Четвертый вопрос

Справочные регистры 2-3.

Хронологический регистр

Затем приводится форма выходных документов с примером их заполнения.

Проектирование форм ПД включает следующие этапы:

- определение круга реквизитов, подлежащих включению в документ;

- выбор формы расположения реквизитов на бланке документа и размещение их в соответствии с установленными требованиями;

- редактирование текста документа, уточнение его строк и граф;

- уточнение эстетики формы документа;

- определение размера бланка документа, вычерчивание его формы.

Выявленные на первом этапе реквизиты размещаются в трех частях бланка документа, объединяющих соответствующие информационные зоны. Общая часть включает зоны 1 – 4, содержательная часть – 5 зону, оформительская – 6 зону.

В общей части документа размещаются реквизиты:

- наименование организации или подразделения, от имени которой составлен документ (1 зона);

- код (индекс) формы документа (2 зона), проставляется по ОКУД;

- наименование документа, номер документа, дата составления (4 зона);

- пятая зона – содержательная, или предметная часть, в ней – содержание ХО и измерители;

- шестая зона – оформительская часть – подписи лиц (и расшифровка), ответственных за свершение ХО и правильность ее оформления.

При организации автоматизированной системы первичной документации необходимо руководствоваться следующими принципами:

- форма и содержание документа должны отражать специфику конкретного предприятия;

- ПД должны содержать минимальное и достаточное количество реквизитов;

- приоритет содержания над формой;

- документы не должны дублироваться в различных структурных подразделениях;

- в ПД информационно связанных между собой в процессе решения задач, устанавливается одинаковая последовательность размещения общих реквизитов;

- информация на бланке ПД располагается в соответствии с правилами, определенными стандартом (ГОСТ 6. 10.4-84).

Правила проектирования ПД:

- общие реквизиты в заголовочной части

- остальные реквизиты располагаются в следующей последовательности:

- справочные реквизиты

- группировочные реквизиты

- количественно-стоимостные реквизиты

- редко встречающиеся реквизиты.

Индивидуальная работа № 2 - Автоматизированная выписка ПД.

В таблице реквизиты располагаются в порядке их ввода в компьютер, а не в порядке их расположения на бланке документа.

Состав НСИ.

Заполненный первичный документ.

Пятый вопрос– Индивидуальная работа № 3 – заполненные результатные ведомости к индивидуальной работе № 1.

Требования, предъявляемые к проектированию выходным документов:

- информация должна располагаться наглядно и удобно;

- группировочные признаки следует печатать только при их изменении;

- справочные и группировочные признаки целесообразно расшифровывать;

- реквизиты должны отделяться друг от друга интервалами;

- документы должны формироваться с учетом всех возможностей ВТ;