами на створення АІС та кінцевим результатом.
У процесі створення АІС виникають вимоги, продиктовані додатковими принципами, а саме: принцип безпеки даних; принцип надійності системи; принцип продуктивності; принцип пристосування.
Принцип безпеки даних. Інформація має бути захищеною від несанкціонованого доступу, будь-яке порушення в системі має бути виявленим.
Принцип надійності. Програмне та апаратне забезпечення має бути високо надійним. Інформація має бути точною, доступною та надаватися без затримок.
Принцип продуктивності. Жорсткі вимоги до термінів оброблення інформації, оперативне надання інформації.
Принцип пристосування. Наявні інформаційні системи мають бути придатними для модифікації та розширення, навіть за умови повної модифікації системи інформація має бути збереженою.
Зауважимо, що розглянуті вимоги до АІС є загальними. У процесі створення системи завжди існують індивідуальні вимоги до її проектування.
2 Організація робіт зі створення інформаційних систем обліку. Стадії та етапи робіт зі створення та впровадження ІСО
Проектування має ціль — забезпечити ефективне функціонування АІС та взаємодію АІТ зі спеціалістами, які використовують у сфері діяльності конкретного об’єкта обчислювальну техніку й розвинуті засоби комунікації для виконання своїх професійних завдань і прийняття управлінських рішень. Тільки якісне проектування забезпечить створення такої системи, яка зможе функціонувати за постійного вдосконалення її технічних, програмних, інформаційних складових і яка зможе розширювати спектр управлінських рішень, що реалізуються, та об’єктів взаємодії.
У процесі проектування вдосконалюються як організація основної діяльності економічного об’єкта, так і організація управлінських процедур.
Проектування АІС потребує розроблення єдиних теоретичних засад, методичних підходів до їх створення та функціонування, без чого неможлива взаємодія різних економічних об’єктів, їх функціонування в складному багаторівневому комплексі.
Дотримуватися цих принципів потрібно, виконуючи роботи на всіх стадіях створення і функціонування АІС і АІТ, тобто протягом усього життєвого циклу.
Життєвий цикл АІС та АІТ дає можливість виокремити чотири основні стадії: передпроектну; проектну; введення в дію та функціонування. Кожна стадія проектування поділяється на ряд етапів і передбачає складання документації, яка відображає результати роботи.
Стадія створення інформаційної системи — одна з частин процесу створення інформаційної системи, установленої нормативними документами та документацією на інформаційну систему з описом повної моделі ІС на даному рівні, або прийняття ІС до експлуатації.
Етапистворення інформаційної системи — це складові стадії створення, об’єднані характером робіт.
Державним стандартом ГОСТ 34.601 — 90 визначено стадії та етапи розроблення інформаційних систем. У цьому стандарті наводиться перелік стадій і етапів створення інформаційних систем.
Основні роботи, які виконуються на стадіях та етапах проектування:
І стадія — передпроектне обстеження:
1-й етап — зібрання матеріалів для проектування — формування вимог, вивчення об’єкта проектування, розроблення та вибір варіанта концепції системи;
2-й етап — аналіз матеріалів і формування документації — створення й затвердження техніко-економічного обґрунтування та технічного завдання на проектування системи на основі аналізу матеріалів обстеження, зібраних на першому етапі.
ІІ стадія — проектування:
1-й етап — технічне проектування, коли ведеться пошук раціональних проектних рішень по всіх аспектах розроблення, створюються й описуються всі компоненти системи, а результати роботи відображаються в технічному проекті;
2-й етап — робоче проектування, у процесі якого здійснюється розроблення й доведення програм, коригування структур бази даних, складання документації на постачання, установлення технічних засобів та інструкцій їх експлуатації, підготовка для кожного користувача системи інструктивного матеріалу, що оформляється у вигляді посадових інструкцій спеціалістам, які виконуватимуть свої професійні функції з використанням технічних засобів управління. Технічний і робочий проект можуть об’єднуватися в єдиний документ — техно-робочий проект.
ІІІ стадія — введення системи в дію:
1-й етап — підготовка до введення — установлення та введення в експлуатацію технічних засобів, завантаження баз даних і попередні випробовування програм, навчання персоналу;
2-й етап — проведення попередніх випробовувань для всіх компонентів системи перед здачею в експлуатацію, навчання персоналу;
3-й етап (завершальна стадія створення АІС і АІТ, яка оформлюється актами приймання й здачі робіт) — уведення в експлуатацію;
ІV стадія — промислова експлуатація — функціонування системи, що охоплює супроводження програмних засобів і всього проекту, оперативне обслуговування та адміністрування баз даних.
Треба звернути увагу, що головна особливість розробки АІС і АІТ полягає в концентрації складності на стадіях передпроектного обстеження та проектування і відносно невисокої складності та трудомісткості наступних етапів. Більше того, невирішені питання й помилки, допущені на етапах аналізу та проектування, породжують на етапах запровадження й експлуатації труднощі, невирішені проблеми, що стає причиною відмови використання матеріалів проекту.
Розглянемо особливості проектування АІТ.
Сучасна інформаційна технологія реалізується в умовах спроектованих автоматизованих інформаційних систем, де у процесі їх створення повинні бути взаємопов’язані раціональні методи рішення управлінських задач і технологія оброблення даних.
Проектування автоматизованих інформаційних технологій передбачає такі аспекти:
· технологічний — як апаратно-комунікаційний комплекс, що має конкретну конфігурацію та служить для оброблення й передавання інформації;
· програмно-математичний — як набір математичних, інфологічних, статистичних, алгоритмічних та інших машинних моделей, а також комп’ютерних програм, що їх реалізують;
· методичний — як сукупність засобів реалізації функцій управління;
· організаційний — як опис документообороту й регламенту діяльності апарата управління;
· поопераційний — як сукупність технологічних, логічних і арифметичних операцій, що реалізуються в автоматичному режимі.
3 Характеристика та типи облікових задач, що підлягають автоматизації
В умовах автоматизованих інформаційних систем бухгалтерський облік охоплює комплекси задач з усіх розділів обліку й синтетичних рахунків.
Наведемо перелік та характеристику комплексів задач внутрішньогосподарського обліку на підприємстві: