Організація обліку запасів

Методологічні засади формування у бухгалтерському обліку інформації про запаси і розкриття її у фінансовій звітності регламентується Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 “Запаси”.

Запаси – це активи, які утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності, перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Щоб правильно організувати бухгалтерський облік запасів їх поділяють на такі класифікаційні групи:

1) сировина, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності;

2) незавершене виробництво;

3) готова продукція;

4) товари;

5) малоцінні та швидкозношувані предмети;

6) поточні біологічні активи, якщо вони оцінюються за цим Положенням (стандартом), а також сільськогосподарська продукція і продукція лісового господарства після її первісного визнання.

До продукції сільськогосподарського виробництва відносять продукцію рослинництва, тваринництва, промислових підсобних і інших виробництв. За призначенням дану продукцію поділяють на виробничі запаси (насіння і посадковий матеріал, корми, органічні добрива та ін.) і товарну частину продукції.

Придбані (отримані) або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю.

Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами, визнається їхня виробнича собівартість.

Первісною вартістю запасів, що придбані за плату, є їх купівельна вартість і витрати, пов’язані з придбанням.

Сільськогосподарська продукція, поточні і додаткові біологічні активи при їх первісному визнанні оцінюються за справедливою вартістю, зменшеною на очікувані витрати на місці продажу. Поточні біологічні активи, справедливу вартість яких визначити неможливо, оцінюються за первісною вартістю.

При відпуску запасів у виробництво, продажу та іншому вибутті оцінка їх може здійснюватися за одним з таких методів:

– ідентифікованої собівартості відповідної одиниці;

– середньозваженої собівартості;

– собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);

– нормативних витрат;

– ціни продажу.

На дату балансу запаси відображаються у бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації, яка включає очікувану ціну реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію.

Організація первинного обліку.Первинний облік продукції і матеріалів ведуть у типових формах документів, затверджених Держкомстатом України. Сільськогосподарські підприємства використовують також спеціалізовані форми первинних документів, затверджених Міністерством аграрної політики України.

Для оприбуткування зернової продукції використовують “Реєстр відправки зерна та іншої продукції з поля”, “Путівку на вивезення продукції з поля”, “Талон водія”, “Талон комбайнера”. Виходячи із конкретних умов, підприємство може використовувати або реєстри, путівки чи талони.

Зерно, яке поступає на тік або склад, обов’язково зважується і оформляється “Реєстром приймання зерна вагарем”.

На підставі наведених вище первинних документів завідуючий током (комірник) робить записи у “Книзі складського обліку” або “Картках складського обліку” і “Відомості руху зерна та іншої продукції”. Дані про кількість витраченого зерна записують на підставі товарно-транспортних накладних, актів на переробку продукції та інших документів. У кінці робочого дня відомість разом з первинними документами передають до бухгалтерії підприємства.

Результати сортування, сушіння зерна оформляються “Актом на сортування і сушіння продукції рослинництва”.

Облік урожаю картоплі, овочевих, баштанних, плодоягідних, горіхоплідних, субтропічних і цитрусових культур, а також винограду та ягід ведуть у “Щоденнику надходження сільськогосподарської продукції”.

Підставою для оприбуткування грубих і соковитих кормів служать “Акти приймання грубих і соковитих кормів”. Зелену масу, згодовану худобі шляхом випасання, оприбутковують в “Акті на оприбуткування пасовищних кормів”.

Цукрові буряки оприбутковують у “Щоденнику надходження сільськогосподарської продукції”.

Облік надоєного молока ведуть у “Відомості обліку надою молока”. Щоденний облік надходження і витрачання молока протягом місяця ведуть у “Відомості руху молока”.

Основним первинним документом по обліку надходження вовни є “Акт настригу і приймання вовни”, який складають на підставі “Щоденника надходження і відправлення вовни на заготівельні пункти”.

