Контакти

Задачі

В термінології Outlook задачею (Task) називається доручення особистого або службового характеру, за виконанням якого можна прослідкувати. Завдання буває разовим або таким, що повторюється. Повторення завдання відбувається з рівними інтервалами або залежно від дати її виконання. Наприклад, завданням може бути відправлення керівнику звіту в останню п’ятницю кожного місяця або візит у перукарню через місяць після попередньої стрижки.

Далі будуть розглянуті наступні можливості Outlook: створення одиничних завдань і тих, що повторюються, ведення завдань, подання завдань, призначення завдань тощо.

Створення одиничного завдання. Створення одиничного завдання аналогічне створенню зустрічі. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом. Найпростішим способом є подвійне кликнення лівою кнопкою миші в рядку з написом «Кликнення додає елемент Завдання» (Click here to add а new Task). З’явиться форма „Завдання” (Task), показана на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Форма „Завдання”

Після відкриття форми „Задача” за умовчанням відкривається вкладка „Задача” (Task) і курсор знаходиться в полі „Тема” (Subject).

Визначення стану, готовності і важливості завдання. Будь-яке завдання характеризується спеціальними параметрами: станом (Status) і готовністю (Complete). Як видно з назви, ці два параметри визначають стан задачі на даний момент, але в першому випадку якісно, а в другому – у відсотковому співвідношенні.

За умовчанням Outlook визначає для нової задачі в полі „Стан” (Status) значення „Не почалось” (Not Started). Крім цього стану існують ще чотири: „Виконується” (In Progress), „Завершене” (Completed), „В чеканні” (Waiting for something else), „Відкладене” (Deferred), значення яких ясне з назви.

За умовчанням значення поля „Готове” (Complete) дорівнює 0 %. Природно, що значення полів „Стан” і „Готове” тісно пов’язані. Нижче наведена таблиця співвідно­шення значень цих полів (табл. 2.5.).

Таблиця 2.5.

У процесі виконання завдання необхідно змінювати значення цих полів – таким чином можна відстежувати роботу над завданням.

Нарешті, останнє поле, що входить до цієї групи, – „Важливість” (Importance). Дане поле має три значення: „Висока” (High), „Звичайна” (Normal) і „Низька” (Low). За умовчанням всім новим завданням Outlook привласнює звичайну важливість.

Повідомлення, опис задачі та її виконавець. Установка повідомлення для завдання схожа на установку повідомлення для зустрічі, тільки на відміну від останньої, нагадування про завдання встановлюється на певну дату і час. За умовчанням Outlook встановлює повідомлення на 9:30 ранку в день завершення завдання. Проте користувач може змінити дату і час.

Так само, як і у випадку із зустріччю, користувач може змінити формат звукового повідомлення, натиснувши на кнопку з піктограмою гучномовця і вказавши необхідний файл для програвання.

Зміна часу повідомлення, встановленого за умовчанням: М ”Сервис” ® Параметри ® в діалоговому вікні Параметри (Options), на вкладці „Налаштування” (Preferences), змініть значення поля „Повідомлення” (Reminder time) для завдання.

Поле „Опис завдання” служить для введення будь-якої додаткової інформації. Це поле може містити текст з описанням завдання, а також приєднані файли та інші упроваджені об’єкти. При створенні задачі передбачається, що вона виконуватиметься користувачем, тому він автоматично призначається відповідальним за завдання або, в термінології Outlook, стає її власником (Owner). Значення для цього поля береться з поля „Ім’я користувача” (User Name), яке Ви заповнювали при установці і налаштуванні Outlook. При автономній роботі над завданням значення цього поля втрачає сенс, але при перекладенні виконання завдання на іншу особу використання цього параметра стає досить актуальним.

Після початку роботи над завданням слід обновляти інформацію про стан, змінюючи значення „Не почалось” (Not Started) на „Виконується” (In Progress), і про готовність, збільшуючи значення з 0 до 100%. Крім цих значень можна змінювати будь-які інші параметри завдання, продовжувати термін завдання або переносити дату початку, знижувати або підвищувати важливість тощо.

Більше того, якщо необхідно ввести більш докладну інформацію, скористайтеся вкладкою „Детально” (Details), яка виглядає ззовні як показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Додаток „Детально” форми „Завдання ”

На цій вкладці можна вносити інформацію про витрати, додаткові контакти, витрачений час тощо.

