Форми викладу інформації в текстах документів
Вони різноманітні, залежать від виду документа, його призначення.
Найбільш розповсюджені:
форма першої особи однини (я): характерна для листів, факсів, автобіографій, заяв, пояснювальних записок, наказів, розпоряджень;
форма першої особи множини (ми): характерна для протоколів (ухвалили, слухали);
форма третьої особи однини і множини (він, вона, вони): повідомляє, рекомендує, заслуховує, зобов'язують.
Під час підготовки тексту документа слід дотримуватися таких правил:
Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити документа.
Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з метою, потрібний для, в порядку.
Уживати синтаксичні конструкції типу:
Доводимо до Вашого відома, що...
Нагадуємо Вам, що...
Підтверджуємо з вдячністю...
У порядку надання матеріальної допомоги...
У порядку обміну досвідом...
У зв'язку з вказівкою...
Відповідно до попередньої домовленості...
Відповідно до Вашого прохання...
5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи...
Беручи до уваги..
Розглянувши..
Вважаючи...
6. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
| Слід писати | Не можна писати |
| ужити заходів | прийняти заходи |
| брати (взяти) участь | прийняти участь |
| погодити | здійснити погодження |
| вплинути | здійснити вплив |
| порядок денний | повістка денна |
| пропозиції | предложення |
| вирішити, розв'язати | забезпечити рішення |
| боротися | проводити боротьбу |
| заходи | міроприємства |
| такі члени групи: | слідуючі члени групи: |
| не можна визнати задовільним | не може бути визнаним задовільним |
| незабаром | у самий найближчий час |
| не з'являються на заняття | мають місце випадки неявки на заняття |
Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова - на початку речення).
Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не відповіли на лист-запит... Вами ще не дана відповідь на лист-запит... Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує... Комісія підтверджує... Телевізійне агентство повідомляє...
9. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію. Затвердити пропозицію...
Попередити правління...
10. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:
Наказую...
Пропоную...
Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості з допомогою слів:
Шановний... Високошановний... Вельмишановний... Високоповажний...