Контролю й аналізу

Вивчаючи дану тему, необхідно звернути увагу на інформаційне забезпечення обліку при різних формах обліку і технічне забезпечення як при ручній так і при автоматизованій обробці інформації. Досконало знати ергономічне забезпечення організації обліку.

Забезпечення обліку, контролю і аналізу

Тема 10. Організація інформаційного, технічного та ергономічного

10.1. Організація інформаційного забезпечення обліку,

Організація інформаційного забезпечення облікурозглядається як сукупність вхідних даних, система бази даних, їх обробка і одержання вихідної інформації. Загальне визначення і склад інформаційного забезпечення обліку має певні особливості, зумовлені його специфікою. Відомо, що основним об’єктом обліку є облікова інформація на різних етапах технології обліку в цілому і технології розв’язання кожного облікового завдання. Зокрема, у зв’язку з цим на певній стадії облікового процесу облікова інформація є метою, результатом вирішення одного облікового завдання і, разом з тим, використовується для розв’язання іншого облікового завдання. На цій стадії така облікова інформація для наступного облікового завдання виступає як інформаційне забезпечення його розв’язку. Так, метою завдання з обліку матеріалів є одержання інформації про фактичний відпуск матеріалів, яка забезпечує розв’язання завдань з обліку витрат виробництва.

Організація інформаційного забезпечення обліку покладена в основному на працівників бухгалтерії, а також підрозділів (складів, цехів) підприємства, що здійснюють первинний облік.

Важливим питанням формування інформаційного забезпечення є організація складу, структури бази даних і режиму функціонування автоматизованого банку даних (АБД).

В умовах використання ЕОМ найбільш ефективним є формування загальної бази даних для всіх функціональних підсистем і спеціалізованої для кожної зокрема, в тому числі і для бухгалтерського обліку.

Загальні і спеціалізовані підрозділи бази даних в умовах використання ЕОМ створюються з урахуванням вимог в разі передавання звітної інформації різним органам управління, відділенням, секторам тощо.

До компонентів інформаційного забезпечення відносять: дані, необхідні для вирішення завдань обліку, методи і засоби подання облікових даних, систему уніфікованих документів, систему і методику створення баз даних, інформаційну взаємодію завдань обліку, засоби формалізації запису даних, організації потоків облікової інформації, методи і засоби розподільної інформаційної системи обробки інформації, інформаційну послідовність виконання завдань обліку.

Методи і засоби подання облікових даних включають засоби описання інформаційних взаємозв’язків даних, організації баз даних на машинних носіях, достовірності інформації, правила документування первинних документів та ін.

Особливе значення має інформаційна взаємодія між робочими місцями бухгалтера з іншими підсистемами. Взаємозв’язок завдань обліку з іншими підсистемами забезпечується спільною структурою кодів рахунків і об’єктів аналітичного обліку, кодів структурних підрозділів, спільною нормативно-довідковою інформацією і спільною структурою інформаційних даних.

Робочі місця бухгалтера в умовах поділу за функціональними ознаками поділяють на три рівні управління:

діяльністю структурних підрозділів підприємства (цех, дільниця, ферма, бригада, склади, відділи та ін.);

щодо ділянок обліку (облік основних засобів, матеріальних цінностей тощо);

бухгалтерським обліком у цілому.

Робочі місця бухгалтера першого рівня призначено для формування і підготовки первинних документів, обробки і використання інформації, що формується на місцях виникнення інформації. Це дає змогу системно своєчасно оформити усі відхилення від нормальної роботи структурних підрозділів, оперативно втручатися у процес виробництва з економного використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Робочі місця бухгалтера другого рівня дають можливість проводити контроль первинної інформації, розв’язувати в діалоговому режимі регламентовані завдання з кожної дільниці обліку.

Робочі місця бухгалтера третього рівня призначено для проведення аналізу роботи структурних підрозділів підприємства в цілому, узагальнення зведених даних, складання оперативної і періодичної звітності, здійснення контролю за використання трудових, матеріальних, фінансових ресурсів.

Важливим елементом організації інформаційного забезпечення є розробка форм видання вихідної інформації (машинограм, відеограм). Вихідні форми мають містити відповідність необхідної інформації.

Організація інформаційного забезпечення контролю та аналізу включає організацію номенклатур, формування бази даних і режиму функціонування АДБ, порядок збереження контрольної та аналітичної інформації.

При формуванні інформації для контролю й аналізу господарської діяльності слід враховувати, що набір показників залежить насамперед від умов та особливостей управління тією чи іншою ланкою народного господарства.

Значний вплив на набір показників, які використовуються для розв’язання окремих аналітичних завдань, має застосування економіко-математичних методів і обчислювальної техніки.

Важливим питанням інформаційного забезпечення аналізу є організація узгодження вхідної інформації в часі і просторі. Раціональність періодів проходження інформації необхідно розглядати по вертикалі і горизонталі. Перше означає, що період за часом формування тієї чи іншої інформації у ланцюгу управління має суворо забезпечувати періоди одержання певного виду інформації на всіх етапах управління, отже, по вертикалі. Те саме відбувається і по горизонталі. Отже, тимчасові періоди проходження інформації в одних підсистемах мають відповідати проходженню її в інших. Тимчасові періоди проходження одного виду інформації (як по вертикалі, так і по горизонталі) мають бути логічно узгоджені з періодами проходження інших видів економічної інформації також по вертикалі і горизонталі.