При зміні бухгалтера
Організація архіву документів і порядок передачі справ
Порядок складання й опрацювання документів
До оформлення і змісту документів ставляться певні вимоги: своєчасність складання, достовірність показників і правильність оформлення. Документи повинні містити всі необхідні показники (реквізити), що характеризують господарські операції.
Первинні документи, складені в різних господарських підрозділах передають до бухгалтерії, де їх перевіряють, розцінюють, групують і роблять бухгалтерські записи.
Для контролю за надходженням і своєчасним опрацюванням документів складають план-графік документообороту. Документооборотом називають рух документів від моменту складання або одержання їх від інших організацій до використання для бухгалтерських записів і передачі в архів.
В процесі перевірки документів встановлюють доцільність і законність господарських операцій, додержання кошторису, норм, розцінок, встановлених лімітів. Перевіряють також чи всі реквізити заповнені, чи дійсні підписи, а також правильність зроблених підрахунків. Правильно складені документи приймаються для подальшої обробки.
Документи, які надійшли в бухгалтерію, часто містять тільки натуральні показники (по товарно-матеріальних цінностях) або трудові (про затрати праці). Тому необхідно в цих документах проставити ціни і суми, тобто провести їх розцінку.
Після розцінки документи, зазвичай, групують, тобто збирають за певний період (день, декаду, місяць) за однорідними ознаками (касові документи, документи про рух матеріалів, банківські документи та ін.). Групування документів завершується складанням нагромаджувальних (групувальних) відомостей.
На основі одержаних способом групування і підрахунку підсумків в документах проводяться бухгалтерські записи шляхом складання кореспонденції між рахунками (контирування) по окремій операції або групі однорідних операцій. Складання бухгалтерських записів має важливе значення, оскільки від їх правильності залежить точність і достовірність обліку. Після оформлення бухгалтерських записів господарські операції фіксують в облікових регістрах.
Після складання звітності документи передають на зберігання в архів.
Організація архіву документів. Заключним етапом документообігу виступає формування справ облікової служби для організації поточного і довгострокового зберігання по кожному їх виду. Тому одним із елементів організації економічної інформації є зберігання документів (архів). Розрізняють поточний та постійний архів облікових документів.
Поточний архів створюється в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік чи місяць, по яких складено і подано за встановленими адресами бухгалтерську звітність і ті, до яких працівники бухгалтерії часто звертаються.
Порядок поточного зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку повинен забезпечити швидкість і зручність пошуку необхідного документу.
Всі документи, які ведуться на підприємстві, формуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури. Кожна справа має індекс (номер підрозділу, назву справи тощо).
Поточний архів підприємства можна тримати в папках або зв’язаних пачках на стелажах, полицях, у шафах і ящиках столів у приміщенні бухгалтерії, якщо в неробочий час усі місця зберігання надійно замикаються. Як правило, після складання бухгалтерського звіту за звітний період (місяць, квартал, рік), до якого належать документи поточного архіву, їх передають до постійного архіву.
Постійний архів організовують у спеціально обладнаному приміщенні зі стелажами для розміщення на них папок з документами. Входити до архіву мають право головний бухгалтер і завідувач архівом (архіваріус). Обов’язки архіваріуса можуть бути покладені на будь-кого з працівників бухгалтерії, призначеного наказом керівника.
Архіваріус зобов’язаний приймати до архіву папки з документами, оформленими належним чином, записувати їх в архівну книгу, щорічно вибраковувати справи, термін зберігання яких минув, робити про це помітку в архівній книзі, стежити за збереженістю архіву та утримувати його в порядку. Ключі від архіву зберігаються в архіваріуса. Справи з архіву архіваріус видає тільки за письмовою вимогою головного бухгалтера, а в окремих випадках – за письмовою вимогою судово-слідчих органів. При цьому на місце виданої справи (документа) прикріплюють розписку особи чи копію документа.
Тривалість зберігання документів у постійному архіві різна і визначена у “Переліку типових документів, які створюються в результаті діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням строку зберігання”, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України.
Відповідальність за знищення документів з порушенням вимог чинного законодавства передбачена ст. 193 Кримінального кодексу України (позбавлення волі строком від 1 до 3 років, або виправні роботи на той же строк, або штраф до 40 мінімальних розмірів заробітної плати).
При ліквідації підприємства, що не має правонаступника, документи повинні бути прийняті архівним підрозділом при органі місцевої адміністрації.
У правильно організованому архіві забезпечена схоронність документів, які використовуються як доказовий матеріал під час ревізій, при вивченні окремих питань, видачі довідок, передачі справ до суду, складанні звітності тощо.
Порядок передачі справ при зміні бухгалтера.У зв’язку із звільненням головного бухгалтера (бухгалтера) по підприємству видається наказ щодо приймання-передачі бухгалтерської документації. В наказі вказується склад комісії, яка буде перевіряти документацію. До її складу входять: головний бухгалтер, який звільняється; новопризначений головний бухгалтер (бухгалтер); представник адміністрації (головний спеціаліст, заступник керівника, керівник). При необхідності може здійснюватися аудиторська перевірка.
Якщо на момент звільнення головного бухгалтера (бухгалтера) немає кандидатури на його місце, керівник підприємства повинен призначити особу, яка прийме справи або сам бере на себе таку відповідальність.
При прийманні-передачі справ комісія складає “Акт приймання-передачі документів бухгалтерського обліку, фінансової та податкової звітності”.