Облік одержаних яєць на неспеціалізованих підприємствах здійснюють у “Щоденнику надходження сільськогосподарської продукції”. На птахофабриках надходження яєць обліковують в “Обліковій картці руху дорослої птиці”. Зібрані за день яйця передають за накладними на склад. В цеху інкубації результати сортування яєць оформляють “Актом на сортування яєць у цеху інкубації”.

Надходження інших видів продукції тваринництва (меду, риби, побічної продукції) оформляють накладними або щоденниками надходження сільськогосподарської продукції.

Відпуск і витрачання продукції рослинництва і тваринництва оформляють накладними (при внутрішньогосподарському переміщенні), товарно-транспортними накладними (при реалізації продукції), актами (при витрачанні насіння і посадкового матеріалу на посів), відомостями (при списанні кормів на годівлю тварин), лімітно-забірними картками та іншими документами.

Продукти переробки продукції рослинництва (борошно, соління, консерви, соки та ін.) оприбутковують на підставі “Звіту про переробку продукції”. Готову продукцію, яку відправляють з пунктів переробки, оформляють накладними (при внутрішньогосподарському переміщенні) або товарно-транспортними накладними (при реалізації стороннім покупцям).

Переробка молока в молочні продукти обліковується у “Відомості переробки молока і молочних продуктів”.

Продукцію і вироби інших підсобних і допоміжних виробництв (майстерень, цехів, пилорам і т.д.) оприбутковують накладними.

Вихід продукції їдалень і буфетів (готових страв, кулінарних виробів та ін.) відображають у “Калькуляційній картці” та “Акті про реалізацію і відпуск виробів кухні”.

Певна частина матеріальних цінностей поступає зі сторони: покупні матеріали, паливо, будівельні матеріали, запасні частини та ін. Супровідними документами при надходженні цих матеріалів є рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, платіжні вимоги-доручення та ін. Ці документи при надходженні товарно-матеріальних цінностей реєструють у “Журналі обліку вантажів, що надійшли”.

Відпуск зі складу насіння, мінеральних добрив, нафтопродуктів, будівельних матеріалів оформляють “Лімітно-забірними картками на одержання матеріальних цінностей” чи накладними.

На складах і в інших місцях зберігання цінностей облік ведуть матеріально відповідальні особи в кількісних вимірниках у “Книгах складського обліку” або “Картках складського обліку матеріалів”. В книги (картки) на основі первинних документів записують кожну операцію по надходженню і вибуттю цінностей.

Для відображення руху матеріальних цінностей завідуючі складами, інші матеріально відповідальні особи щомісяця на основі даних книги (карток) і первинних документів складають “Звіт про рух матеріальних цінностей” і разом з первинними документами передають в бухгалтерію. В бухгалтерії, після перевірки звітів, складають регістри синтетичного і аналітичного обліку.

Організація синтетичного і аналітичного обліку.Облік наявності і руху продукції та матеріалів здійснюють на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках класу 2 “Запаси”: 20 “Виробничі запаси”, 21 “Поточні біологічні активи”, 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”, 25 “Напівфабрикати”, 26 “Готова продукція”, 27 “Продукція сільськогосподарського виробництва”, 28 “Товари”.

Всі ці рахунки по відношенню до балансу активні (крім субрахунка 285 “Торгова націнка”, синтетичного рахунка 28 “Товари”), основні, матеріальні, інвентарні. По дебету цих рахунків обліковують наявність і надходження продукції та матеріалів, а по кредиту – їх списання (витрачання).

Для обліку наявності і руху вироб­ничих запасів призначений рахунок 20 “Виробничі запаси”, на якому по відповідних субрахунках обліковують сировину й матеріали, купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби, паливо, тару й тарні матеріали, будівельні матеріали, матеріали, передані в переробку, запасні частини, матеріали сільськогосподарського призначення (насіння, корми, добрива, медикаменти тощо) та інші матеріали.

Аналітичний облік виробничих запасів ведуть за їх видами, сортами, іншими номенклатурними одиницями та матеріально відповідальними особами.

