Панель інструментів
Функціональні клавіші
Ряд команд основного меню дублюється функціональними клавішами:
Ctrl+N - відкрити новий проект;
Ctrl+O - відкрити проект;
Ctrl+P - друк звіту на принтері;
F5 - відкрити звіт “Прибутки-збитки”;
F6 - відкрити звіт “Кеш-фло”;
F7 - відкрити звіт “Баланс”;
F8 - відобразити значення інтегральних показників;
F9 – зробити перерахунок з урахуванням внесених змін;
F11 - активізувати діалог “Деталізація результатів”;
F12 - активізувати діалог “Таблиця користувача”;
Shift+F3 - пошук даних в таблиці;
Shift+F4 - розмістити відкриті вікна каскадом;
Shift+F5 - розмістити відкриті вікна горизонтальною мозаїкою;
Shift+F6 - розмістити відкриті вікна вертикальною мозаїкою;
Shift+F8 - закрити всі вікна.
Панель інструментів містить кнопки, за допомогою яких можна керувати програмою, не користуючись основним меню. Установка покажчика миші на кнопку в панелі інструментів супроводжується появою назви кнопки в рядку стани.
На панелі інструментів розміщені такі кнопки:
- Створити новий проект;
- Відкрити проект;
- Зберегти зміни;
- Перегляд звіту перед друком;
- Друк звіту на принтері;
- Передати звіт в MS Word;
- Перетворити звіт у формат HTML;
- Увімкнути/вимкнути фільтр;
- Зміна даних за шаблоном;
- Зміна валюти;
- Показати вікно змісту;
- Календарний план;
- Звіт про прибутки і збитки;
- Звіт про рух грошових коштів;
- Показати балансовий звіт;
- Перегляд деталізації результатів;
- Перегляд таблиць користувача;
- Графіки;
- Фінансові показники;
- Інтегральні показники ефективності інвестицій;
- Відкрити аналізатор змін;
- Розрахунок проекту.
Вікно "Зміст"
Вікно “Зміст”є головним у програмі Project Expertі відкриває доступ до всіх діалогів програми.
Для зручності роботи інформація у вікні “Зміст” згрупована за розділами:
· “Проект”- призначений для введення загальної інформації про проект, настройки параметрів розрахунку та відображення даних.
· “Компанія” - забезпечує введення даних про компанію, що реалізовує проект.
· “Оточення” - призначений для підготовки даних про зовнішні умови реалізації проекту.
· “Інвестиційний план” - містить засоби для формування календарного плану робіт і опису необхідних ресурсів.
· “Операційний план”- об'єднує модулі, що забезпечують опис виробництва і збуту продукції.
· “Фінансування” - забезпечує формування схеми фінансування проекту.
· “Результати” - надає можливість перегляд результатів розрахунків, підготовки звітів і графіків.
· “Аналіз проекту” - дозволяє застосувати різноманітні методики оцінки проекту.
· “Актуалізація” - містить засоби контролю над ходом виконання проекту.
Вказавши мишею на закладку з найменуванням розділу, можна ознайомитися з його змістом.
Розділ “Проект”
Рис.4.6.Розділ Проект
Розділ “Проект”(рис.4.6.) призначений для введення загальної інформації про проект, настройки параметрів розрахунку і відображення даних. Створення нового проекту за звичай починається з формування даних в цьому розділі програми. Розділ складається з шести модулів:
“Заголовок”
Натисненням кнопки “Заголовок”в розділі “Проект”відкривається діалог “Заголовок проекту”. У момент першого звернення до цього діалогу тут відображається інформація, введена при створенні проекту. В процесі роботи над проектом в ці дані можна вносити зміни. Згодом, при підготовці звіту, текстові поля даного діалогу: “Назва”, “Варіант”, “Автор” друкуються на титульному аркуші і в колонтитулі бізнес-плану. Дата початку і тривалість проекту вводяться в поля з прокручуванням, розміщені в центральній частині діалогу. Ці параметри визначають межі часу, в яких діє створювана модель. Всі передбачені проектом операції, пов'язані з виробництвом, збутом або фінансуванням, не повинні виходити за межі встановленого тут періоду. Тривалість проекту повинна знаходитися в межах від 2 місяців до 100 років. Формат дати початку проекту визначається настройкою Windows (“Мова і стандарти” на панелі управління), наприклад: дд.мм.гггг. або мм.дд.гггг. Числові дані вводяться в полі з прокручуванням безпосередньо з клавіатури, або вибираються натисненням кнопок прогону за допомогою покажчика миші. Для “прокрутки” поля можуть використовуватися також клавіші навігації. У полі “Коментар” може вводитися будь-який текст, що пояснює особливості даного варіанту проекту, містить корисні в процесі роботи замітки. Коментар має допоміжне значення і тому не включається в звіт. У нижній частині діалогу подана назва файлу проекту з вказівкою повного шляху до нього і розміру займаного ним простору на диску в кілобайтах. Назва і місцезнаходження файлу визначається при створенні проекту. Проект можна зберегти у файлі з іншим ім'ям, при цьому існуючий файл залишиться без змін. Для збереження проекту у файлі з новою назвою слід відкрити розділ “Проект” в основному меню програми і вибрати команду “Зберегти як…”. Установка параметра “Стислий” вказує на те, що файл проекту повинен зберігатися в архівному вигляді. Використання цієї опції дозволяє економно використовувати дисковий простір.