Завдання, що повторюється. Завдання можуть бути такими, які повторюються, і їх створення аналогічне створенню зустрічей, але, на відміну від подій і зустрічей, для завдань можуть бути встановлені два принципово різних режими повторення. В першому режимі повторення відбувається у заздалегідь зафіксовані дні, а в другому – прив’язується до дати завершення попереднього завдання. Наприклад, здача матеріалу у видавництво, запланована на 25-е число кожного з чотирьох місяців (05, 06, 07, 08), – це перший режим, а відвідання перукарні через місяць після попередньої стрижки – другий (рис. 2.12.).

Рис. 2.12. Діалогове вікно „Повторение завдання”

В поданнях папки „Завдання” (Tasks) відображається тільки найближча за датою завершення копія завдання, що повторюється. Якщо таке завдання прострочене, то відображатися буде лише прострочене завдання. Тільки при відмітці цього завдання як виконаної з’явиться наступна.

Табличні подання задач. Існує десять стандартних подань задач. В табл. 2.6. наведений повний список цих уявлень з їх описом.

Таблиця 2.6.

Подання „Часова шкала для завдань”. Окрім табличних подань, описаних в цьому і попередньому пункті, Outlook має подання „Часова шкала для завдань” (Task Timeline). Виберіть це подання з списку „Біжуче подання” (Current View).

В даному поданні завдання відображаються у вигляді сірої смуги, проведеної уздовж всього часового інтервалу, відведеного на її розв’язання. Завдання без дати завершення не відображаються в цьому поданні. Завдання без дати початку відображаються у вигляді одиничного значка завдання на рівні дати завершення. При підведенні курсору миші до смуги завдання з’являється підказка з її назвою. Подвійне кликнення по цій смузі викликає появу форми „Завдання” (Task).

Часова шкала має чотири режими відображення: „Сьогодні” (Today), „День” (Day), „Тиждень” (Week) і „Місяць” (Month). Зміна режиму відбувається при кликанням по відповідній кнопці на панелі інструментів „Стандартна” (Standard). Переміщення за часовою шкалою здійснюється за допомогою лінійки прокручування в нижній частині вікна або за допомогою діалогового вікна „Перехід до дати” (Go to Date). В цьому поданні можна групувати елементи, додавати деякі поля, проводити відбирання завдань, що відображаються, а також змінювати деякі додаткові налаштування. Не дуже зручно підводити курсор до смуги завдань для відображення її назви, буде більш наочним, якщо назва відображатиметься разом із смугою завдання. Тут же можна змінити і шрифт для назви завдань на більш жирний.

Відображення завдань у календарі. За умовчанням всі подання мають три колонці: піктограма, стан і тема, але користувач може змінити подання „Панелі завдань” у „Календарі”. Для цього підведіть курсор до заголовка панелі, кликніть правою кнопкою миші і виберіть в контекстному меню команду „Змінити біжучі подання” (Customize current view).

Якщо піктограма відображена із стрілками, що обертаються, то завдання є тією, що повторюється. Якщо прапорець стану відображений з позначкою, то завдання є завершеним. Більше того, користувач може кликанням мишею по цьому прапорцю переводити завдання із стану „Виконується” (In Progress) в стан „Завершене” (Complete) і навпаки.

Особиста і ділова діяльність людини практично не можлива без спілкування з людьми. Для зберігання інформації про цих людей використовуються всілякі записники, як електронні, так і паперові. Використання засобів Outlook значно спрощує всі процедури, пов’язані з комунікаційною діяльністю, такою як відправка листів, телефонні дзвінки, призначення завдань, організація зборів тощо.

Аналогом записника в Outlook є папка „Контакти” (Contacts), що служить сховищем ділових відомостей і даних про людей, з якими треба підтримувати зв’язок.

В папці „Контакти” можуть зберігатися адреси електронної пошти, поштові адреси, декілька номерів телефонів та інші відомості, що стосуються контактної особи, наприклад, відомості про день народження або дати якої-небудь події. Взагалі елемент „Контакт” може містити більше ста стандартних полів з відомостями про кореспондента.

Створення контакту. При відкритті папки „Контакти” у вікні Outlook з’являється подання „Адресні картки” (Address Cards), зображене на рис. 2.13. У разі першого відкриття Outlook папка „Контакти” може не містити елементів, тому ділянка відображення буде порожньою.

Рис. 2.13. Подання „Адресні картки” папки „Контакти”

Рядок стану в нижній частині вікна показує загальне число елементів у вибраній папці.

Для створення контакту натисніть кнопку „Створити” (New) на панелі інструментів або двічі кликніть по порожньому місцю у вікні перегляду інформації. З’явиться форма „Контакт” (Contact), зображена на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Форма „Контакт”

Введення загальної інформації про контакт. За умовчанням форма „Контакт” відображається з відкритою додатком „Загальні” (General), яка містить п’ять ділянок з полями загальної інформації про контакт:

- ім’я контакту;

- телефони;

- адреса;

- електронна пошта і WWW-адреса;

- описання.