Для обліку та узагальнення інформації про наявність та рух напівфабрикатів власного виробництва призначений рахунок 25 “Напівфабрикати”. Даний рахунок ведуть ті підприємства, у яких напівфабрикати, крім використання у виробництві, реалізуються на сторону як готова продукція.

На підприємствах, на яких напівфабрикати власного виробництва використовуються тільки для власних виробничих потреб, їх рух і залишки обліковуються на рахунку 23 “Виробництво”. Куповані напівфабрикати і комплектуючі вироби на рахунку 25 “Напівфабрикати” не обліковують, їх вартість відносять на рахунок 20 “Виробничі запаси”, субрахунок 202 “Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби”.

Аналітичний облік напівфабрикатів ведеться за їх видами, визначеними виходячи з потреб підприємства.

Для обліку виготовленої продукції планом рахунків передбачено два синтетичних рахунків 26 “Готова продукція^” та 27 “Продукція сільськогосподарського виробництва”.

Рахунок 26 “Готова продукція”, зазвичай, використовують промислові та переробні підприємства, підрядні будівельні та ремонтні організації, що виконують будівельні та ремонтні роботи для замовників, інші підприємства виробничої діяльності.

За дебетом рахунка 26 відображають надходження готової продукції власного виробництва за фактичною виробничою собівартістю або за нормативною вартістю.

Сільськогосподарські підприємства облік готової продукції, зазвичай, ведуть на рахунку 27 “Продукція сільськогосподарського виробництва”. На цьому рахунку підприємство може відкривати субрахунки за видами продукції: продукція рослинництва, продукція тваринництва, продукція промислових підсобних виробництв, продукція допоміжних виробництв і т.д.

Продукцію, одержану від урожаю і призначену для реалізації а також ту, яка не має цільового призначення, оприбутковують по дебету рахунка 27 і кредиту рахунка 23 “Виробництво”. Після визначення і передачі продукції за цільовим призначенням її списують з кредиту рахунка 27 в дебет рахунків: 20 – на вартість закладеного насіннєвого і посадкового матеріалу; продукції, призначеної на корм худобі і птиці; продукції, переданої на переробку; 28 – на вартість продукції, переданої на громадське харчування, а також переданої продукції на торговий склад.

Сільськогосподарську продукцію, призначену на корм тваринам в момент збору урожаю, а також всі види кормів оприбутковують безпосередньо на рахунок 20 “Виробничі запаси” (крім кормів, використаних шляхом випасу).

При одержанні продукції тваринництва, власних промислових і допоміжних виробництв дебетують рахунок 27 і кредитують рахунок 23 за відповідними субрахунками.

Аналітичний облік продукції ведуть за її видами, сортами і репродукціями, іншими номенклатурними одиницями у розрізі матеріально відповідальних осіб за масою і вартістю.

Для обліку руху товарно-матеріальних цінностей, що надійшли на підприємство з метою продажу, використовують рахунок 28 “Товари”. Цей рахунок застосовують в основному збутові, торгові та заготівельні підприємства і організації, а також підприємства громадського харчування.

Постачальницькі, збутові, торгові підприємства та організації на рахунку 28 “Товари” ведуть облік також покупної тари і тари власного виробництва, крім інвентарної тари, що служить для виробничих чи господарських потреб і облік якої ведеться на рахунках 11 “Інші необоротні матеріальні активи”, чи 20 “Виробничі запаси”.

Рахунок 28 “Товари” має такі субрахунки: 281 “Товари на складі”, 282 “Товари в торгівлі”, 283 “Товари на комісії”, 284 “Тара під товарами”, 285 “Торгова націнка”, 286 “Необоротні активи та групи вибуття, утримувані для продажу”. Субрахунки 281-284,286 є активними, за дебетом яких відображають збільшення товарів, за кредитом – зменшення. Субрахунок 285 є регулюючим, контрактивним рахунком, по відношенню до балансу – пасивним. За кредитом субрахунка 285 відображають збільшення суми торгових націнок, за дебетом – зменшення (списання). Даний субрахунок регулює вартість товарів, що обліковуються на інших субрахунках синтетичного рахунка 28 “Товари”.

