Аналіз рисок

Ризик– це можливість зміни планових показників проекту в гіршу сторону в процесі його реалізації по причинах, не залежних від менеджера проекту. Прикладами рисок можуть бути хвороба або звільнення цінного співробітника, задіяного у важливих завданнях, затримка постачання матеріалів, затримка фінансування і тому подібне

На жаль, величина і можливість виникнення риски не піддається формальному опису. Тому аналіз рисокпри плануванні проекту полягає в пошуку найбільш "вузьких", з погляду досвіду менеджера, місць в плані і коректуванні плану з метою мінімізації їх кількості.

У цьому розділі ми опишемо найбільш загальні приклади рисок, які далеко не повністю вичерпують весь перелік рисок, але демонструють підходи до їх аналізу.

Ризики проекту можна розділити на три основні групи:

ризики в розкладі– можливість помилкової оцінки тривалості завдання менеджером проекту

ресурсні ризики– потенційна можливість перевищення ресурсом запланованих трудовитрат, необхідних для виконання завдання, або можливість затримки завдання із-за раптової недоступності ресурсу

бюджетні ризики– можливість перевищення запланованого бюджету проекту.

До ризиків в розкладі відносяться наступні види рисок:

наявність завдань з попередньою тривалістю;

наявність завдань з дуже короткою тривалістю;

наявність дуже довгих завдань, в яких задіяна велика кількість ресурсів;

наявність завдань з календарними обмеженнями.

Завдання з попередньою тривалістюзустрічаються в тих випадках, коли менеджер проекту помилково забув ввести точну оцінку тривалості. Попередня тривалість наголошується знаком "?". Для всіх нових завдань система автоматично встановлює попередню тривалість в 1 день: "1 день?". Менеджер сам може відзначити тривалість як попередню, включивши прапор Попередн. оцінка у вікні властивостей завдання (рис. 6.15).

Рис. 6.15. Установка прапора попередньої тривалості

Щоб знайти подібні завдання використовується зумовлений фільтр Завдання з оцінкою тривалості.

Завдання з дуже короткою тривалістюможуть з'явитися в проекті по двох причинах. По-перше, менеджер може переоцінити можливості виконавців або недооцінити об'єм трудовитрат і складність завдання. Така ситуація можлива, якщо він ухвалює рішення про тривалість завдання без консультації з досвідченими виконавцями. По-друге, самі виконавці, що не мають достатнього досвіду роботи, можуть помилитися в оцінці.

Для виявлення ризикованих завдань потрібно ухвалити рішення про поріг риски, тобто виробити значення тривалості завдання, нижче за яке вона вважатиметься ризикованою.

Припустимо, що ризикованими вважаються всі завдання з тривалістю менше або рівною 2 дням, що не є віхами. Для знаходження таких завдань потрібно визначити фільтр Коротке завдання, зображений на рис. 6.16. Застосування його в діаграмі Ганта дозволить відобразити всі короткі завдання, після чого менеджерові належить провести додатковий аналіз їх тривалості.

Рис. 6.16. Фільтр для пошуку коротких завдань

Дуже довгі завдання з великою кількістю ресурсіввідносяться до ризикованих, оскільки наявність значної кількості виконавців робить важким процес правильної оцінки тривалості. Для спрощення оцінки подібне завдання доцільно розбити на декілька і перетворити у фазу: чим простіше завдання, тим легше за неї оцінити.

Для пошуку ризикованих завдань в даному випадку нам знадобиться обчислюване поле Кількість ресурсів, створене на основі поля Число2. Його значення обчислюється за формулою (рис. 6.17). Оскільки в системі немає засобів підрахувати кількість ресурсів завдання, як такого формула використовує довжину текстового поля Назви ресурсів.

Рис. 6.17. Формула для поля Кількість ресурсів

Далі в представленні діаграма Ганта відобразимо таблицю Введення і додамо в неї стовпець Кількість ресурсів. Для перегляду ресурсів завдання відобразимо форму (Вікно/розділити) і виберемо форму Ресурси і послідовники з її контекстного меню. Ліва частина цієї форми відображає перелік призначених завданню ресурсів.

Відсортуємо таблицю діаграми Ганта спочатку по убуванню тривалості завдань, а потім по убуванню поля Кількість ресурсів відповідно до зображення на рис. 6.18.

Рис. 6.18. Параметри сортування

Результат сортування і остаточний вид представлення зображений на рис. 6.19. До найбільш ризикованих завдань можуть бути віднесені Постановка завдання, Тестування і виправлення помилок і Складання програмної документації. Проте, перша і третя використовують тільки один трудовий ресурс і декілька матеріальних і витратних. Тому їх не можна віднести до ризикованих. У завданні ж Тестування і виправлення помилок задіяні всі три працівники проекту, у зв'язку з чим її віднести до ризикованих можна.

