ТЕМА №8

АУДИТОРСЬКЕ ДОСЬЄ.

Різновиди аудиторського досьє.Загальне поняття та принципи складання робочих документів аудитора. Вимоги до робочих документів аудитора. Види та склад робочих документів.Класифікація робочої документаціїї аудитора та її оформлення.

8.1 РІЗНОВИДИ АУДИТОРСЬКОГО ДОСЬЄ

Документальне оформлення аудиту вважається однією із найважливіших умов його кваліфікаційного проведення.

Робоча документація дає змогу аналізувати дії аудиторів та організувати як внутрішній, так і зовнішній контроль якості їх роботи.

На основі робочої документації аудиторська фірма може відстоювати свої інтереси в суді в разі претензій клієнтів з приводу низької якості проведеного аудиту.

Основною метою підготовки робочих документів є підтвердження того, що аудит був проведений відповідно до прийнятих принципів аудиту. Якщо виникне потреба, аудитор повинний продемонструвати контролюючим органам та в суді, що аудит був добре спланований і відповідним чином контролювався, що зібрані свідчення достовірні, достатні та своєчасні, і що аудиторський висновок відповідає результатам перевірки.

Сукупність робочих документів, складених аудитором до початку й під час перевірки фінансової звітності підприємства – клієнта, являє собою аудиторське досьє (папку), що має свій номер, дату початку і закінчення аудиторської перевірки. Допомагає йому при плануванні і виконанні аудиту, контролі й огляді аудиторської роботи, а також є доказом аудиторської роботи. Робочі папери аудитора зберігаються в папках, так званих досьє на клієнта.

Досьє розділяють на поточні, постійні та спеціальні.

Поточне досьє – містить усі документи і матеріали, зібрані в ході поточної аудиторської перевірки, питання і проблеми які перенесені з попереднього аудиту, а також ті, на які варто звернути увагу в наступному аудиті.

Постійне досьє – містить інформацію, важливу для аудиту протягом тривалого часу.

Як правило, до неї відносяться:

1 Організаційна інформація, визначенана законом:

- дані про акціонерів;

-дані про директорів;

-дані про секретаря;

-місцезнаходження органа управління справами;

-копії статуту, установчого договору;

-копія свідчення про реєстрацію.

2 Інформація про підприємство і його діяльність: основні види діяльності і розміщення дочірніх підприємств і філій.

Спеціальні досьє аудиторські фірми відкривають у залежності від обставин і включають у них: підшивки кореспонденції, спеціальні постанови, укази; податкову документацію; дані по дотриманню законодавства і т.п.

Робочі папери є власністю аудитора. Аудитор вправі складати за своїм розсудом різні довідки на підставі своїх робочих паперів, однак вони не можуть підмінювати бухгалтерські записи клієнта.

Аудитор повинний ретельно продумати й вибрати відповідний спосіб збереження своїх робочих паперів, тому що укладена в них інформація про клієнта є конфіденційною і розголошенню й іншому не стосовному до аудиторської перевірки використанню не підлягає. Звичайно досьє на клієнтів зберігаються в аудиторській фірмі в спеціальному приміщенні. Термін збереження робочих паперів визначається самим аудитором виходячи з можливих юридичних чи професійних наслідків чи вимог (зокрема можливості пред'явлення клієнтами позову до аудиторської фірми для відшкодування збитку через помилки, неохайність й інші дії аудитора).

8.2 ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ТА ПРИНЦИП СКЛАДАННЯ РОБОЧІХ ДОКУМЕНТІВ АУДИТОРА

Аудиторське досьє складається з двох видів документів:

1. Робочі документи.

1. Підсумкова документація.

1 Робочі документи –це записи, у яких аудитор фіксує проведення аудиторської перевірки. А саме, запис процедур планування, характер, строки та масштаб виконаних аудиторських процедур, їх результати, а також висновки, складені на основі одержаних аудиторських доказів. У робочих документах повинні міститись відповіді аудитора на всі суттєві питання, з яких необхідно висловити професійне судження та сформулювати аудиторські висновки.

Робочі документи мають забезпечувати документальне підтвердження того, що перевірка була проведена згідно з аудиторськими стандартами. Розкривати методи аудиту, обсяг перевірених документів і підтверджувати повноту і якість аудиторського висновку.

Робочі документи мають дати можливість аудитору, який очолює перевірку, і керівництву фірми оцінити роботу як бригади в цілому, так і кожного аудитора зокрема, та визначити, чи не вимагають змін в наступних періодах умови проведення перевірки .

Питання, пов’язані з документальним оформленням аудиту, регулюються такими стандартами: “Документальне оформлення аудиту”, “Планування аудиту”, “Аудиторські докази”, “Використання роботи експерта”, “Аудиторський висновок”, “Аудиторські висновки спеціального призначення”.