Аналітичний облік товарів ведуть за видами, найменуваннями, сортами, асортиментом, іншими номенклатурними одиницями за купівельною вартістю, що включає торгову націнку.

Дані про рух та наявність виробничих запасів, продукції і товарів узагальнюють у Журналі 5 або 5А та Відомості 5.1 аналітичного обліку запасів. Сільськогосподарські підприємства такі операції ведуть у Журналі-ордері № 5А сг. та Відомості до нього.

Одночасно із записами у Журнал 5 чи 5А і Відомість 5.1 (Журнал-ордер № 5А сг. та Відомість до нього), проводять записи у Звіти про витрати та вихід продукції (по об'єктах витрат) та сальдові відомості. Кредитові обороти Журналу (Журналу-ордера.) в кінці місяця переносять у Головну книгу.

Загальна схема обліку продукції і матеріалів приведена на рис. 11.

Організація обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів.До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, строк експлуатації яких менший від одного року (або операційного циклу), зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо. Якщо ж малоцінні предмети використовуються більше одного року, то їх слід відносити до інших необоротних матеріальних активів (малоцінних необоротних матеріальних активів).

В процесі документування обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів розрізняють документи бухгалтерського і оперативного обліку.

До первинних документів бухгалтерського обліку відносяться документи, якими оформляється відпуск предметів у виробництво, їх списання та ін., тобто ті документи, які є основою для здійснення записів на рахунках.

Рис. 11. Загальна схема обліку продукції і матеріалів

До документів оперативного обліку відносяться документи, які відображають передачу зазначених предметів до ремонту, поповнення їх запасу, видача предметів робітникам та їх повернення тощо.

Придбані предмети зі сторони оприбутковуються на підставі товарно-транспортних накладних або рахунків-фактур. При виготовленні малоцінних та швидкозношуваних предметів у власному виробництві і передачі на склад оформляється “Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів”.

При надходженні малоцінних та швидкозношуваних предметів на склад завідуючий складом (комірник) перевіряє їх фактичну кількість із записами в первинних документах. Облік їх наявності і руху матеріально відповідальні особи ведуть в книгах чи “Картках складського обліку матеріалів”, причому окремо по кожному найменуванню і якісних ознаках (номенклатурному номеру), щоб не допустити змішування предметів різної якості.

Видача малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію здійснюється за встановленими нормами відпуску. При цьому складають “Лімітно-забірні картки”. Разовий відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів оформляють “Накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів”.

В разі поломки та втрати малоцінних та швидкозношуваних предметів складають “Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів”. Списання інструментів, що стали непридатними та обмін їх на придатні оформляють “Актом на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні”.

Спецодяг, спецвзуття та запобіжні засоби видаються працівникам за встановленими нормами. При цьому складають “Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв”. Виписується ця відомість окремо на видачу і на повернення спецодягу, спецвзуття та запобіжних засобів.

Для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання малоцінних та швидкозношуваних предметів і здавання їх у комору для утилю застосовується “Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів”.

Щомісяця у строки, передбачені графіком документообігу, матеріально відповідальні особи складають “Звіт про рух матеріальних цінностей” і разом з виправдними документами передають до бухгалтерії.

Для обліку й узагальнення інформації про наявність і рух малоцінних та швидкозношуваних предметів використовується рахунок 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюють за видами предметів по однорідних групах, установлених виходячи з потреб підприємства.

Внутрішнє переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів відображають на дебеті і кредиті рахунка 22 за відповідними аналітичними рахунками.

Аналітичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів у бухгалтерії підприємства ведуть у сальдових відомостях. Дані про рух та наявність цих предметів узагальнюють у Відомості 5.1 аналітичного обліку запасів. Залишки малоцінних та швидкозношуваних предметів на кінець звітного місяця, відображені у Відомості 5.1, узгоджують з підсумковими даними сальдових відомостей по синтетичному рахунку.

