Делегирование, ответственность и полномочия
Делегирование полномочий является основным приемом посредством которого руководители устанавливают формальные взаимоотношения людей в организации. Взаимоотношения полномочий – связывают более высокие уровни руководства с низшими уровнями работающих, что и обеспечивает возможность распределения и координации (взаимоувязки задач), подлежащих решению для достижения целей организации.
Средством, при помощи которого менеджер устанавливает взаимоотношения между уровнями полномочий является делегирование. Делегирование как термин, используемый в теории управления означает передачу заданий и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи делегирования руководство распределяет среди сотрудников различные задачи, в сумме обеспечивающие достижение цели. Если задача не делегирована кому-либо, руководитель будет вынужден решать ее сам (но возможности руководителя ограничены). Сущность управления заключается, по существу в умении добиться выполнения работы другими. Именно делегирование превращает человека в руководителя.
Осуществление делегирования осуществляется с привлечением понятий ответственность и организационные полномочия.
Ответственность – это обязательство выполнять поручаемые задачи и отвечать за удовлетворительное их разрешение. Ответственность не может быть делегирована. Она принимается каждым как его обязанность по делегированным задачам. В то же время, лицу, принявшему на себя ответственность за выполнение задачи организация должна предоставить необходимые ресурсы. Это осуществляется, прежде всего, путем делегирования вместе с задачами и необходимых полномочий ( с учетом того, что главный ресурс – люди).
Полномочия представляют собой ограниченное право представлять ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение делегированных задач. Полномочия делегируются должности, а не лицу. Пределы полномочий определяются должностными инструкциями (написанными на бумаге или усными).
Полномочия руководства также могут ограничиваться законами, традициями, стереотипами, обычаями и т.д.
Полномочия определяют, что имеет право делать лицо, занимающее какую-то должность. Полномочия всегда ограничены и устанавливаются в рамках следующих 2 типов:
- линейные;
- аппаратные (штабные);
Линейные полномочия – это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее, к другим подчиненным. Менеджер обладает линейными полномочиями по направлению подчиненных на достижение поставленных целей, а также имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования в пределах установленных организацией (приказы, положения, инструкции) правил. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организацией.
Административный (штабной) аппарат выполняет различные функции (обеспечивающие), которые условно классифицируются на три типа:
- консультативные;
- обслуживающие;
- личный (как вариант обслуживающего).
Консультативный аппарат – профильные квалифицированные специалисты, консультирующие деятельность менеджеров (руководства) – конструктора, технологи, юристы, и т.д.
Обслуживающий аппарат – обеспечивает деятельность менеджеров (плановики, маркетинг, финансы и т.д.)
Личный аппарат – действует по поручению руководства – секретари, референты, помощники.
Штабные полномочия колеблются в широком диапазоне и могут иметь минимальные полномочия внутри самого аппарата.
Делегирование менеджерами полномочий и возникающая в результате цепь команд играют ключевую роль в процессе координации деятельности организации. Цепи команд упорядочивают трудовые отношения.
Координация формируется также следующими 2-мя факторами – единоначалие и норма управляемости.
Единоначалие как принцип, обеспечивающий эффективность отношений между начальником и подчиненным сформирован еще в древности. Согласно этому принципу работник должен получать указания (полномочия) только от одного начальника и отвечать только перед ним же. Этот принцип подтвердит эффективность длительной практикой, хотя при длинной цепи команд соблюдение этого принципа может значительно замедлить обмен информацией и время принятия необходимых решений.
Норма управляемости – количество работников (непосредственно подчиненных одному руководителю). Норма управляемости обусловлена организационными возможностями руководителя по системному взаимодействию с персоналом в процессе управления, т.е. в процессе реализации основных функций управления по отношению к каждому подчиненному. Оптимальная норма управляемости составляет, как правило, 7-12 человек. Превышение этой нормы ведет к перегрузке менеджеров.
Нормы управляемости могут широко варьироваться в зависимости от:
· уровня управления (верхний, нижний);
· характера выполненных задач (структурируемости заданий);
· характеристики подчиненных (подготовленность, мотивируемость);
· способностей и качеств менеджера.
Чтобы делегирование было действенным необходимо соответствие между полномочиями и ответственностью, т.е. руководство должно делегировать работу, полномочия, достаточные для выполнения всех задач за которые он принял на себя ответственность.