- введення імені контакту.

Якщо існує декілька контактів з однією і тією ж організацією, то після заповнення форми для одного контакту наступні можна створювати за шаблоном першого. Таким чином, досягається однозначність у назві організації для різних контактів. Виділіть контакт, що належить даній організації ® М „Дії” ® створити контакт в тій же організації ® М „Сервіс” ® Параметри налаштування ® Параметри контактів ® За повним іменем Ім’я (По батькові) Прізвище.

Введення телефонного номера і адреси контакту. Наступна область загальної інформації про контакт – телефони. За умовчанням форма „Контакт” відображає чотири основні види телефонних номерів: „Домашній” (Home), „Рабочий” (Business), „Факс робочий” (Business Fax) і „Сотовий” (Mobile).

Введення адреси електронної пошти, Web-сторінки і IМ-адреси. За умовчанням для кожного контакту зберігається інформація про три адреси електронної пошти (e-mail address): „Ел. Почта” (E-mail), „Ел. почта 2” (E-mail 2), „Ел. почта 3” (E-mail 3), одну WWW-сторінку в Інтернеті й одну адресу Internet Mail.

Після введення адреси електронної пошти в полі „Коротке ім’я” (Display as) з’явиться рядок, який відображатиметься в полі „Кому” (То) при складанні електронних листів даному контакту.

Описання. Останні чотири поля додатка „Загальні” (General) форми Outlook: „Описання” (Notes), „Контакти” (Contacts), „Категорії” (Category), „Приватне” (Private).

Іноді корисно вкладати в полі „Описання” файл зі сканованою фотографією контакту.

Введення додаткової інформації. Окрім вкладки Загальні, у форму „Контакт” входять ще чотири вкладки: „Подробиці” (Details), „Дії” (Activities), „Сертифікати” (Certificates), „Всі поля” (All Fields).

На вкладці „Деталі” існує чотири області з полями, які доповнюють загальну інформацію про контакт:

- „Ділові подробиці”. Тут можна ввести додаткову інформацію про відділ і кімнату, в якій працює контактна особа, про її керівника і помічника;

- „Особисті подробиці ”. Вноситься інформація про день народження, його сімейний стан і псевдонім (або прізвисько);

- „Оперативні налаштування NetMeeting”. Сюди вводяться ім’я ILS-серверу і поштове ім’я даного контакту, якщо він зареєстрований службою NetMeeting;

- „Дані про зайнятість в Інтернеті”. Дається адреса Web-сторінки, на якій розміщені відомості про зайнятість контактної особи.

На додатку „Дії” відображаються всі дії, пов’язані з контактом або призначені їй (зустрічі, завдання, контакти, повідомлення тощо). За умовчанням Outlook показує всі дії, пов’язані з контактом, але можна вибрати визначені дії, які цікавлять Вас на даний момент, за допомогою списку, що розкривається, „Показати” (Show).

Подвійне кликання мишею по будь-якому елементу в інформаційному вікні додатку „Дії” відкриє форму цього елемента для редагування.

Вкладка „Сертифікати” служить для призначення певного цифрового сертифіката безпеки при відправленні повідомлень даному контакту.

І нарешті, останній додаток „Всі поля” дає можливість користувачу вводити і переглядати інформацію, яка не відображається як окремі поля на додатках форми „Контакт”.

Якщо ви хочете внести інформацію про контакт, для якого не існує стандартного поля, можна створити його спеціально. Наприклад, Outlook не має полів для метричних характеристик контакту (вага, зріст і т. д.).

Список розсилання. Дуже часто в діловій практиці вимагається виконати одну і ту ж процедуру для кількох контактів. Наприклад, відправити факс з цінами, зазначеними в списку, відправити повідомлення або запрошення на збори всім учасникам проекту. Звичайно ж, можна витратити час на виконання цих операцій для кожного контакту окремо, але Outlook дає можливість об’єднання подібних контактів у спеціальні списки для розсилання, за допомогою яких численні однотипні операції перетворюються на одну: М „Дії” ® Створити список розсилання.

Подання папки „Контакти”. Папка „Контакти” має сім стандартних подань. В табл. 2.7. наведено їх короткий описання.

Таблиця 2.7.

Адресні книги. Крім папки „Контакти” Outlook надає ще три додаткові сервіси для роботи з контактною інформацією: „Глобальна адресна книга” (Global Address List), „Особиста адресна книга” (Personal Address Book) і „Служба каталогів Інтернету” (LDAP).