Синтетичний облік малоцінних та швидкозношуваних предметів здійснюють у Журналі 5 або 5А (сільськогосподарські підприємства – у Журналі-ордері № 5А сг. та Відомості до нього.

В кінці місяця кредитові обороти по синтетичному рахунку 22 з Журналу 5 або 5А (Журналу-ордера № 5А сг.) переносять в Головну книгу.

Організація обліку поточних біологічних активів. Поточні біологічні активи – біологічні активи, здатні давати сільськогосподарську продукцію та/або додаткові біологічні активи, приносити в інший спосіб економічні вигоди протягом 12 місяців, а також тварини на вирощуванні та відгодівлі.

Для обліку поточних біологічних активів призначено рахунок 21 “Поточні біологічні активи.

На рахунку 21 відкривають субрахунки:

211 “Поточні біологічні активи рослинництва, які оцінені за справедливою вартістю” – ведеться облік наявності та руху поточних біологічних активів рослинництва, які оцінені за справедливою вартістю, зменшеною на очікуванні витрати на місці продажу. Аналітичний облік ведеться за видами (культурами) поточних біологічних активів рослинництва (посіви зернових, технічних, овочевих тощо). Якщо справедливу вартість поточних біологічних активів рослинництва визначити неможливо, їх розглядають як незавершене виробництво і обліковують на рахунку 23 “Виробництво”. Облік поточних біологічних активів рослинництва ведуть у Журналі-ордері № 8 сг. та Відомості № 8.1 сг.

212 “Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за справедливою вартістю” – ведеться облік наявності та руху поточних біологічних активів тваринництва, які оцінені за справедливою вартістю, зменшеною на очікувані витрати на місці продажу. Аналітичний облік ведеться за видами (групами) поточних активів тваринництва (молодняк тварин на вирощуванні, тварини на відгодівлі, птиця, звірі, кролі, сім’ї бджіл, доросла худоба, що вибракувана з основного стада тощо).

213 “Поточні біологічні активи тваринництва, які оцінені за первісною вартістю” – ведеться облік наявності та руху поточних біологічних активів тваринництва, справедливу вартість яких достовірно визначити неможливо. Аналітичний облік ведуть за видами (групами) поточних біологічних активів тваринництва.

На одержання приплоду телят, поросят, ягнят (крім каракульських), лошат, нових сімей бджіл і т.д. оформляють “Акт на оприбуткування приплоду тварин”.

Для обліку руху поголів’я свиней на свинокомплексі використовують “Обліковий лист руху тварин і кормів”.

Облік переданого під відповідальність поголів'я тварин і закріпленого інвентаря в отарах, гуртах, табунах ведуть у “Книзі чабана, гуртоправа, табунника та ін.”. Оприбуткування приплоду каракульських овець оформляється “Актом про хід окоту овець”.

У спеціалізованих господарствах і на птахофабриках для оприбуткування виведених курчат оформляють “Акт на виведення і сортування добового молодняка птиці”. Для щоденного обліку руху молодняка і дорослої птиці використовують “Картки обліку руху молодняка птиці”, “Картки обліку руху дорослої птиці”.

На одержання приплоду звірів і кролів складають нагромаджувальний “Акт на оприбуткування приплоду звірів”.

При надходженні тварир від постачальників і інших підприємств для дорощування і відгодівлі супровідними документами є товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, племінні свідоцтва та ін.

В процесі вирощування чи відгодівлі вага тварин збільшується. Для оформлення приросту живої маси тварин використовують “Відомість зважування тварин” або “Розрахунку визначення приросту живої маси”.

Рух молодняка при передачі з однієї вікової групи в іншу та в основне стадо оформляють “Актом на переведення тварин з групи в групу в межах поточних біологічних активів” і “Актом приймання довгострокових біологічних активів тваринництва (формування основного стада)”, а кожний випадок забою, вимушеного дорізування, падежу чи загибелі тварин і птиці – “Актом на вибуття тварин і птиці”.

