Информационная технология управления
Цель информационной технологии управления – удовлетворение информационных потребностей сотрудников предприятия, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
– оценка планируемого состояния объекта управления;
– оценка отклонений от планируемого состояния;
– выявление причин отклонений;
– анализ возможных решений и действий.
Данная технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и идеально подходят для удовлетворения идентичных информационных потребностей сотрудников различных функциональных подсистем или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем его деятельности. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.
Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям. Например, суммирующий отчет по заработной плате.
Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения. Например, сравнительный отчет по заработной плате относительно видов работ.
Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Например, чрезвычайный отчет по превышению лимита сверхурочного времени.
Однако управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния).
Основные компоненты информационной технологии управления представлены на рисунке 2.2.
Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.
Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации
Рисунок 2.2 – Основные компоненты информационной
технологии управления
База данных, используемая для получения указанной информации состоит из следующих элементов:
– данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
– планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
Пример.Экономическая и финансовая деятельность поддерживается пакетами прикладных программ (ППП):
1. Программный продукт Audit Expert, разработанный фирмой ПроИнвест-Консалтинг, является эффективным инструментом комплексного анализа финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Приведение финансовой отчетности к международному стандарту позволяет Audit Expert преобразовать данные финансовой отчетности за разные годы в аналитические таблицы, соответствующие требованиям Международных стандартов бухгалтерского учета.
Такой подход делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов. Отчеты формируются на русском и английском языках.
2. «Экономический анализ и прогноз деятельности фирмы, организации» (фирма ИНЕК), реализующий функции: экономический анализ деятельности фирмы, предприятия; бизнес-план; технико-экономическое обоснование возврата кредитов; анализ и отбор вариантов деятельности; прогноз баланса, потоков денежных средств и готовой продукции.
3. «Финансовый анализ предприятия» (фирма Инфософт), реализующий функции: общая оценка финансового состояния; анализ финансовой устойчивости; анализ ликвидности баланса; анализ финансовых коэффициентов (ликвидность, маневренность, покрытие, соотношение заемных и собственных средств); анализ коэффициентов деловой активности; расчет и анализ коэффициентов оборачиваемости; оценка рентабельности производства.
Справочное и информационное обеспечение экономической деятельности представлено следующими ППП: «ГАРАНТ»: (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль), «КОНСУЛЬТАНТ+», (налоги, бухучет, аудит, предпринимательство, банковское дело, валютное регулирование, таможенный контроль).
Для оперативного учета и контроля наибольшее число ППП создано для бухгалтерского учета. Среди них можно отметить «1С:Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «ABACUS», «Бухкомплекс», «Бэст» и др.
В области создания финансово-кредитных систем наиболее известны фирмы «Диа-софт», «Инверсия», R-Style, Программбанк, «Асофт» и ряд других.