Outlook може використовувати декілька джерел інформації про адреси для створення повідомлень електронної пошти та інших можливих дій. Зазвичай подібна інформація зосереджена в папках типу „Контакти”, на базі яких створюються адресні книги Outlook (Outlook Address Book).

Як правило, у всіх ситуаціях, що вимагають вибору кореспондента, з’являється модифікація діалогового вікна „Адресна книга”. Наприклад, при завданні адресата повідомлення з’являється діалогове вікно „Вибір імен” (Select Names): М „Сервіс” ® Адресна книга.

В Microsoft Outlook можуть використовуватися адресні книги різних типів, у тому числі „Глобальний список адрес”, „Особиста адресна книга” або „Адресна книга Outlook”. В діалоговому вікні „Адресна книга” можна зазначити, які адреси необхідно відображати в даний момент. Для цього необхідно вибрати відповідну адресну книгу в списку, що розкривається, „Джерело адрес” (Show Name From).

Кожна з перелічених вище книг містить інформацію, яка може бути використана при відправці повідомлень, створенні листів, дзвінків тощо. Зазвичай ці адресні книги використовуються для таких цілей (щодо розділення фізичного простору збереження інформації):

- „Глобальний список адрес”. Дана адресна книга доступна тільки у випадку, якщо Outlook є клієнтом Microsoft Exchange Server. Ця книга містить всі адреси, списки розсилання в межах робочої групи. Книгу створює і веде адміністратор Exchange Server, для користувача доступна лише її інформація.

- „Особиста адресна книга”. Власна адресна книга користувача, в якій рекомендується берегти особисті списки розсилання за адресами, що часто використовуються. Відмінності даної адресної книги від папки „Контакти” незначні, єдине, що слід відзначити – це спосіб зберігання інформації. Якщо в особистій адресній книзі вся інформація зберігається в одному файлі з розширенням pab (тільки контакти), то в папці „Контакти” все зберігається в єдиному файлі з розширенням pst (і контакти, і завдання, і повідомлення).

- „Адресна книга Outlook”, що формується на основі папок типу „Контакти”. Адресна книга автоматично обновляється при оновленні контактів. В списку „Джерело адрес” (Show Names From) кожна адресна книга, сформована на основі папки типу „Контакти”, показана окремим рядком під елементом „Адресна книга Outlook”.

Вище ми вже розглядали роботу з папкою „Контакти”, але якщо Outlook володіє можливістю роботи з особистими адресними книгами, варто розглянути їх створення і роботу з їх елементами. Можна сказати, що робота з особистою адресною книгою аналогічна роботі з адресними книгами інших типів.

Створення особистої адресної книги. Перш ніж почати роботу з особистою адресною книгою, її необхідно додати в існуючу конфігурацію Outlook. Адресна книга – це суть інформаційної служби, додавання ж будь-яких елементів інформаційних служб є створенням облікового запису даного типу: М „Сервіс” ® Облікові записи електронної пошти ® додати новий каталог або адресну книгу.

На додатку „Особиста адресна книга” (Personal Address Book) користувач може змінити місце розташування файлу, в якому зберігатиметься інформація про контакти, а на вкладці „Замітки” (Notes) – ввести примітки до книги. Після того, як додана нова книга, необхідно повторно запустити Outlook для того, щоб новий обліковий запис розпочав функціонувати в рамках додатку.

Користувач не може створити більше одного облікового запису типу „Особиста адресна книга” або „Адресна книга Outlook”.

Створення контакту адресної книги: М „Сервіс” ® Адресна книга ® Джерело адрес ® Особиста адресна книга ® М „Файл” ® Створити адрес.

Параметри адресної книги. Налаштування параметрів за умовчанням для відображення і зберігання нової інформації в адресних книгах проводиться в діалоговому вікні „Обробка адреси” (Addressing).

В першому списку, що розкривається, встановлюється та папка, дані якої відображатимуться першими при появі цього діалогового вікна при виборі адресатів пошти. Другий список задає папку за умовчанням, в якій будуть розташовуватись нові контакти і яка по суті буде основною базою користувача.

Досі ще не розглядались засоби роботи з електронною поштою, але одним із важливих аспектів при створенні електронного повідомлення є правильне заповнення полів „Кому” (То), „Копія” (Сс) і „Сліпа копія” (Всс). Якщо дані потрапили до цих полів не з адресної книги, а вводилися з клавіатури, то перед відправкою повідомлення Outlook слід перевірити їх наявність в адресній книзі. Якщо контакт із вказаною адресою не буде знайдений, Outlook запропонує створити для нього новий запис. Порядок перевірки визначається в третьому розділі діалогового вікна „Обробка адреси” (Addressing).