Лекція № 4

Вступ

Структура економічної інформації.

Питання:

1. Структура економічної інформації, її складові.

2. Поняття одиниці економічної інформації.

3. Машинні структури даних економічної інформації.

Структура економічної інформації достатньо складна і може охоплювати різні комбінації інформаційних сукупностей, які володіють певним змістом. Інформаційна сукупність — це група даних, що характеризує об’єкт, процес, операцію.

Структурою економічної інформації (ЕI) визначається її будова, виділення тих чи інших елементів. Ці елементи називають інформаційними одиницями. Iз простих інформаційних одиниць утворюються складні складові, виникають неначе ієрархічні рівні структурної побудови інформації.

До виокремлення інформаційних одиниць можна підходити з різних позицій залежно від обраного критерію структуризації. Кожний такий критерій має певну мету побудови структурних одиниць інформації. Дуже часто серед таких одиниць встановлюється ієрархічна залежність від простих до складних або навпаки.

Логічна структура інформаційних одиниць у порядку збільшення представляється у виді: символ - реквізит - показник - масив - інформаційний потік — інформаційна база.

Одиницею (структурним елементом) найвищого рангу можна вважати всю інформаційну множину деякого об’єкта (галузь, регіон, підприємство, цех, фірма, установа тощо) і його інформаційну базу (ІБ). Така множина поділяється на структурні одиниці нижчого рангу і так триває доти, доки не буде досягнуто неподільних одиниць. Такими в економічній інформації є реквізити, які являють собою мінімальні структурні сукупності економічної інформації, що мають зміст.

Усякий об’єкт (явище, процес, тощо) має певні особливості і характеристики, що притаманні лише йому і вирізняють його серед йому подібних. Скажімо такими властивостями виробу є його ціна, габаритні розміри, маса, потужність тощо. Усі ці властивості відображаються за допомогою змінних величин-реквізитів або елементарних структурних одиниць економічної інформації.

За формою реквізит є сукупністю символів - знаків чи цифр, яка відбиває цілком певні властивості об'єкта. Реквізит є логічно неподільним елементом будь-якої іншої складнішої інформаційної сукупності.

Реквізити бувають 2-х типів: реквізити - основи і реквізити - ознаки.

Реквізит – ознака відбиває якісну характеристику сутності, що дозволяє виділити об'єкт із безлічі інших об'єктів. Наприклад: найменування товару, П.І.Б. робітника, одиниця виміру. Реквізити – ознаки бувають довідковими чи ключовими (угрупованнями).

Реквізит - основа відбиває кількісну характеристику об'єкта, його одержують у результаті вимірів чи обчислень. Наприклад, кількість виробів, розцінка товару.

При обробці інформації над реквізитами - основами виконуються обчислювальні операції, а за допомогою реквізитів - ознак здійснюється пошук інформації, її вибірка, сортування.

У спеціальній літературі вживають синоніми реквізиту, а саме: елемент, терм, атрибут, ознака тощо.

Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.

Найменування (ім'я) служить для його однозначного визначення - звертання до нього і, як правило, представляється словом чи групою слів. Наприклад, "табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. Під час автоматизованої обробки використовується скорочене ім'я реквізиту - ідентифікатор. Він також однозначно визначає реквізит і, як правило, є набором знаків і символів, що має обмеження за алфавітом, довжиною тощо, що їх накладають застосовувані технічні та програмні засоби. Крім того, щоб формули і алгоритми обробки інформації можна було задавати чи публікувати, для реквізитів запроваджують буквенно-цифрові позначення заздалегідь визначеними для цього мовами

Значення реквізитів - застосовують, щоб задати відповідну конкретну властивість об'єкта; це послідовності символів (букв, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).

Структура реквізиту — це спосіб представлення його значень, котрий визначається довжиною, типом і форматом подання значень.

- Довжина — кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути постійною чи змінною. Наприклад, "Код цеху" — 2 знаки, "Кількість виготовлених деталей" — може займати від однієї до 5-7 позицій, "Найменування і характеристика матеріалу" — до 120 позицій.

- Тип реквізиту визначається тим, які властивості об'єкта він може відбивати. Найбільш розповсюджені - числовий, текстовий, логічний типи.

Реквізити числового типу характеризують кількісні властивості об'єкта, що їх одержують внаслідок обчислень чи вимірювань, тобто значення таких реквізитів можна задати в числовій формі. Їх називають ще реквізитами-основами, або кількісними атрибутами.

Реквізити текстового типу відображають як правило якісні властивості й характеризують обставини, за яких відбувається той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів. їх називають ще реквізитами-ознаками або якісними атрибутами.

Реквізити логічного типу, або булеві набувають лише двох значень: "істина" чи "хибність". Вони відбивають такі властивості об'єкта, які по суті можна поділити на дві протилежні групи.

Cутність економічної інформації розкривається через економічний показник, що являє собою інформаційну сукупність з мінімальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-основ, достатнім для створення елементарного документа (документорядка).Показник- мінімальна осмислена інформація про господарський факт чи явища.

