Документ как объект права
Внедрение информационной технологии в различные сферы деятельности определяет требования к структуре информации и, следовательно, к классификации ее компонентов. Понятие документа как структурно-законченного информационного компонента лежит в основе многих информационных систем. В этой связи можно говорить о составном документе, о фрагменте документа и т.д. По сути дела, книги, журнальные статьи, отчеты, их главы и параграфы, деловые письма, справки, служебные записки, правовые акты и другие компоненты деловой жизни в рамках принятой точки зрения можно отнести к документам.
В зависимости от принятой информационной модели в разрабатываемой, внедряемой или применяемой информационной системе используется определенная классификация документов, аналогично тому, как это делается в неавтоматизированных системах (например, библиотечном каталоге). Какова же правовая основа документа?
Документы представляют собой специфические носители информации. В сфере управления при определенных условиях носитель информации приобретает качество документа, и правовое регулирование охватывает весь круг вопросов документирования - от создания документа до его использования.
Установление порядка использования документации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, стало необходимым условием дальнейшего усовершенствования экономики, основой упорядочения документооборота в народном хозяйстве / 7 /. Особое значение приобрели правовые вопросы изготовления и использования документации в связи с тенденцией замены традиционных письменных (бумажных) документов документами, изготовленными вычислительными средствами, в том числе документами на технических носителях.
В литературе понятие документа не получило однозначного определения. В зависимости от области знаний внимание специалистов концентрируется на разных признаках документа. Пока сформировались две точки зрения: одна ставит знак равенства между документом и носителем информации, вторая полагает, что документ - это специфический носитель информации, имеющий специальные признаки и черты.
Согласно второй точке зрения, преимущественно распространенной в юридической литературе, документом является носитель такой информации, содержанию и способу фиксации которой действующее законодательство придает определенное правовое значение. Правовое значение любых типов документов выражается в их способности вызывать юридические последствия, т.е. определенным образом влиять на возникновение, изменение или прекращение соответствующих правоотношений. При этом речь идет не о том, что сам по себе документ вызывает определенные юридические последствия, а о тех последствиях, с которыми связывает право тот или иной документ. Право закрепляет за соответствующими документами их роль в правоотношении.
Наряду с определением документа следует выделить и его признаки. Они таковы: документ создается и оформляется уполномоченными на то организациями и лицами в соответствии с порядком, установленным нормативными актами или иными правилами, имеющими правовое значение, удостоверяет непосредственно или в системе других носителей информации наличие фактов, событий, процессов, допускает возможность многократного обращения к информации, зафиксированной в нем, и служит основанием для осуществления соответствующей деятельности.
Таким образом, только комбинация носителя информации и самой информации - ее содержания и способов закрепления, с которыми действующее законодательство связывает определенные правовые последствия, превращает носитель информации в документ. Эти общие положения позволяют наметить пути развития и совершенствования правового регулирования документооборота.
Можно выделить три основных круга проблем в упорядочении документооборота, вызванных потребностями применения вычислительной техники:
• установление порядка в использовании новых типов документов;
• создание унифицированных систем традиционных (бумажных) документов;
• создание единой общегосударственной системы классификаторов и систем кодирования (единого языка описания систем).
Установление порядка использования документации, обрабатываемой средствами вычислительной техники, предполагает разработку и принятие в установленном порядке общеобязательных правил, направленных на регламентацию отношений, возникающих между соответствующими работниками, между вычислительными центрами и органами управления по поводу использования новых типов документов в социально-экономической деятельности предприятий.
В связи с использованием документации, обрабатываемой с помощью средств вычислительной техники и требующей правового регулирования, можно выделить следующие проблемы:
1) установление и законодательное закрепление качественных характеристик социально-экономической и научно-технической информации, фиксируемой на документах, обрабатываемых средствами вычислительной техники (ВТ);
2) установление и законодательное закрепление использования новых типов документов;
3) установление и законодательное закрепление технологических и организационных требований, соблюдение которых позволит считать документы, обрабатываемые средствами ВТ, имеющими юридическую силу;
4) определение порядка доступа организаций и граждан к документации, обрабатываемой средствами ВТ, в том числе и сроков такого доступа, порядка разрешения споров по этим вопросам ;
5) установление соотношения между традиционными (бумажными) документами и новыми документами на технических носителях информации, в том числе порядка замены в необходимых случаях оригиналов традиционных (бумажных) документов;
6) порядок удостоверения документации, обрабатываемой средствами ВТ, проставление реквизитов, идентифицирующих эти документы, иначе - подтверждение их юридической силы и установление ответственности конкретных лиц за достоверность информации, содержащейся в этих документах;
7) установление способов внесения изменений, исправлений в документы, обрабатываемые ВТ;
8) порядок сбора, регистрации, хранения, обработки и передачи этой документации;
9) установление юридического статуса всех участников юридических отношений, возникающих по поводу использования документации, обрабатываемой средствами ВТ, и прежде всего положений вычислительных центров в системе управления;
10) установление юридической ответственности за нарушение правил обращения с документацией, обрабатываемой средствами вычислительной техники.
Введение в документооборот документов, обрабатываемых средствами ВТ, вывело эту область на качественно новую ступень развития. Документы, обрабатываемые ВТ, по своим свойствам превосходят традиционные. А возможности гипертекстовых и систем мультимедиа открывают дополнительные возможности. Если сейчас документ представляет собой текстовую информацию, то в дальнейшем эти возможности позволят ввести в документ звук, движение, трехмерную графику и т.д.
Понятие документооборота, или организации движения документов между пользователями системы, имеет важное значение для безбумажной технологии.
Каждое перемещение документа или его создание, модификация, архивирование и т.д. определяют некоторую функцию, обеспечивающую функционирование информационной системы. Классификация функций играет существенную роль при построении информационной модели, так же как и их взаимосвязи с документами и пользователями (обобщенными рабочими местами).