“Продукти/послуги”
Випуск продукції або надання послуг є основним змістом проекту, тому підготовку бізнес-плану слід почати з формування переліку продуктів. Продуктом можуть бути вироби промислового виробництва, послуги підприємств сфери обслуговування, транспорту, зв'язку, фінансових і страхових установ, будь-яка матеріальна або нематеріальна продукція, що має ринкову вартість. Для опису кожного продукту, виробництво якого передбачається проектом, необхідно підібрати відповідну одиницю вимірювання. Обсяг виробничої продукції найчастіше вимірюють в тоннах, метрах, штуках та інших натуральних величинах. Обсяг послуг можна вимірювати у годинах або умовних одиницях. Правильний вибір одиниці вимірювання допоможе надалі при формуванні планів виробництва і збуту. Справа в тому, що виробничі витрати відносяться на одиницю продукції, що вироблляється. План збуту також розраховується на підставі ціни одиниці продукту. Інформація про продукти, випуск яких передбачений проектом, заноситься в базу даних проекту в діалозі “Продукти/послуги”, який відкривається натисненням кнопки “Список продуктів” в розділі “Проект”. У цьому діалозі вводиться повний перелік продуктів або послуг підприємства, що реалізовує проект, із зазначенням одиниці вимірювання і дати початку продажів кожного продукту. Дата початку продажу визначає тільки його можливість із зазначенням моменту. Насправді, збут продукції здійснюється відповідно до плану, який формується в модулі “План збуту” розділу “Операційний план”. Інформація, введена в даному діалозі, використовується в розділі “Операційний план” при плануванні виробництва і збуту продуктів і послуг, а також в модулі “Стартовий баланс” розділу “Компанія” при описі активів і пасивів підприємства, що функціонує. Якщо проект реалізується в межах новостворюваного підприємства, в даному діалозі слід сформувати перелік продукції, яку автори проекту планують виробляти і реалізовувати в період дії проекту. Якщо ж проект реалізується на основі підприємства, що функціонує, то в діалозі “Список продуктів” слід зробити перелік продукції, до якого повинні входити найменування як запланованої до виробництва, так і вже виробленої продукції з вказівкою продуктів незавершеного виробництва на дату початку проекту. Для коректного обліку витрат і формування виробничого плану проекту, вироблену і незавершену продукцію підприємства, що функціонує, слід показувати в списку продуктів і послуг окремими рядками.
“Текстовий опис”
Модуль “Текстовий опис” розділу “Проект” призначений для формування текстової частини проекту. Представлена тут інформація організована у формі дерева, структура якого звичайно відповідає структурі бізнес-плану. Вузли і лиски деревовидної структури – це розділи бізнес-плану. Під деревом розміщені три вікна. У першому вікні знаходиться текст, що пояснює зміст розділу бізнес-плану, на якому в даний момент встановлений покажчик на дереві. У другому вікні знаходиться текст, що становить власне зміст цього розділу бізнес-плану. У третьому вікні розміщені приклади для заповнення другого вікна. Над деревом розміщена панель інструментів для роботи з деревом і редагування текстів у вікнах. Форму подання дерева і склад вікон під деревом можна настроювати за допомогою таких кнопок в панелі інструментів (або комбінацій функціональних клавіш):
- настройка дерева (“Alt”+”T”);
- увімкнення\вимкнення підказки (“Alt”+”H”);
- увімкнення\вимкнення відповіді (“Alt”+”H”);
- увімкнення\вимкнення прикладу (“Alt”+”E”);
- увімкнення\вимкнення нумерації (“Alt”+”N”).
Ці ж настройки можна виконати за допомогою таких команд розділу “Вид” основного меню: Дерево, Підказка, Відповідь, Приклад, Автонумерація. Структура дерева не обов'язково повинна абсолютно відповідати структурі бізнес-плану. Вона може бути довільною. Дерево є наче шаблоном або схемою для створення текстового опису проектів.
Відповідно існує два режими роботи з модулем “Текстовий опис”: режим створення або редагування схеми текстового опису проектів і режим власне підготовки або зміни текстового опису конкретного проекту відповідно до певної схеми. Перемикання режимів виконується за допомогою кнопки (настройка дерева) з панелі інструментів, розміщеної над деревом, або комбінації функціональних клавіш "Alt” і “S”.
Для підготовки текстового опису проекту потрібно перемкнутися у відповідний режим, відпустивши, якщо вона натиснута, кнопку (настройка дерева) або натиснувши комбінацію функціональних клавіш “Alt” і “S”.