Для обліку відправки худоби і птиці на заготівельні пункти, стороннім організаціям використовують товарно-транспортні накладні або рахунки-фактури. Продаж молодняка тварин своїм працівникам оформляється накладною-вимогою внутрішньогосподарського призначення.

На підставі первинних документів на кожній фермі завідуючий фермою (бригадир) веде “Книгу обліку руху тварин і птиці”. Записи в книзі ведуть щоденно. В кінці місяця за даними книги складають “Звіт про рух тварин і птиці на фермі”, який разом з первинними документами передають в бухгалтерію.

Аналітичний облік тварин на вирощуванні та відгодівлі ведуть у Відомості 5.1, а синтетичний – у Журналі 5 або 5А. (сільськогосподарські підприємства – у Журналі-ордері № 8 сг. та Відомості № 8.2 сг.).

Підсумкові дані по кредиту рахунка 21 в кореспонденції з іншими рахунками переносять з Журналу (Журналу-ордера) в Головну книгу.

Загальна схема обліку тварин на вирощуванні та відгодівлі приведена на рис. 12.

Рис. 12. Загальна схема обліку тварин на вирощуванні і відгодівлі

Організація інвентаризації.Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей проводиться в порядку розміщення їх в місцях зберігання і по матеріально відповідальних особах.

Відповідно до діючого порядку встановлені такі строки проведення інвентаризації: молодняка тварин, тварин на відгодівлі, птиці, кролів, звірів – не менше 1 разу за квартал і перед складанням річної бухгалтерської звітності – на 31 грудня; сім’ї бджіл – не менше 2 разів на рік (весною і восени); кормів, насіння, мінеральних добрив, засобів захисту рослин, твердого палива – не менше 2 разів на рік (не пізніше 1 липня і 1 грудня); продукції сільськогосподарського виробництва (крім кормів, насіння), готових виробів, продукції промислових і інших виробництв, малоцінних і швидкозношуваних предметів – не менше 1 разу на рік, але не раніше 1 жовтня звітного року; нафтопродуктів – не рідше 1 разу на місяць; дорогоцінних металів – не менше 2 разів на рік; сировини, матеріалів, запасних частин, тари, будівельних матеріалів, невстановленого устаткування – не менше 1 разу на рік, але не раніше 1 жовтня; продуктів харчування в дитячих дошкільних закладах, їдальнях і буфетах – щомісяця.

Організація обліку інвентаризаційних різниць регулюється в такому порядку:

1) складання порівняльної відомості;

2) встановлення причин відхилень фактичної наявності майна від даних обліку;

3) регулювання різниці можливого пересортування;

4) розрахунок розміру природних втрат;

5) оприбуткування виявлених лишків;

6) списання виявлених нестач.

Для визначення результатів інвентаризації складають порівняльні відомості щодо цінностей, з яких встановлені відхилення від даних обліку. По лишках, нестачах і псуванню цінностей інвентаризаційна комісія повинна мати письмові пояснення матеріально відповідальних осіб.

При регулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік лишків і нестач внаслідок пересортиці може бути допущено тільки щодо товарно-матеріальних цінностей однакового найменування і в тотожній кількості за умови, що лишки і нестачі утворились за один і той же період, що перевіряється, та у однієї і тієї ж особи, яка перевіряється.

Списання природних втрат здійснюється в межах виявлених нестач.

На виявлені в результаті інвентаризації розходження фактичної наявності цінностей з даними бухгалтерського обліку роблять такі бухгалтерські записи: дебет рахунків 20,21,22,25,26,27,28, кредит рахунка 71 – на суму виявлених лишків товарно-матеріальних цінностей; дебет рахунка 94, кредит рахунків 20,21,22,25,26,27,28 – на суму виявленої нестачі матеріальних цінностей. Одночасно облікову вартість нестач відносять на позабалансовий рахунок 072 “Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей”. При встановленні винних у заподіянні нестач і втрат суму заподіяної шкоди відносять на винних осіб: дебет субрахунка 375 “Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків”, кредит рахунка 71 “Інший операційний дохід”. Після цього вартість нестачі списують з позабалансового рахунка 072.

