Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы: протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, и др.

Протокол является документом, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты: 5,10,11,12,14,17,19,21,26.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календар­ного года.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа. Фамилии присутствовавших указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали - 17 человек (список прилагается)

В протоколах полной формы после указания присутствовавших следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными бук­вами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указыва­ют инициалы и фамилию докладчика.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

СЛУШАЛИ:

Иванова О.Л. - Текст выступления прилагается.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" текст оформляется аналогично разделу "СЛУШАЛИ". В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

С точки зрения полноты освещения излагаемого в протоколе материала они делятся на полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в сте­нографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии стено­граммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоко­лу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.

На основании протокола можно получить самостоятельный документ «Выписку из протокола». В выписке записывают ввод­ную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Реквизиты:5,10,11,12,14,17,19,21,22,23.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. - в дело N 10-11

2-й экз. - директору предприятия

3-й экз. - в бухгалтерию предприятия

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Реквизиты:5-7,10,11,12,14,16,19,21,23.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя.

Текст докладной записки состоит из двух час­тей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние - руководителем организации.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором ра­ботник организации объясняет причины невыполнения какого-либо право­вого акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных за­писок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к не­которым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документах.

Справки являются документами, содержащими описание, подтвержде­ние тех или иных фактов и событий.

Реквизиты:5-7,10,11,12,14,16,19,21,23,27.

Различают справки служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка с места работы, о заработной плате и др.).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, де­литься на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания (в именительном паде­же) фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает". За­канчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Внешние справки подготавливаются на трафаретных бланках, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров (если по кадровым вопросам), заверяется гербо­вой печатью. Внутренние подписываются их составителями.

Письма представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица и, как правило, посвящается одному вопросу. Его оформляют на спе­циальных бланках для писем (форматы А4, А5).

Реквизиты:11,12,13,16,19,21,23 + реквизиты бланка

По содержанию и назначению письма бывают:

▪ инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержащие, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

▪ гарантийные - о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;

▪ информационные, содержащие сообщения, просьбы, напоминания:

▪ рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;

▪ коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к про­давцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;

▪ рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);

▪ кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностран­ными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо от банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;

▪ письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие, и побуждают фирму-контрагента (или государственную организа­цию) дать ответное письмо;

▪ сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному-документу (плану мероприятий, программе действий и т. п.).

Текст служебного письма должн состоять из введения, доказательства, заключения

Во введении излагают причины и непосредственный повод, явив­шийся основанием для составления письма. В доказательствах - ис­торию вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие мате­риалы. В заключении - основную мысль-просьбу, предложение, согла­сие, отказ и т. д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!». «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующи­ми должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле от­правителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути из­лагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверя­ют печатью организации. Одно из главных требований к письму - крат­кость. Оптимальный размер письма – одна - полторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и вы­ражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.