Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения
требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует на заседании.
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»).
Например:
1. О перспективах развития университета. Доклад директора (фамилия, инициалы).
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы (фамилия, инициалы).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях
указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления
излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются
тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или
выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения)
прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы
и ответы на них в порядке поступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:
СЛУШАЛИ: Е.Н. Фролова — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ: Е.В. Старостин — краткая запись выступления.
Т.Г. Кузнецов — краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ: Кафедрам провести совместное заседание, посвященное 20 – летию университета до J5.10.2011.
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов.