Справочно-правовые системы. Понятие, назначение и преимущества.
Принятие обоснованных решений в сфере как экономики, так и политики невозможно без обладания достаточным объемом правовой информации. Особенно остро эта необходимость ощущается в период реформирования экономического и политического устройства. В этой области конкурируют как традиционные средства массовой информации (СМИ), так и справочно-правовые системы (СПС). По-настоящему эффективная СПС может быть создана с применением современных компьютерных информационных технологий.
Компьютерная справочно-правовая система — это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и инструменты для работы с ним. Эти инструменты могут позволять производить поиск документов, формировать подборки документов, выводить документы или их фрагменты на печать.
Преимущества компьютерных СПС очевидны. Это и доступность информации, и удобство работы с нею. Проблема же, присущая таким системам, — недостаточная оперативность — может быть решена с помощью глобальной сети Интернет.
На рынке справочно-правовых систем работает большое количество фирм разрабатывающих собственные программные комплексы и обслуживающих существующие. Наиболее известны следующие продукты таких фирм:
• «Консультант Плюс» (АО «Консультант Плюс»);
• «ГАРАНТ» (НПП «Гарант-Сервис»);
• «Кодекс» (Центр компьютерных разработок).
Различные продукты могут существенно различаться не только по задачам, решаемым с их помощью, но и по качеству. Основными параметрами, позволяющими определить качество содержания информационной базы, являются:
• полнота информации;
• достоверность информации;
• оперативность обновления информации.
Параметры, характеризующие качество программной оболочки:
• поисковые возможности системы;
• средства актуализации информации;
• дополнительные сервисные функции.
Необходимость хранения и регулярного обновления больших объемов информации накладывает на СПС ряд требований. Эти требования связаны с потребностями как пользователей системы, так и разработчиков, производящих обновление и юридическую обработку массива правовой информации. Объем ежемесячно вводимой и обновляемой информации может достигать нескольких тысяч документов, что вынуждает разработчиков с самого начала создания системы приспосабливать ее к таким условиям поддержки актуальности информационного банка СПС.
Некоторые СПС обладают дополнительными возможностями, позволяющими сделать работу с системой более простой и эффективной. Из таких возможностей наибольшее значение для пользователя имеют улучшенная навигация по информационной базе, возможность сохранять личные предпочтения и подборки документов, возможности редактирования документов и вывода их на печать.
Для обеспечения удобной навигации по информационной базе обычно используют гипертекстовые ссылки между документами, а также перемещение по списку ранее просмотренных документов и использование закладок. Возможность сохранять подборки документов позволяет пользователю приспосабливать систему к своим собственным нуждам. Средства редактирования текста документов необходимы для их обработки пользователем, особенно в том случае, когда информационная база содержит типовые формы документов, предназначенные для заполнения. В СПС может быть не включен собственный текстовый редактор, если предусмотрены функции экспорта документов в форматы популярных текстовых редакторов.
Доступ пользователя к информации, хранящейся в СПС, может осуществляться двумя способами, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки:
• работа с удаленной базой;
• работа с локальной базой.
При работе с удаленной базой пользователю нет необходимости хранить на своем компьютере данные системы, они хранятся на сервере разработчика и доступны через сеть. Большинство СПС имеют версии, доступные через глобальную сеть Интернет. Основное преимущество работы с такими версиями заключается в том, что пользователь всегда имеет доступ к самым последним данным. Также при таком подходе упрощается процесс предоставления пользователю бесплатной демонстрационной версии системы, которая имеет ограниченный набор функций и документов, но может дать представление о системе.
Очевидным недостатком СПС, расположенной на сервере разработчика, является невозможность работы с ней при отсутствии связи с сервером, что может быть вызвано как перебоями в работе сервера, например из-за большого числа одновременных обращений, так и неполадками в линиях связи. Еще одним минусом СПС с удаленным доступом является то, что не все сервисные функции системы в настоящий момент могут быть представлены в такой версии системы. При работе с локальной версией этих проблем не существует, но возникает необходимость постоянной поддержки информационной базы в актуальном состоянии. Обновление информации локальной базы может происходить как с помощью Интернета, так и с помощью традиционных носителей информации — дискет, компакт-дисков и т. д.