7.2. Організація обліку грошових коштів і поточних

фінансових інвестицій

Організація обліку касових операцій.Касові операції здійснюються відповідно до “Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні”, затвердженим постановою Правління Національного банку України.

Облік касових операцій здійснює спеціально призначена особа – касир. Керівник підприємства в разі зарахування на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність (додаток 4) та ознайомлює його із вимогами Положення про ведення касових операцій. В своїй роботі касир керується також Посадовою інструкцією (додаток 3).

Підприємства можуть зберігати в своїй касі готівку в межах встановлених лімітів. Усю готівку понад встановлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов’язані здавати у порядку і терміни, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. Перевищення ліміту допускається тільки в дні виплат, пов’язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходів), протягом трьох робочих днів. Невикористані суми грошей повертаються в банк. Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені Держкомстатом України.

Приймання готівки в касу оформляється “Прибутковим касовим ордером”, підписаним головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповноваженої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Гроші з каси видаються за “Видатковим касовим ордером”, підписаним керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами можуть проводитися тільки в день їх складання. Ніяких виправлень в прибуткових і видаткових ордерах не допускається.

Видача грошей з каси може проводитись і за іншими документами: платіжній відомості – при видачі заробітної плати; за дорученням – якщо особа доручає одержати свої гроші іншій особі. При цьому “Видатковий касовий ордер” складають на загальну суму виданої заробітної плати по платіжній відомості, а якщо гроші видаються за дорученням, то в ордері вказують, на чиє прізвище, ім’я, по батькові виписане доручення.

Прибуткові та видаткові ордери нумеруються окремо в послідовності від початку до закінчення року і реєструються бухгалтерією в “Журналі реєстрації ордерів”.

Рух грошей у касі касир відображає в “Касовій книзі”. Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера. Записи в книзі ведуться у двох примірниках через копіювальний папір. Перший примірник залишається у касовій книзі, а другий – відривається і разом з прибутковими і видатковими касовими ордерами та іншими документами передається в бухгалтерію.

Облік руху грошей у касі ведеться на рахунку 30 “Каса”, який має субрахунки по обліку каси в національній і іноземній валюті. При цьому “Касову книгу” ведуть окремо по руху коштів в національній та іноземній валюті .

При журнально-ордерній формі облік операцій по кредиту рахунка 30 ведуть у Журналі 1, а дебету – у Відомості 1.1. Підставою для записів є “Звіти касира”. Сільськогосподарські підприємства облік касових операцій ведуть у Журналі-ордері № 1 сг. та Відомості № 1.1 сг..

В кінці місяця кредитові обороти Журналу 1 (Журналу-ордера № 1 сг.) переносять у Головну книгу.

Загальна схема обліку касових операцій наведена на рис. 13.

Рис. 13. Загальна схема обліку касових операцій

Облік касових операцій може здійснюватись з використанням комп’ютерних засобів. При цьому реєстрація прибуткових і видаткових касових ордерів відбувається у “Вкладному аркуші журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів”. За згодою касира і за умови забезпечення повного зберігання касових документів касова книга також може вестись автоматизованим способом, при якому інформація формується у “Вкладному аркуші касової книги”. Одночасно з ним формується “Звіт касира”.

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал проводиться раптова ревізія каси з покуп’юрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Ревізію проводить ревізійна комісія, призначена керівником підприємства. Результати ревізії оформляють актом. Лишки грошей оприбутковують на рахунок 30, а нестачі відносять на винних осіб (касира).

Організація обліку коштів на рахунках в банках і інших коштів.Порядок ведення обліку коштів на рахунках в банках регламентується Законом України “Про банки і банківську діяльність” та “Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах”, затвердженої постановою Правління Національного банку України.

