Краткая памятка выступающему на совещании.

1.Не читайте, по возможности, заранее подготовленный текст. Старайтесь излагать доклад выступление своими словами.

2.Во время выступления обращайтесь ко всей аудитории.

3.Не тратьте первые минуты своего доклада или выступления на произнесение вступительных фраз и слов не несущих никакой информации по обсуждаемому вопросу. В противном случае Вы рискуете потерять впечатление участников.

4.Не повторяйте сказанного предыдущим оратором.

5.Не будьте излишне категоричны, безапелляционны как в отношении своих предложений, так и предложений, исходящих от других участников совещания. Уважайте чужое мнение, даже если оно в корне расходится с вашим.

6.Критикуйте спорные предложения, высказанные другими участниками совещания, но не личность человека, высказавшего их

7.Избегайте демагогических приемов и высказываний в своем выступлении.

8.Подводите краткие итоги каждому разделу своего выступления. Это помогает слушателям лучше усвоить главные идеи выступления.

9.Завершайте каждое выступление конкретными предложениями.

10.Выступления должны быть краткими и содержать самые необходимые сведения, для решения вопросов.

Большое значение для повышения эффективности совещаний, сокращения их продолжительности имеет широкое применение средств организационной техники. К ним относятся демонстрационные средства (кодосхемы, слайды, плакаты, видео техника), радио, технические средства облегчения записей (диктофоны, магнитофоны), регламентационная и протокольная техника, множительная аппаратура.

К сожалению, органы, подразделения и аппараты управления ГПС практически не имеют никаких технических средств обеспечения проведения совещаний. Это не позволяет значительно повышать эффективность проведения совещаний.

Одному из членов президиума совещания поручается ведение протокола. Протокол - это первичный официальный документ, фиксирующий содержание выступлений, а также коллективные и коллегиальные решения, принятые в результате рассмотрения вопросов повестки дня. Удобно применять для протоколирования хода совещания магнитофон или диктофон с последующим уточнением и печатанием текстов.

Важным этапом совещания является подготовка решения. Они могут подготавливаться двумя способами:

1.Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект, который зачитывается на совещании. Участники вносят в проект изменения, добавления, исправления. После этого проект утверждается.

2.Председатель собрания подводит итог обсуждения и формулирует решение.

Значение совещания зависит от четкости и ясности принятых решений. Ничто так плохо не действует на участников совещания, как его безрезультатность.

Завершающим этапом работы является организация контроля за выполнением принятых по ним решений. Уже в процессе принятия решений должны быть предусмотрены условия для его эффективного выполнения. Решение, как правило, должно содержать информацию о том, кто, где, когда будет осуществлять его выполнение, какими средствами это должно обеспечиваться и каким образом должен построить свою работу исполнитель.

Контроль за выполнением решений совещания. Это важнейший этап, от которого зависит эффективность совещания, действенность принятых на нем решений.

Как правило после принятия на совещании какого-то решения у работников, которые подготавливали его, появляется чувство облегчения, чувство завершенности работы и поэтому часто между моментом принятия решения и началом его выполнения бывают длительные разрывы. Отсутствие действенной системы контроляза ходом принятых решений также способствует длительному их выполнению. Поэтому контроль за выполнением решений должен осуществлять либо сам руководитель, либо лицо, назначенное руководителем. При этом ответственный за контроль должен регулярно информировать руководителя о ходе исполнения, сообщать о срывах сроков, о трудностях, о необходимости принятия каких-то мер. Не рекомендуется принимать новое решение (проводить еще совещание) по данному вопросу о реализации предыдущего решения.

Проблема эффективности совещаний очень остра во всем мире. Так, например, в США по оценкам специалистов, цели достигает только одно из десяти совещаний. Поэтому сейчас намечается тенденция к сокращению числа совещаний.

Одним из приемов сокращения числа совещаний является собирание письменных отзывов о проекте решения. Это позволяет руководству принять решение без совещания или обсудить результаты обсуждения с очень узким кругом сотрудников.

При проведении такого письменного обсуждения целесообразно не знакомить участников с мнениями коллег. В противном случае на них будут действовать авторитет руководителей и специалистов.