При формуванні повного блоку робочої документації конкретної перевірки необхідно дотримуватись певної послідовності їх оформлення:

-документи підготовчого періоду;

-документи робочого періоду;

-документи заключного етапу перевірки.

До документів підготовчого періоду можна віднести:

-попереднє листування з клієтом про проведення аудиторської перевірки;

-попередні експертизи стану бухгалтерського обліку та звітності;

-договір про аудит ;

-план перевірки з виділенням об’єктів перевірки, строків виконання та відповідальних виконавців.

До документів робочого періоду належить група документів, що безпосереднью висвітлюють хід перевірки. Вони мають розкривати використані методи аудиту, підтверджувати обсяг перевіреної інформації, містити перелік помилок і порушень виявлених аудитором. Залежно від змісту ця група документів може бути представлена такими типами:

-документи відповідності форми і змісту фінансової звітності вимогам чинного законодавства про бухгалтерський облік;

-документи-звірення - вони мають містити інформацію про взаємозв'язок даних бухгалтерського обліку у відповідних бухгалтерських реєстрах між собою за звітний період, а також з попередніми періодами;

-документи перевірки – відображають взаємозв'язок даних первинних документів і бухгалтерських реєстрів;

-документи, що аналізують залишки на рахунках на кінець звітного періоду – містять аналітичну інформацію, яка розкриває синтетичні показники на кінець періоду;

документи фінансового аналізу – містять дані про результат проведеного економічного аналізу;

-документи, підготовлені клієнтом – можуть містити цифрову та аналітичну інформацію, підготовлену працівниками підприємства за дорученням аудитора.

До документів заключного періоду слід віднести листи-повідомлення для керівництва, довідки про внесення змін у бухгалтерський облік та звітність, аудитрський висновок та аудиторський звіт.

Щодо до джерел одержання документи поділяються на:

-створені аудитором;

-створені персоналом підприємства;

-одержані від третіх осіб.

На всіх етапах аудиторської перевірки існують документі, створені безпосередньо аудитором чи аудиторською фірмою, у вигляді типових планів перевірок та листів опитування, анкет, робочих документів перевірки та ін.

До створення робочих документів, у разі виникнення такої необхіднотсі, може залучатись і персонал підприємства-клієнта. Аудитор може використати надану цифрову інформацію, результати аналітичних досліджень та іншу документацію, пудготовлену економічним суб'єктом. Документи, підготовлені таким чином, можуть бути представлені у вигляді копій, рукописних документів та ін. При цьому аудитор має переконатись, що ці матеріали адекватно підготовлені.

Аудитор має право звертатись із запитами до третіх осіб щодо відомостей, які стосуються підприємства, що перевіряється. У цьому разі відповіді на запитання, що надаються безпосереднью третьою стороною, також стають документами аудиторської перевірки.

Документи, що складають досьє аудитора:

- інформація про юридичну й організаційну структуру підприємства;

-витяги чи копії юридичних документів, договорів, протоколів, інформація про види діяльності підприємства та нормативна документація, що регулює діяльність підприємства;

- документація по вивченню й оцінці системи внутрішнього контролю підприємства та бухгалтерського обліку;

- документація про порядок планування аудиту;

- аналіз важливих показників і тенденцій розвитку підприємства;

- документація, що відображає період проведення аудиторських операцій та отриманий результат по кожній з них;

- список фахівців;

- висновки залучених аудиторів чи експертів, яких залучали до перевірки окремих питань діяльності підприємства, переписування з клієнтом по окремих питаннях, якщо такі мали місце, копії аркушів, відісланих третім обличчям, що мають відношення до перевірки;

- копії фінансових звітів клієнта, опис змісту відповідей аудитора на питання клієнта;

- висновки, зроблені аудитором по різних напрямках аудиту (по випадкових ситуаціях чи надзвичайних моментах, розкритих у процесі перевірки, а також інформація про те, як вони були вирішені, розкриття фактів і припущень, що стосуються цих висновків);

- копії бухгалтерської й іншої фінансової документації економічного суб'єкта.

8.3 ВИДИ ТА СКЛАД РОБОЧИХ ДОКУМЕНТІВ

Робоча документація аудитора підрозділяється на наступні види:

1 Довгострокові документи – які містять у собі історію діяльності підприємства, установчі документи, договори про організацію філій, довгострокові важливі договори й ін.

2 Адміністративні документи аудиторської перевірки.

Поділяються на 2 види:

А. Загальна документація, яка використовується під час аудиторської перевірки:

1) Договір на проведення перевірки.

2) Фінансова звітність і додатки до неї. Статистична звітність.

3) Головна книга, оборотні відомості, журнали-ордери, платіжні й інші бухгалтерські документи.

