Організація роботи посадових осіб, на яких покладено обов’язок вчиняти нотаріальні дії
Відповідно до ст. 1 Закону України «Про нотаріат» у населених пунктах, де немає нотаріусів, нотаріальні дії, передбачені ст. 37 цього Закону, вчиняються уповноваженими на це посадовими особами органів місцевого самоврядування. Діяльність цих осіб з вчинення нотаріальних дій регулюється Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2011 р. № 3306/5 [34].
Посадові особи органів місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:
1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
2) посвідчують заповіти (крім секретних);
3) видають дублікати посвідчених ними документів;
4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
5) засвідчують справжність підпису на документах.
Згідно ст. 9 Закону «Про нотаріат» посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім’я і від свого імені, на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім’я та від імені працівників виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім’я та від імені виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів.
Посадові особи органів місцевого самоврядування при вчиненні нотаріальних дій зобов’язані зберігати нотаріальну таємницю.
Посадові особи органів місцевого самоврядування зобов’язані сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз’яснювати права і обов’язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.
Крім цього, у відповідності до ст.ст. 1, 40 Закону України «Про нотаріат» посвідчувати заповіти (крім секретних) і довіреності, що прирівнюються до нотаріально посвідчених мають право такі посадові, службові особи:
– головні лікарі, їх заступники з медичної частини або чергові лікарі цих лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров’я, а також начальники госпіталів, директори або головні лікарі будинків для осіб похилого віку та інвалідів – заповіти осіб, що перебувають на лікуванні в таких закладах; – начальники госпіталів, санаторіїв та інших військово-лікувальних закладів, їх заступники з медичної частини, старші або чергові лікарі – довіреності військовослужбовців або інших осіб, які перебувають на лікуванні в таких закладах; – капітани морських, річкових суден, що ходять під прапором України, – заповіти осіб, які перебувають під час плавання на таких суднах;– начальники пошукових та інших експедицій – заповіти осіб, які перебувають у таких експедиціях; – командири (начальники) військових частин, з’єднань, установ, військово-навчальних закладів – заповіти і довіреності військовослужбовців, а в пунктах дислокації військових частин, з’єднань, установ, військово-навчальних закладів, де немає нотаріусів чи посадових осіб органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, також заповіти і довіреності працівників, членів їх сімей і членів сімей військовослужбовців; – начальники установ виконання покарань та слідчих ізоляторів – заповіти і довіреності осіб, які тримаються в таких установах;– посадові особи органів місцевого самоврядування – довіреності осіб, які проживають у населених пунктах, де немає нотаріусів, посвідчені уповноваженою на це, крім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, довіреності на управління і розпорядження корпоративними правами та довіреностей на користування та розпорядження транспортними засобами.Посвідчення заповітів та довіреностей вищевказаними посадовими особами проводиться з дотриманням вимог чинного законодавства в порядку, який визначається Кабінетом Міністрів України згідно Постанови від 15 червня 1994 р. № 419 (з наступними змінами і доповненнями) «Про порядок посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівняні до нотаріально посвідчених» [45].