Питання 1. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти
Тема 3.3. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів
Запитання та завдання для самоперевірки
Теми рефератів
Високий та низький рівень стандартизації ділового тексту.
Бланк і трафаретний текст.
Що таке стандартизація мови ділових паперів?
На які види поділяються документи за способом викладу матеріалу?
Які дії треба виконати, щоб укласти документ із високим рівнем стандартизації?
У результаті чого виникають стандартні мовні конструкції?
Назвіть головний реквізит у документах із низьким рівнем стандартизації.
З яких логічних елементів складається текст?
Які види текстів можна виділити залежно від способу викладу матеріалу?
Самостійна робота 13
Література: 18, с. 104 - 324; 21, с. 77 - 128; 25, с. 77 -115; 26, с. 65-90; 29, с. 33-45.
МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
Довідково-інформаційні документи- це група документів, що забезпечують процес функціонування підприємств, організацій у відносинах між собою, а також громадянами.
Розгляньте опорну схему 11, запам'ятайте, які документи належать до довідково-інформаційних.
Потрібно опрацювати теоретичний матеріал про документи та їх зразки: оголошення, запрошення, доповідну та пояснювальну записки, виробничі звіти, користуючись зразками документів.
Оголошення- це документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. За змістом оголошення поділяються на два види:
оголошення про майбутню подію;
оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання.
Оголошення про майбутню подію має такі реквізити:
Назва виду документа (виділяється великими літерами).
Текст (вказується хто і про що повідомляє) містить:
дату (виділяється шрифтом, кольором);
місце (точно вказується адреса);
організатора;
коло осіб, які запрошуються на подію;
умови входу.
3. Підпис (назва установи або колегіального органу. Прізвище або посада особи, яка дає оголошення).
Оголошення про потребу в послугах або можливість їх надання містить такі реквізити:
Назва документа.
Заголовок.
Текст.
Адреса автора оголошення.
Форми і різновиди оголошень: писані, мальовані; друковані; афіші, реклами приватних осіб і організацій.
Оголошення
Сім'я з двох осіб найме двокімнатну квартиру поліпшеного планування на Мінському масиві строком на 1 рік. Тел. 430-97-05.
Оголошення
АКЦІОНЕРНИЙ БАНК "БОНУС-БАНК"
пропонує:
відкриття і ведення рахунків юридичних осіб;
розрахунково-касове обслуговування клієнтів на вигідних умовах;
приймання депозитних вкладів від юридичних осіб на різні строки (мінімальна сума вкладу 100 грн).
м. Київ, проспект Возз'єднання, 15 (Дарницький район) тел. 550-23-40, 553-37-07.
Часто оголошення наближаються до реклами за стилем викладу: в них використовуються риторичні звертання та запитання, емоційно насичені слова, прикметники у формі ступенів порівняння, неповні речення та ін.
Запрошення- це різновид службового листа, в якому висловлюється звернення до особи чи організації взяти участь у певному заході. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію. Оформляється цей документ на окремих бланках.
Запрошення повинне бути естетично оформленим, мати точні відомості.
Реквізити | Вимоги до оформлення | |
Назва документа Звертання до адресата Вказівка на конкретну особу | Естетично оформлена листівка Вживання слів мовного етикету: шановний, вельмишановний, дорогий, високошановний, шановний добродію, колего Прізвище, ім'я, по батькові ставляться в кличній формі | |
Текст повідомлення і запрошення з вказівкою: -дати і часу події; місця; -тематики, порядку денного, доповідачів; -прізвища відповідальної особи; -маршруту проїзду Підпис | Пишіть правильно: Взяти участь, а не прийняти участь, Вас (форма ввічливості з великої літери) Програма з вказівкою доповідачів і теми доповідей додається | |
Зразок
ЗАПРОШЕННЯ
Шановна Валентино Іванівно!
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції "Українська мова - державна мова".
Порядок денний:
Становлення української мови як державної (Заболотний А.Д.).
Українська мова - мова ділових паперів (Зюбрецький К.М.).
Труднощі впровадження української мови в документацію різних галузей промисловості (Очеретини П.П.)
Науково-практична конференція відбудеться в актовому залі Будинку вчителя (м. Київ, вул. Володимирська, 57) 30-31 жовтня 2004 року.
Початок о 12.00
їхати: тролейбусами № 5, 8, 9, 17, метро до зупинки "Університет"
Доповідна записка- це письмове повідомлення на ім'я керівника, в якому повідомляється про певний факт, подію, виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка складається з ініціативи її автора, деколи за вказівкою керівника. Розрізняються внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації. Доповідні записки носять інформаційний та звітний характер.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, найкраще поділити його на частини. У кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.
Реквізити
Назва виду документа
Заголовок
Адресат
Текст
Адресант
Дата складання
Підпис
Заступнику директора технікуму
з навчальної роботи
куратора гр. Б-21
Симоненко Світлани Вікторівни