4) Договори на виконання робіт, надання послуг.

5) Внутріфірмові документи.

6) План і програма аудиторської перевірки.

7) Протоколи засідань збору акціонерів, Ради директорів, накази по підприємству (особливо по значних структурних і фінансових змінах).

8) Документи аналітичного розгляду даних річного звіту (особливо, якщо є аналітичний відділ).

9) Листи-підтвердження, отримані від третіх осіб, дані експертиз, що мали місце.

10) Листа-зобов'язання аудиторської організації.

11) Дані СМІ про фінансовий стан галузі, у якій працює клієнт.

12) Дані аудиторської перевірки за минулий рік.

13) Записи аудитора про зустрічі, що мали місце, та бесіду з керівництвом.

14) Матеріали, що свідчать про те, що робота, виконана не аудиторами, а знаходилась під їхнім контролем.

Б. Робочі документи, складені аудитором по окремих статтях фінансової звітності.

3 Інформаційні документи аудиторської перевірки – документи про матеріальну відповідальність, наказ про облікову політику, дані про ступінь комп'ютеризації обліку (аудиту) та про застосовуваня програми.

Призначення робочої документації:

1 Допомагає аудитору сформувати думку про фінансово-господарську діяльність підприємства.

2 Дає можливість атестованому аудитору-керівнику групи перевірити роботу своїх асистентів.

3 Служить джерелом даних для підтвердження свідоцтв про правильність зроблених висновків при відповіді на питання керівництва у випадку виникнення дискусії після закінчення перевірки.

4 Дозволяє при довгостроковому обслуговуванні клієнта заощадити час для другої перевірки, тому що аудитор може не задавати зайвих питань, а звернутися безпосередньо до робочої документації.

5 Виступає як доказ діяльності аудитора під час перевірки.

6 Підтверджує виконання аудитором перевірки відповідно до вимог законодавства у випадку виникнення наступного судового розгляду.

Робочі документи аудитора повинні знаходитися в досьє у визначеній послідовності: організаційні; адміністративні; документи аудиторських процедур по окремих статтях звіту й інші аудиторські дані; висновок; рекомендації (пропозиції).

Як правило аудитор самостійно вирішує питання про склад робочих документів та форми їх представлення (за винятком стандартних робочих документів: тестів; перевірочних аркушів; установлених форм листів; запитів; таблиць й ін.) у кожному конкретному випадку.

Кожному етапу (стадії) аудиторської перевірки характерне складання визначених робочих документів аудитора, черговість яких в основному дозволяє дотримуватися прийнятої послідовності документів у досьє.

2 Підсумкова документація – складається з аудиторського висновку і документації, що передається замовнику.

Аудиторський висновок є обов'язковим компонентом підсумкової документації.

Додаткова підсумкова документація оформляється як доповнення до аудиторського висновку (складова частина висновку), чи як самостійний документ який є додатком до висновку, якщо на неї посилається аудитор, в інших випадках є самостійним документом.

Аудитор самостійно визначає необхідність змісту і форму додаткової підсумкової документації аудиту й оформляється під одним з їх назв: «Аудиторський звіт», «Звіт про проведення аудиту», «Звіт про результати проведення аудиту», «Звіт про експрес-погляд», «Експертний огляд», «Зауваження та рекомендації по результатам аудиторської перевірки»,«Лист-інформація клієнта».

Після завершення аудиторської перевірки один екземпляр усієї підсумкової документації (аудиторський висновок і додаткова документація) залишаються в аудитора (у фірмі).

8.4 ВИМОГИ ДО РОБОЧИХ ДОКУМЕНТІВ АУДИТОРА.

1 Містити досить повну і детальну інформацію, щоб інший аудитор, що не приймав участі в цій перевірці, міг скласти чітке уявлення про виконану роботу і підтвердити висновки цієї перевірки.

2 Документи повинні бути складені в ході перевірки. (складання їх після завершення перевірки і підготовки аудиторського висновку не допускається).

3 Складаючи робочі документи, аудитор повинний враховувати не тільки інформацію, що відноситься до звітного періоду, що перевіряється, але й дані попереднього періоду (наприклад, сальдо по рахунках на кінець періоду, який передував звітному), а також зведення, отримані після складання бухгалтерської звітності, про події, що здійснилися після завершення звітного періоду, які можуть істотно вплинути на діяльність чи фінансовий стан підприємства.

4 Документи повинні відображати найбільш істотні моменти, по яких аудитору необхідно висловлювати думку, охоплювати найбільш важливі напрямки перевірки та задачі, поставлені і вирішені аудитором.

5 Дозволяти оцінити фінансову звітність відповідно до встановлених критеріїв та ознак.

6 Містити інформацію, необхідну чи корисну при наступних аудиторських перевірках.