Підприємства зберігають вільні кошти, призначені для потреб виробничо-фінансової діяльності, на рахунках, які відкривають у банку на підставі укладених договорів щодо розрахунково-касового обслуговування. Можуть відкриватись поточні та інші рахунки як в національній, так і в іноземній валюті. Учасники безготівкових розрахунків відкривають у будь-яких банках України рахунки за власним вибором і за згодою цих банків.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку і можуть бути використані для поточних операцій, призначений рахунок 31 “Рахунки в банках”. За дебетом рахунка 31 відображають надходження грошових коштів, за кредитом – їх використання.

На рахунку 31 відкривають субрахунки: по поточних рахунках в національній і іноземній валюті (311,312); по інших рахунках в національній і іноземній валюті (313,314).

Рух коштів на поточному рахунку оформляється різними первинними документами. Внесення готівки з каси оформляють оголошенням на внесення готівки. Банк на прийняті гроші видає квитанцію. Одержання грошей з поточного рахунка оформляють грошовим чеком. Безготівкові операції на поточному рахунку банк здійснює за платіжними дорученнями, платіжними вимогами-дорученнями, заявами на акредитиви, розрахунковими чеками, векселями, зобов’язаннями на одержання позик банку та іншими документами.

Крім поточних рахунків підприємства можуть відкривати в установах банків інші рахунки по розрахунках за конкретними операціями (акредитиви, розрахункові чеки тощо). Сільськогосподарські підприємства можуть відкривати рахунки для розрахунків з громадянами за закуплену у них сільськогосподарську продукцію.

Для обліку цих коштів використовують субрахунки 313 і 314, а за їх видами – відповідні аналітичні рахунки.

Для контролю за рухом грошей на рахунках в банку і для здійснення записів підприємства періодично одержують з банку виписки з рахунка разом з копіями документів, на підставі яких проведене зарахування чи списання грошей. Слід пам’ятати, що для банку рахунок 31 є пасивним. Тому на підприємстві обороти по дебету необхідно читати – кредит, а обороти по кредиту – дебет. Виписка банку детально перевіряється з відповідними документами. Якщо при пере­вірці виявлені помилки, то суми помилкових записів відносять на субрахунок 374 “Розрахунки за претензіями” і негайно повідомляють банк.

Облік операцій на рахунках в банку ведуть у Журналі 1 та Відомості 1.2 (сільськогосподарські підприємства – у Журналі-ордері № 1 сг. та Відомості № 1.2 сг.). Записи здійснюють в міру надходження виписок банку після їх перевірки з документами. Обороти по кредиту рахунка 31 Журналу 1 (Журналу-ордера № 1 сг.) переносять в кінці місяця в Головну книгу.

У даний час в Україні при здійсненні розрахунків клієнти можуть застосовувати систему електронних платежів “клієнт-банк^”. Програмне забезпечення системи “клієнт-банк” має відповідати вимогам, які пред’являються до технології банківських розрахунків, і мати сертифікат (дозвіл) Національного банку України.

Кошти, що перебувають у дорозі, та оплачені грошові документи, облічують на рахунку 33 “Інші кошти” за відповідними субрахунками.

На субрахунках 331 і 332 обліковують кошти (відповідно у національній та іноземній валютах) в оплачених грошових документах, що знаходяться у касі (поштові марки, марки гербового збору, проїзні документи, путівки в санаторії, пансіонати, будинки відпочинку). На субрахунках 333 і 334 відображають (відповідно у національній та іноземній валютах) грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на поточні або інші рахунки підприємства.

Облік господарських операцій на рахунку 33 ведуть у Журналі 1 та Відомості 1.3 (сільськогосподарські підприємства – у Журналі-ордері № 1 сг. та Відомості № 1.3 сг.). Записи в цих регістрах здійснюють на підставі виписок банку, квитанцій на здачу готівки, актів про використання коштів та інших документів. В кінці місяця кредитовий оборот Журналу 1 (Журналу-ордера № 1 сг.) переносять в Головну книгу.

Загальна схема обліку коштів на рахунках в банках та інших коштів наведена на рис. 14.