Розділ І. Основні поняття і роль інформаційних систем і технологій в управлінні економікою.

Тема № 1. Інформація і дані. Інформаційні ресурси організації.

План:

1. Інформація.

2. Дані.

3. Інформаційні ресурси.

Інформація і дані

Фразу про те, що «інформація є критичним ресурсом, який, якщо добре ним розпорядитися, може дати велику конкурентну перевагу», можна почути або прочитати дуже часто. Однак кожен з нас постійно приймає якісь рішення в житті і знає, що за наявності можливості вибору варіанта рішення дуже важко знайти що-небудь справді корисне і відкинути все те, що не стосується справи. Так само важко здійснити це на виробництві або в бізнесі.

Тому головне полягає в тому, чи хочемо ми спиратися в своїх рішеннях на випадкову, неповну інформацію, чи регулюватимемо процес надходження інформації і управлятимемо нею як одним із головних ресурсів — так, як управляємо сировиною, персоналом, продажем, фінансами і виробництвом. Проблема в тім, що на перший погляд управління інформацією є завданням менш важливим, а тому більш простим.

Будь-яка діяльність людини базується на інформації.

Інформація— це відомості про навколишній світ (об’єкти, явища, події, процеси тощо), які зменшують міру існуючої невизначеності, неповноти знань, відчужені від їх творця і які стали повідомленнями (вираженими певною мовою у вигляді знаків, у тому числі й записаними на матеріальному носії), які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних та обчислювальних засобів і т. ін.).

У цьому визначенні, побудованому на ряді визначень, для нас важливим є таке:

· інформація — це не будь-які відомості, вона несе в собі щось нове, що зменшує існуючу невизначеність;

· інформація існує поза її творцем, це — відчуження знання від її творця; знання — це відображення дійсності в мисленні людини;

· інформація стала повідомленням, оскільки вона виражена певною мовою у вигляді знаків;

· повідомлення може бути записане на матеріальному носії (повідомлення є формою передачі інформації);

· повідомлення доступне для відтворення без участі автора;

· інформаціяпередається в канали суспільної комунікації.

Виходячи з наведеного вище визначення, зазначимо, що для інформації характерними є такі атрибути (рис. 1.3):

Рис. 1.3. Атрибути інформації

У загальному випадку інформація, що надходить до організації, дозволяє:

· визначати стратегічні, тактичні й оперативні цілі і завдання організації;

· здійснювати контроль за поточним станом організації, її підрозділів і процесів у них;

· ухвалювати обґрунтовані й своєчасні рішення;

· координувати дії підрозділів для досягнення цілей.

Відсутність інформації викликає інформаційну потребу як усвідомлене розуміння відмінності між індивідуальним знанням про предмет і знанням, накопиченим суспільством. Процес насичення виробництва і всіх сфер життя і діяльності людини інформацією називається інформатизацією. Поступово насичення при­водить до утворення інформаційного суспільства. Це — таке суспільство, в якому забезпечені всі умови для задоволення інформаційних потреб усіх громадян, організацій і держави; більшість працюючих або зайняті виробництвом, зберіганням, переопрацюванням і реалізацією інформації, або не в змозі виконувати свої виробничі обов’язки без цих процесів. Це означає, що громадяни такого суспільства володіють певною інформаційною культурою — умінням працювати з інформацією і використовувати для її отримання, опрацювання і передачі комп’ютерні інформаційні технології.

Наука, що займається вивченням властивостей інформації, питаннями її збору, зберігання, пошуку, переопрацювання, перетворення, поширення і використання в різних сферах діяльності людини, називається інформатикою.

Коли ведуть мову про інформацію, то мають на увазі ряд її властивостей, а саме:

1) інформація достовірна, якщо вона не спотворює істинного стану справ;

2) інформація повна, якщо її достатньо для розуміння і прийняття рішень;

3) інформація чітка й зрозуміла, якщо вона виражена мовою, якою спілкуються ті, для кого вона призначена;

4) цінність, якість інформації — це міра розширення, розвит­ку тезауруса (систематизованого словника понять з указанням смислових зв’язків між ними, тобто сукупності відомостей, що їх має у своєму розпорядженні користувач або система) сприймаючою стороною під час приймання та інтерпретації повідомлення, міра зниження стану невизначеності економічного суб’єкта, міра просування до мети;

5) адекватність інформації — це певний рівень відповідності, що створюється за допомогою отриманої інформації, образу реального об’єкта, процесу, явищу тощо.

Дані — це інформація, подана в формалізованому вигляді, прийнятому для опрацювання автоматичними засобами за можливої участі людини.

Виходячи з наведених ви­ще визначень, співвідношення понять «інформація» і «дані» може бути подане такою схе­мою (рис. 1.4).

Оскільки в подальшому мо­ва йтиме про організації, що працюють у сфері економіки, нас передусім цікавить економічна інформація.

Інформаційні ресурси організації

Словник С. І. Ожегова визначає поняття «ресурс» як запас, джерело чого-небудь. Розглядаючи народне господарство країни, будь-яку галузь, підприємство, тобто організацію будь-якого масш­табу, ми можемо виділити матеріальні, природні, трудові, фінансові, енергетичні ресурси. Ці поняття є економічними категоріями.

Зараз є розуміння того, що для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо мати для виробницт­ва тільки необхідні матеріальні, фінансові і людські ресурси, — необхідно знати, що з цим усім треба робити, мати інформацію про технології. Тому інформація, інформаційні ресурси нині розглядаються як окрема економічна категорія.

Якщо пригадати те визначення інформації, яке було дано вище, то інформаційні ресурсиможна визначити як увесь обсяг інформації, що є в інформаційній системі. Для країни це будуть інформаційні ресурси країни, для організації якогось рівня — інформаційні ресурси організації.

Що є джерелами формування інформаційних ресурсів організації?

Будь-яка організація існує в певному зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище, яке формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей, технологічними, соціальними, економічними та іншими відносинами між ними.

Залежно від джерела виникнення в межах організації розрізняють внутрішню і зовнішню інформацію, що становить її інформаційні ресурси. Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її опрацювання часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур.

Зовнішнє середовище — це економічні й політичні суб’єкти, що діють за межами підприємства, і відносини з ними, тобто економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами тощо.

Інформація із зовнішнього середовища, яка є часто приблизною, неточною, неповною, суперечливою, має ймовірнісний характер і через те вимагає нестандартних процедур опрацювання.

Які будь-яким ресурсом, інформаційними ресурсами можна управляти. Хоча ще не розроблена методологія кількісної та якісної оцінки інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреби в них, однак на рівні організації можна і треба вивчати інформаційні потреби, планувати й управляти інформаційними ресурсами.

Управління інформаційними ресурсами означає:

1) оцінку інформаційних потреб на кожному рівні і в межах кожної функції управління;

2) вивчення документообігу організації, його раціоналізацію; стандартизацію типів і форм документів; типізацію інформації і даних;

3) подолання проблеми несумісності типів даних;

4) створення системи управління даними тощо.

Запитання для самоперевірки :

1. Що таке інформація?

2. Поясніть різницю в поняттях інформації та даних.

3. Що таке інформаційний ресурс?

4. Поняття інформатики.

5. Що таке інформатизація.

Література:

Л1[7-9;17-18]