При підготовці текстового опису проекту зручно користуватися запропонованою схемою, що передбачає виклад розгорнутих відповідей на поставлені запитання. Для цього в дереві, розміщеному у верхній частині діалогу, вибираються по черзі розділи бізнес-плану. При цьому у вікні, розміщеному безпосередньо під деревом, з'являється текст, що пояснює зміст вибраного розділу.
Зміст розділу вводиться в друге вікно. При цьому зручно скористатися коментарем або прикладами, розміщеними в третьому вікні, і наступними інструментами для редагування текстів з панелі інструментів, що розміщена над деревом:
- відмінити останнє редагування тексту;
- видалити виділений фрагмент тексту;
- копіювати виділений фрагмент тексту в буфер обміну;
- вставити фрагмент тексту з буфера обміну;
- вставити текст прикладу з третього вікна;
- додати питання;
- видалити питання;
- перемістити питання на рівень нижче;
- перемістити питання на рівень вище.
Для підготовки прикладів необхідно заздалегідь виконати команду “Редактор\Режим настройки” або натиснути комбінацію функціональних клавіш Alt і S. Після підготовки тексту прикладу режим настройки необхідно відмінити тією ж командою “Редактор\Режим настройки”або комбінації функціональних клавіш Alt і S. Приклади можуть додаватися в тексти відповідей за командою “Редактор\Відповідь в приклад” або за допомогою кнопки (вставити текст прикладу). Сформована таким чином текстова частина проекту надалі може включатися до складу звітів і в бібліотеки. У звітах доступні всі розділи текстового опису проекту. Вставка розділу в звіт не означає вставки всіх дочірніх розділів. У звіт поміщаються тільки назва розділу (у форматі “заголовок”) і текст розділу (у форматі “текст”). Якщо після вставки розділу в звіт він був видалений з дерева, то в звіті залишається його ідентифікатор, але в звіт нічого не передається.
При використанні інформації з модуля “Текстовий опис” в бібліотеках в списку “розділ” виберіть пункт “текстовий опис” (див. команду “Бібліотеки…” з розділу “Обмін” основного меню програми Project Expert 7). У списку даних з'являться назви всіх кореневих вузлів дерева. Ви можете вибрати і розмістити в бібліотеці необхідні Вам вузли. При перенесенні вузла в бібліотеку або з бібліотеки переміщаються і всі його дочірні вузли.
Як вже зазначалося вище, шаблон або схема, по якій будується текстовий опис проекту, подаються у формі дерева. Для формування цього дерева необхідно перемкнутися в режим редагування дерева, натиснувши кнопку (настройка дерева) або комбінацію функціональних клавіш “Alt” і “S”. При цьому всі три вікна, розміщені під деревом, стануть білими і перейдуть в режим редагування розміщених в них текстів.
Спочатку створіть попередню структуру схеми, що розробляється. Для цього Вам потрібно буде додавати і видаляти вузли дерева. Для додавання вузла вкажіть мишкою вузол дерева, в який Ви хочете його додати, і натисніть кнопку (додати питання) або клавішу “Ins”. Потім, двічі кликнувши мишкою по вузлу, що з'явився, “Нове питання …”, відредагуйте назву цього вузла на свій розсуд. Для видалення вузла вкажіть мишкою вузол дерева, який Ви хочете видалити, і натисніть кнопку (видалити питання) або клавішу “Del”. З'явиться вікно з попередженням. Ви повинні натиснути кнопку “Так”, якщо підтверджуєте видалення вказаного вузла, і – кнопку “Ні”, якщо Ви не хочете видаляти цей вузол. Додаючи і видаляючи вузли дерева, Ви можете достатньо швидко сформувати попередню схему для текстових описів проектів. Для переміщення вузлів по дереву зручно користуватися кнопками (перемістити питання на рівень нижче) і (перемістити питання на рівень вище) або комбінаціями функціональних клавіш “Alt” + “стрілка вгору” і “Alt” + “стрілка вниз”, відповідно. Сформовану таким чином попередню схему потім можна буде розвинути і уточнити за допомогою тих же прийомів додавання, видалення і переміщення вузлів дерева.
Тепер необхідно для кожного вузла деревовидної структури створити пояснювальний текст і приклади написання відповідних розділів текстового опису проектів. Для цього необхідно мишкою вибрати вузол дерева і заповнити відповідним текстом перше і третє вікно, розміщені під деревом. При цьому можна скористатися наступними інструментами для редагування текстів:
- відмінити останнє редагування тексту;
- видалити виділений фрагмент тексту;
- копіювати виділений фрагмент тексту в буфер обміну;
- вставити фрагмент тексту з буфера обміну.
Виділення фрагмента тексту виконується за допомогою миші.
“Відображення даних”
Діалог “Відображення даних” призначений для вказівки масштабу подання даних проекту і настройки параметрів відображення підсумкових таблиць. Діалог “Відображення даних” відкривається натисненням однойменної кнопки в розділі “Проект”. Цей діалог містить три картки: “Масштаб”, “Підсумкові таблиці” і “Таблиця Кеш-фло”.