Показник є структурна одиниця, яка характеризує будь-який конкретний об’єкт управління з кількісного та якісного боку. Тому показник має назву, яка розкриває його форму, і значення, яке доповнює форму кількісно-якісними її характеристиками. Наприклад, показник «Видобуток нафти 120 млн т» є носієм кількісної та якісної характеристики відповідної величини.

Вхідні дані на обробку надходять сформованими у виді інформаційних повідомлень. Повідомлення - це повний набір інформації, достатній для всебічної характеристики об'єкта за визначений проміжок часу. Повідомлення, яке зафіксоване на матеріальному носії відповідно до існуючих правил і яке має юридичну чинність, називається документом. Документ має самостійне змістовне значення і характеризується набором реквізитів і показників.

Показник завжди є повідомленням, але не кожне повідомлення є показником.

В економіці значення показників надзвичайно велике, і їх можна вважати головними структурними одиницями економічної інформації.

Реквізити і показники можуть розглядатися в укрупнених з'єднаннях — інформаційних масивах. Масив – набір однорідних реквізитів однієї форми.

Тобто набір взаємопов’язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями являє собою масив даних. Прикладом масиву може бути сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві. Масив даних є основною інформаційною сукупністю, якою оперують у інформаційних процедурах.

Сукупність масивів даних, що стосуються однієї й тієї самої ділянки управлінської роботи, називають інформаційним потоком.

При створенні інформаційних систем обробки даних великого значення набувають машинні структури даних. Тобто з фізичної точки зору (з позиції представлення інформації на носіях) структуру інформації можна представити (від нижчого до найвищого):

символ — поле — агрегат даних — запис — файл БД — база даних

Поле — поєднання символів, яке приводить до створення мінімального елемента масиву (дата, цех, ділянка).

Агрегат даних — це іменована сукупність двох і більше елементів нижчого рівня. Прикладом агрегату даних можуть бути група елементів, що утворюють наприклад АДРЕСУ або ДАТУ НАРОДЖЕННЯ.

Запис – це пойменована сукупність полів, об’єднаних за змістовним принципом, яка є об’єктом та результатом одного кроку обробки даних. Прикладом запису можуть бути відомості про робітника.

Файл бази даних — пойменована сукупність записів для об’єктів одного типу. Як правило, записи, що входять до файлу, мають однакову структуру. Прикладом файлу можуть бути відомості про всіх робітників.

База даних — іменована сукупність взаємозалежних файлів, що відносяться до однієї предметної області, яка призначена для одночасного користування багатьма користувачами. Прикладом бази даних може бути база ЦЕХ, що поєднує файли РОБІТНИКИ, УСТАТКУВАННЯ, ВИРОБИ. Ці файли містять різноманітні зведення відповідно про робітників, про обладнання цеху і виготовленої в ньому продукції, а між записами цих файлів існують зв'язки типу РОБІТНИК — ПРАЦЮЄ НА — УСТАТКУВАННІ; РОБІТНИК — ВИПУСКАЄ — ВИРІБ.

Можна провести таку аналогію між економічними і комп'ютерними поняттями:

БД може бути централізованою (зберігатися на одному комп'ютері) чи розподіленою в мережі (зберігатися на декількох комп'ютерах).

Машинну обробку має сенс використовувати при великих обсягах інформації, коли інформація згрупована в масиви.

Масиви інформації поділяються на:

- вхідні,

- проміжні,

- вихідні.

При автоматизованій обробці економічних задач важливе значення має організація масивів умовно – постійної інформації.

Змінна інформація відбиває властивості і кількісні характеристики кожної разової господарської операції, вона використовується в одному циклі обробки. Перемінна інформація може змінюватися як за значеннями реквізитів – ознак, так і по кількісних реквізитах – основах. Первинна інформація частіше є перемінною і відбивається також в окремих масивах.

Умовно - постійна інформація залишається незмінною для багатьох однакових фактів і явищ і багаторазово використовується. Вона виділяється звичайно в окремі масиви (для окремого збереження) і в міру необхідності підключається в процесі рішення задач. Ведення умовно–постійної інформації на машинних носіях дозволяє виключити багаторазове введення її з первинних документів, що значно позначається на зниженні трудомісткості заповнення документів.

До умовно - постійної інформації відносяться:

- структурна;

- планова;

- нормативна;

- довідкова інформація.

Масиви умовно - постійної інформації створюються в два етапи:

1. При впровадженні автоматизованої системи обробки економічної інформації (перенесення даних з первинних документів на машинні носії);

2. При коректуванні даних.

Запитання для самоконтролю

1. Перелічити види умовно - постійної економічної інформації.

2. Наведіть приклад створення БД технікуму. Які структурні елементи можливо бути в цій БД, які зв'язки існують між записами цих файлів БД.

Література

1. В.П. Завгородний. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля и аудита. -К: А.С.К, 1998.

2. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003.

3. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів/ За редакцією В.С. Пономаренка.-К.: видавничий центр “Академія”, 2002.

4. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем, К.:КНЕУ, 2001 р.

5. В.Д. Шквір та ин. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посібник - Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.

Рис. 1. Логічна структура даних економічної інформації

Рис. 2. Фізична структура даних економічної інформації.