Питання 1. Стандартні і нестандартні документи

Тема 3.2. Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Запитання для самоперевірки

Тема реферату

Документи різних видів.

Що таке документ?

Назвіть критерії класифікації документів.

Які документи називаються управлінськими?

На які групи поділяються управлінські документи?

До кожної групи документів відповідно до їх класифікації наведіть по три назви документів.

Самостійна роботи 12

Література: 2, с. 33 - 50; 18, с. 26; 29, с. 8, 9.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Однією з найбільш характерних рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів- це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словосполучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів. їх використання повністю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови ділових паперів досягається скоро­чення невиправданої інформаційної надлишковості в документі за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу матеріалу поділяють на і документи з високим та низьким ступенями (рів­нями) стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації (стандартизовані документи)складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст- це текст-зразок або текст-стереотип, на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характе­ру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулювання тексту-зразка. Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти- тексти, в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі. Приклад: договори різних типів, накла­дна, відомість та ін. Щоб укласти документ з високим ступенем стандартиза­ції, треба виконати такі дії:

вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку;

заповнити формуляр;

створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які не передбачені формуляром бланка.

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті однотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування. Повторення слів і словосполучень утворюють своєрідний постійний зміст документа, який використовується в конкретних ситуаціях офіційного спілкування. Крім того, стандартизовані одиниці ділового стилю мають певне закріплене місце у змісті документа, яке змінюється лише в разі зміни призначення документа і конкретної мовної ситуації.

Стандартизовані мовні звороти вимагають мінімального напруження і прискорюють процес укладання документів. Одержати необхідну інформацію в документах з високим ступенем стандартизації можна шляхом пошуку ключових слів і типізова­них зворотів.

Документи з низьким рівнем стандартизації(нестандартні, індивідуальні документи) - це ділові папери, в яких заздалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра документа, а спосіб викладу інформації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілкування і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації головним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об'єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

Документи з низьким рівнем стандартизації складаються залежно від конкретних ситуацій, тому добір слів та словоспо лучень і конструкцій в них кожного разу відмінний від інших таких документів. За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяють на розповіді, описи, міркування.

У розповіді події, явища, факти подаються в тій хроноло­гічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності. Приклад: автобіографія.

В описі характеризуються явища, предмети, особи, події з перерахуванням характерних ознак, властивостей, особливостей. Приклад: характеристика.

Міркування - це вид тексту, в якому логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і доводять або заперечують якусь визначну тезу. Приклади: службова записка, звіт, лист.

Текст документа складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, обґрунтовується його мета, необхідність, у другій - пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст документа має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюються прохання без мотивування, а в наказах подається розпорядження без преамбули.

Також слід зазначити, що текст документа має декілька логічних елементів. Це вступ, докази, закінчення. У доказах викладається суть питання, аргументи, факти, подаються цифрові дані, що обґрунтовують правильність порушуваного питання. У закінченні формулюються основні думки, висновки (хоча висновки інколи можуть подаватися після доказів), прохання, пропозиції, згоди чи відмови.

Залежно від змісту документа у тексті використовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий, коли за вступом ідуть докази і висновки. Зворотний, коли спочатку подаються висновки, а потім - докази. Приклад документів з низьким ступенем стандартизації, тексти яких будуються у зворотному порядку: листи, пропозиції, прохання, відмови, доповідні, пояснювальні записки тощо.

У деяких документах поєднуються усі три способи викладу, наприклад в атестаційній характеристиці.

Розгляньте зразки оформлення стандартизованих доку­ментів.

СПИСОК

Список- це документ, в якому дається перелік осіб, предметів, об'єктів. Складається з метою інформації або реєстрації за алфавітним порядком або хронологічним принципом, від більш важливого до менш значимого.

Список іноді дається як додаток до певного документа.

Список переможців І туру IV Міжнародного конкурсу ім. П. Ялика технікуму

Голова оргкомітету конкурсу підпис Голяченко А.О.