Поняття та основні положення документування управлінської діяльності.

Вступ

Документування управлінської діяльності. Зразки документів.

Тема 4 : Документування управлінської діяльності. Зразки документів.

Л Е К Ц І Я

 

 

 

  Підготував: викладач кафедри Василенко В.М.

 

Харків – 2009

 

§1. Поняття та основні положення документування управлінської діяльності.

§2. Організаційні документи.

§3. Розпорядчі документи.

§4. Довідково-інформаційні документи.

§5. Кадрові документи.

Література:

1. Закон України «Про інформацію» / Відомості Верховної Ради України. – 1992. – №48. – Ст.650;

2. Закон України «Про державну таємницю» / Відомості Верховної Ради України. – 1994. – №16. – Ст.93;

3. Закон України «Про звернення громадян» / Відомості Верховної Ради України. – 1996. – №47. – Ст.256;

4. Поста­нова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153;

5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про за­твердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприєм­ствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масо­вої інформації» від 14 квітня 1997 р. № 348;

6. Наказ МВС України № 1308 від 13 грудня 2003 р. «Про організацію архівної роботи в ОВС»;

7. Наказ МВС України № 55 від 20 січня 2004 р. «Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України»;

8. Корж А.В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери. Навчальний посібник. – К. КНТ, 2007 – 316с.

9. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування: Посібник. – 2-е вид., допов. і переробл. – К.: Парламентське вид-во, 2006. — 528с.

 

В лекції «Документування управлінської діяльності. Зразки документів» розглянуті наступні питання: досліджено поняття та основні положення документування управлінської діяльності; розглянуто основні види організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних, кадрових документів.

Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі процеси з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого напряму роботи в будь-якій галузі.

Документування управлінської діяльності - це сукупність дій, що здійсню­ються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок веден­ня загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обме­женим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Підставою для створення документів у праводіловій сфері є потреба засвід­чення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і викорис­тання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи можуть виконувати різні дії: вони підтверджують чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин. Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок, прита­манні управлінню форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції суб'єктів — усе це відображається у документах, за допомогою яких реалізуються певні рішення.

Управлінські документи мають такі особливості:

1)створюються і використовуються органами управління відповідно до вста­новленої компетенції і поставлених завдань;

2)є засобом закріплення функцій органів управління;

3)містять, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що
відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;

4)процес їх створення, форма та зміст регулюються правовими нормами,
що надає їм загального значення та обов'язкового виконання.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, інформація про які фіксується на різних носіях і оформлена за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

Склад управлінських документів визначається компетенцією й функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних доку­ментів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Вони призначені для вико­ристання як з допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки документації.