Рис. 6.19. Діаграма Ганта після сортування

Завдання з календарними обмеженнямиє чинником риски в тому випадку, якщо встановлені обмеження можуть бути порушені. Прикладом таких завдань є завдання з обмеженням Закінчення не пізніше і завдання зі встановленими крайніми термінами.

Для цілей аналізу створимо поля, що настроюються, обчислюються по формулах відповідно до табл.6.2.

Таблиця 6.2.

Створити фільтр Обмеження по часу, за допомогою якого відображаються тільки завдання з обмеженням Закінчення не пізніше або з ненульовим значенням крайнього терміну. Вікно створення фільтру зображене на рис. 6.20. У таблицю Введення діаграми Ганта додамо створені поля Запас до обмеження, що настроюються, Запас до крайнього терміну і Запас. Після використання фільтру Обмеження по часу таблиця має вигляд, зображений на рис. 6.21. Аналіз значень поля Запас дозволяє зробити вивід про ризиковану завдання Тестування і виправлення помилок, оскільки її запас між датами закінчення і обмеження складає всього два дні.

Рис. 6.20. Фільтр Обмеження по часу

Рис. 6.21. Результат фільтрації таблиці

До ресурсних ризиків відносяться наступні види рисок:

залучення до робіт недосвідчених співробітників;

трудові ресурси з великим об'ємом трудовитрат;

ресурси з наднормовою роботою.

Залучення до робіт недосвідчених співробітниківнебезпечно тим, що недолік досвіду може позначитися на швидкості виконання завдання. Недосвідченому співробітникові вимагається більше часу, щоб увійти до курсу справи. Особливо ризикованою є ситуація, коли такий співробітник сам виконує завдання, без допомоги досвідченіших колег.

Для цілей аналізу даного виду риски набудуємо поле Флаг1 і перейменуємо його в Досвідчений співробітник. Створимо своє представлення з ім'ям Аналіз ризиків (Від/інші представлення/Створити/Комбіноване представлення). Вікно настройки представлення зображене на рис. 6.22. Представлення суміщатиме в собі Лист ресурсів у верхній частині і Використання завдань в нижній.

Відкриємо створене представлення, у верхній частині додамо стовпець Досвідчений співробітник, встановимо фільтр, що відображає тільки трудові ресурси і для них заповнимо значеннями цей стовпець. Вибравши недосвідченого співробітника, в нижній таблиці представлення аналізуємо всі призначені завдання (рис. 6.23).

Рис. 6.22. Вікно настройки представлення

Рис. 6.23. Аналіз риски використання недосвідчених співробітників

Аналіз показує, що завдання Розробка структури бази даних і Заповнення бази даних є ризикованими, оскільки їх виконує тільки недосвідчений співробітник Програміст1.

Трудові ресурси з великим об'ємом трудовитраттакож представляють певний чинник риски. Якщо деякий працівник бере участь у великій кількості завдань, особливо критичних, і несе підвищену відповідальність в проекті, то його непередбачена недоступність (хвороба, звільнення) може завдати значного збитку проекту на етапі виконання.

Для аналізу риски використовуємо представлення Аналіз ризиків, створене у попередньому випадку. У верхній його частині в Лист ресурсів додамо стовпець Трудовитрати і призначимо фільтр, що відображає тільки трудові ресурси. Відсортуємо таблицю по убуванню трудовитрат. У нижній частині представлення виберемо діаграму Ганта. Результат зображений на рис. 6.23. З аналізу робимо вивід, що розподіл трудовитрат по працівниках приблизно однаково, але Програміст2 має найвищі трудовитрати і зайнятий виключно в критичних завданнях. Тому його участь в проекті найцінніше і має найвищий ризик.

Рис. 6.24. Аналіз використання співробітників з великими трудовитратами

Ресурси з наднормовою роботоюстворюють ризик невиконання планових показників унаслідок втоми і меншої продуктивності праці. Для аналізу риски слід скористатися представленням Аналіз ризиків, додати в Лист ресурсів стовпець Наднормові трудовитрати і відсортувати співробітників по їх убуванню.

Для зменшення рисокіснують наступні підходи:

розробка плану заборони рисок, який припускає вставку в проект завдань, виконання яких зменшує той або інший вид риски (наприклад, навчання недосвідченого співробітника приведе до зменшення відповідного виду риски);

розробка плану реакції на ризики, який включає сукупність заходів, які будуть виконані при виникненні тієї або іншої несприятливої ситуації (наприклад, хвороба цінного співробітника);

вставка в план проекту тимчасових резервів – фіктивних робіт, що створюють часовий буфер між реальними роботами (особливо критичними).