Кодування економічної інформації та використання її в аудиторському процесі
Одним із шляхів правильної організації автоматизованого банку даних для обробки обліково-економічної інформації на ЕОМ є кодування системи облікових номенклатур.
Система кодування— сукупність правил, що визначають систему знаків і порядок використання їх до подання, передавання, обробки і збереження інформації.
Алфавіт коду— знаки, які використовуються у системі кодування, а основа коду — кількість знаків у алфавіті коду.
У системі кодування економічної інформації використовують цифрові, буквені і мішані (буквено-цифрові) знаки, які є алфавітом коду.
Довжину коду подають кількістю знаків у кодовому позначенні.
Кожний із цих знаків визначає окрему позицію облікової номенклатури і є шифром довжини. Наприклад, у кодовому позначенні 301 (облік каси) три цифри: 30 — рахунок "Каса", 1 — рахунок "Каса в національній валюті".
Систему кодування облікових номенклатур класифікують за різними ознаками. Залежно від значності коди поділяються на одно- і багатозначні.
За структурою побудови коди поділяються на порядкові, серійні, порозрядні, або децимальні, шахові (матричні), повторення і комбіновані (мішані), штрихові.
Порядковий код— це порядкова нумерація позицій номенклатури. Порядкові коди прості і малозначні.
Серійний код— для кожної групи об'єктів обліку виділено певну серію номерів і окрему серію — з виникненням нових об'єктів (будинки з 01 до 99, споруди від 100по 200).
Порозрядний, або динамічний,код застосовується для позначення складних номенклатур.
Порозрядний, або децимальний,код застосовується для позначення складних номенклатур (кодують товарно-матеріальні цінності).
Шаховий (матричний) кодзастосовується для позначення дво значних номенклатур.
Одні ознаки розташовують стовпчиками, інші — у рядках, перетинання їх утворює код (може бути код причин і винуватців внутрішньозмінних простоїв устаткування на фабриці-кухні ).
При кодуванні за системою повторенняв коди позицій номенклатури вносять цифрові і буквені позначення, що безпосередньо характеризують об'єкт (розмір, масу і т. п.). Якщо діаметр гвинта 10 мм, а довжина 50 мм, то код його буде 1050.
При комбінованій (мішаній) системі кодування здійснюється одночасно за кількома системами (кодування свердла за діаметром і за системою повторення).
Штриховий код— це послідовність темних і світлих смужок (ліній) різної ширини. Кожний продукт отримує свій код ідентифікації згідно з правилами кодування того чи іншого типу коду.
У торговому залі магазину обладнують вузли розрахунку із скануючими пристроями, які автоматично зчитують штриховий код товару, що реалізується, і передається у пам'ять ЕОМ. Зникає потреба в операторі. Надійність штрихового коду дорівнює одній помилці на 10 тис. зчитаних символів.