Поняття та основні положення документування управлінської діяльності.
Вступ
Документування управлінської діяльності. Зразки документів.
Тема 4 : Документування управлінської діяльності. Зразки документів.
Л Е К Ц І Я
| Підготував: викладач кафедри Василенко В.М. |
Харків – 2009
§1. Поняття та основні положення документування управлінської діяльності.
§2. Організаційні документи.
§3. Розпорядчі документи.
§4. Довідково-інформаційні документи.
§5. Кадрові документи.
Література:
1. Закон України «Про інформацію» / Відомості Верховної Ради України. – 1992. – №48. – Ст.650;
2. Закон України «Про державну таємницю» / Відомості Верховної Ради України. – 1994. – №16. – Ст.93;
3. Закон України «Про звернення громадян» / Відомості Верховної Ради України. – 1996. – №47. – Ст.256;
4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153;
5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» від 14 квітня 1997 р. № 348;
6. Наказ МВС України № 1308 від 13 грудня 2003 р. «Про організацію архівної роботи в ОВС»;
7. Наказ МВС України № 55 від 20 січня 2004 р. «Про вимоги щодо оформлення документів у системі МВС України»;
8. Корж А.В. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери. Навчальний посібник. – К. КНТ, 2007 – 316с.
9. Красницька А. В. Юридичні документи: техніка складання, оформлення та редагування: Посібник. – 2-е вид., допов. і переробл. – К.: Парламентське вид-во, 2006. — 528с.
В лекції «Документування управлінської діяльності. Зразки документів» розглянуті наступні питання: досліджено поняття та основні положення документування управлінської діяльності; розглянуто основні види організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних, кадрових документів.
Документаційне забезпечення управління - важлива складова діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.
Документаційна діяльність організації охоплює всі процеси з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого напряму роботи в будь-якій галузі.
Документування управлінської діяльності - це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Підставою для створення документів у праводіловій сфері є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи можуть виконувати різні дії: вони підтверджують чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин. Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.
Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок, притаманні управлінню форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції суб'єктів — усе це відображається у документах, за допомогою яких реалізуються певні рішення.
Управлінські документи мають такі особливості:
1)створюються і використовуються органами управління відповідно до встановленої компетенції і поставлених завдань;
2)є засобом закріплення функцій органів управління;
3)містять, як правило, інформацію правового і довідкового характеру, що
відображає природу виконавчої та розпорядчої діяльності;
4)процес їх створення, форма та зміст регулюються правовими нормами,
що надає їм загального значення та обов'язкового виконання.
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, інформація про які фіксується на різних носіях і оформлена за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.
Склад управлінських документів визначається компетенцією й функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації.
Уніфіковані системи документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Вони призначені для використання як з допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки документації.