7 Відображати стан і оцінку системи внутрішнього контролю на підприємстві та ступінь довіри до нього.

8 Фіксувати проведені аудиторські процедури по перевірці й оцінці системи бухгалтерського обліку клієнта, дотримання прийнятої (установленої) облікової політики і відповідності бухгалтерського обліку клієнта встановленим принципам, стандартам, вимогам і законам.

9 Документи повинні бути складені чітко, розбірливо.

10 Використані скорочення чи умовні позначки повинні бути пояснені на початку папки робочих документів.

11 Необхідно обов'язково вказувати місце та дату складання документа, прізвище аудитора і його підпис, номер документу, порядковий номер сторінки в робочій документації.

12 Повинні бути приведені джерела інформації і дані про походження прикладених документів, що фіксують господарсько-фінансову діяльність підприємства, а також про виконані аудиторські процедури.

Найбільша кількість робочих документів складається на стадії оцінки звітності, тобто при безпосередній перевірці статей і показників фінансової (бухгалтерської) звітності. Це документи по докладному аналітичному огляду, перевірці та підтвердженню окремих показників, документів й ін. Для цих цілей широко застосовуються тести, запити, а також докази, представлені підприємством-клієнтом (первинні документи, дані аналітичного та синтетичного обліку й ін.), документи, що складаються самим аудитором.

Значну частину робочих документів на стадії оцінки звітності складають копії регістрів синтетичного й аналітичного обліку, на яких аудитор робить свої позначки, записи про перевірку, підтвердження сум, залишків та інших даних, використовуючи при цьому спеціальні позначення. На таких копіях, як і на інших робочих документах, проставляються зведення про тих, хто і коли виконав, перевірив. Поруч з цифрами, які цікавлять аудитора, роблять оцінку про результати їхньої перевірки і про те, на підставі чого (головної книги, журналів-ордерів, відомостей, документів, отриманих відповідей на запит від третіх осіб й ін.) зроблена ця перевірка. Використані символи, знаки аудитор повинний письмово пояснити.

Документи, що стосуються конкретних аудиторських процедур містять звичайно наступні дані: зміст операцій, які перевіряються, та їхню документальну база; виявлені порушення та коригуючі проводки; коментарі.

Після завершення оцінки окремих статей звітності й узагальнення отриманих результатів на завершальній стадії аудиту складають звіт про перевірку, що містить висновок аудитора про фінансову звітність підприємства-клієнта.

Крім копії звіту представленого адресату, у досьє може міститися інформація, що не одержала підтвердження і яка представляє собою суть непевності: фундаментальну чи нефундаментальну.

8.5 класифікація й оформлення робочих документів

Оформлення робочої документації

На першій сторінці кожного робочого документу вказується:

- назва аудиторської фірми;

- назва підприємства;

- період перевірки чи дата перевірки документації клієнта;

- кожному робочому документу дається назва, наприклад, «аудит обліку основних засобів» і т.п.

- кожному документу привласнюється шифр (для прискорення пошуку);

- сторінки кожного робочого документу в межах однієї назви необхідно пронумерувати;

- у кожному робочому документі проставляється прізвище аудитора, що фактично підготувало його;

- дата остаточного виконання процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому документі.

Робочі документи є строго конфіденційними, їх не можна вилучати в аудитора, крім випадків передбачених українським законодавством, а саме:

- коли органами міліції заведена кримінальна справа на аудиторську фірму;

- при передачі довгострокових документів аудитору, що буде виконувати наступну аудиторську перевірку;

- у випадку контролю роботи аудитора та її якості іншими аудиторами фірми чи її директором, менеджером.

Термін збереження робочої документації не менш 3 років з моменту надання аудиторського висновку клієнту.

Копії, у т.ч. фотокопії документів економічного суб'єкта можуть бути включені до складу робочої документації аудиторської організації за згодою цього економічного суб'єкта.

Ніякі органи не вправі жадати від аудитора робочу документацію.

Використані в робочій документації умовні позначки (символи) повинні бути пояснені.

Документи, що входять у робочу документацію аудиту повинні, як правило, містити посилання на джерело зведень, включених у них.

Робоча документація повинна зберігатися у зброшурованому виді.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1.Що таке аудиторське дос’є?

2.Назвати та охарактеризувати види аудиторського дос’є.

3.Перелічити документи, які входять до аудиторського дос’є.

4.Що таке робочий документ аудитора?

5.Що таке підсумковий дркумент аудитора?

6.Види робочої документвціїї

7.В якій послідовності робочі документи аудитора повинні находитися в його дос’є?

8.Основні вимоги до робочої документації аудитора?

9.Класифікація робочих документів аудитора.

10.Вимоги до робочої документації аудитора.

11.Вимоги до оформлення робочої документації аудитора.