Формуляр документа
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:
1) державний герб;
2) емблема організації чи підприємства;
3) зображення державних нагород;
4) код установи, організації, підприємства;
5) код форми документа;
6) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;
7) повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа;
8) назва структурного підрозділу;
9) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10) назва виду документа;
11) дата;
12) індекс;
13) посилання на індекс та дату вхідного документа;
14) місце укладання або видання;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження;
18) резолюція;
19) заголовок до тексту;
20) позначка про контроль;
21) текст;
22) позначка про наявність додатка;
23) підпис;
24) гриф узгодження;
25) віза;
26) печатка;
27) відмітка про засвідчення копії;
28) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
29) відмітка про надходження;
30) відмітка про перенесення даних на машинний носій;
31) відмітка про надходження до справи.
Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розташуванням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.
Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк– друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.
Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.
Мета правильного оформлення документів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.
Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 мм х 297 мм; 148 мм х 210 мм). Деякі види документів (плани, відомості, таблиці) – А3 (297 мм х 420 мм). Документи, які створюються рукописним або друкарським способом, мають поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 – 25 мм, нижнє – 19 – 25 мм, або ліве – 25 мм, праве – 25 мм, нижнє – 25 мм, верхнє – 20 мм.