Прийняття документів на зберігання
Однією з нотаріальних дій, що рідко зустрічається у нотаріальній практиці, є прийняття на зберігання документів. Прийняття документів на зберігання має на меті забезпечення їх зберігання. Це гарантовано реалізацією принципу таємниці вчинення нотаріальних дій та відповідальністю нотаріуса за збереження прийнятих документів.
Згідно з п.п. 1.1 п. 1 гл. 19 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріуси вчиняють зазначену нотаріальну дію за заявами фізичних та юридичних осіб. Прийняття документів на зберігання вчиняється на прохання зацікавленої особи, наприклад, якщо вона позбавлена можливості зберігати певні документи за своїм місцем проживання чи місцезнаходженням. Документи, що приймаються на зберігання, можуть стосуватися дуже важливих для такої особи питань, зокрема, це можуть бути документи про освіту, працю, нагороди, участь у діяльності громадських організацій, документи щодо права власності на нерухоме майно, ділове чи навіть приватне листування тощо [57, с. 304].
Приймати на зберігання документи вправі державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси (ст. 34 Закону України «Про нотаріат»), а також посадові особи консульських установ (ст. 38 Закону України «Про нотаріат», ст.ст. 39 і 44 Консульського статуту).
Процесуальний порядок прийняття документів на зберігання регулюється ст.ст. 96, 97 Закону України «Про нотаріат», главою 19 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, розділом 3 Положення про порядок учинення нотаріальних дій у дипломатичних представництвах і консульських установах України.
Не можуть здаватися на зберігання секретні документи, а також гроші, облігації, інші цінні папери. Але з цього загального правила є певні винятки. Згідно ст. 88 Консульського статуту України консули можуть приймати на зберігання, крім документів, гроші, коштовності та цінні папери, що належать громадянам України.
Нотаріус здійснює прийняття документів за описом, що складається в двох примірниках і підписується особою, яка здала документи на зберігання, та нотаріусом.
Опис являє собою чітке викладення інформації про документи, включаючи не тільки їх найменування, а й фізичний стан документа чи його вади (наприклад, старість, потертість, рвані краї, плями тощо), оскільки нотаріус несе відповідальність за його збереження і повинен їх повернути у тому ж вигляді, в якому прийняв.
Опис, зазвичай, повинен містити:
– прізвище, ім’я, по батькові особи, що здала документи, її адреса;
– найменування документа, який здається на зберігання, реквізити документа – на чиє ім’я і ким його видано, номер документа, дата видачі;
– строк зберігання цього документа у нотаріуса.
Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий – видається особі, яка здала документи на зберігання. На прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в присутності нотаріуса. Упаковка має бути скріплена печаткою нотаріуса, його підписом і підписом особи, яка здала документи на зберігання. Про прийняття документів на зберігання нотаріус видає особі, яка здала їх, свідоцтво за встановленою формою, до якого додається примірник опису, якщо такий провадився. Прийняті документи зберігаються в окремому пакеті в залізних шафах чи сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса. Документи, прийняті на зберігання, повертаються на вимогу особи, яка здала їх на зберігання, або на вимогу уповноважених нею осіб при пред’явленні свідоцтва і примірника опису, чи за рішенням суду.