Налаштування бази даних
Програма «Парус-підприємство» працює в операційній системі Windows. Найпростіше запустити програму в цій системі за допомогою кнопки "Пуск". При установці програми «Парус-підприємство» на комп'ютер в меню "Пуск" в групі "Програми" автоматично створюється нове підміню (група) «Парус-підприємство». До цієї групи входять:
- "Налаштування ODBS";
- "Парус - Адміністратор";
- " Парус - Бухгалтерія";
- " Парус - Реалізація і склад";
- "Довідка по "ПАРУС-Адміністратору";
- "Довідка по "ПАРУС- Бухгалтерії";
- "Довідка по "ПАРУС-Реалізації";
- "Видалення системи".
Функціонально відокремленими в програмі є модулі: "Парус - Адміністратор", " Парус - Бухгалтерія", " Парус - Реалізація і склад".
Модуль "Парус - Адміністратор" призначене для використання головним бухгалтером або програмістом. Даний модуль дозволяє виконувати ряд наступних функцій:
- управління базами даних (створення баз даних, їх оновлення і перетворення, створення резервних копій, відновлення цілісності, і тому подібне);
- контроль за діями користувачів (реєстрація користувачів програми, розподіл прав доступу користувачів, до розділів інформації і функцій програми);
- вихід з нештатних ситуацій, пов'язаних як із збоями в роботі устаткування, так і з помилками персоналу.
Модуль " Парус - Реалізація і склад" є самостійним програмним компонентом. Цей модуль може використовуватися і без модуля " Парус - Бухгалтерія", проте повною мірою його переваги реалізуються при роботі разом з цим модулем. Саме в цьому випадку вся необхідна інформація з модуля " Парус - Реалізація і склад" відразу поступає в бухгалтерський модуль, обробляється і повертається у вигляді готових документів. Характерною особливістю модуля є використання механізму особових рахунків контрагентів (покупця, постачальника), що передбачає відкриття для кожної контрагента особового рахунку, на якому ведеться облік фінансових (платіжні доручення, касові ордери і тому подібне) і товарних (відпустка, повернення, постачання товарів) взаєморозрахунків з контрагентами. Це дає можливість індивідуального підходу до кожного клієнта, миттєвого отримання інформації про взаєморозрахунки з ним, проведення взаємозаліків, ручної обробки оплати одним платіжним дорученням, по декількох операціях.
Модуль " Парус - Бухгалтерія" призначений для відображення в обліку господарських операцій, роботи, з первинними документами і для складання бухгалтерської звітності. Він дозволяє вести бухгалтерський облік, використовуючи декілька планів рахунків паралельно, вести кількісний і валютний облік, а також вести детальний і аналітичний облік. Даний модуль є об'єднувальною ланкою для всіх інших модулів.
Генерування бази даних складається з виконання декількох кроків:
Крок 1. У модулі "Парус - Адміністратор" необхідно натиснути кнопку "Створити базу даних" (у вікні, яке відкрилося, вибрати каталог встановлення бази даних, проте необхідно пам'ятати про те, що база даних має бути встановлена в окремому порожньому каталозі).
Крок 2. Задати пароль адміністратора для доступу до бази даних.
Крок 3. Задати два параметри: базову валюту і характеристику підприємства на початок роботи з обліковими регістрами системи для кожної бази даних.
У закладці "Валюта" наголошується валюта, в якій вестиметься облік і в якій повинні формуватися звітні документи. У закладці "Організація" вводиться скорочена назва (мнемокод) підприємства, який в документах і регістрах бухгалтерського обліку фігуруватиме як власник бази даних.
4. Налаштування словників. Введення початкових залишків.
Після запуску модуля програми "Парус - Бухгалтерія" на екрані з'явиться робоче вікно.
Важливим етапом в налаштуванні є установка робочої дати. Робоча дата використовується в тих випадках, коли конкретна дата не вказана. Наприклад, при введенні нового документа робоча дата автоматично проставлятиметься як дата створення документа. Для установки робочої дати в програмі необхідно виконати наступні команди: "Файл"- "Настройка"- "Установка дати".
Для того, щоб почати працювати з тією або іншою таблицею бази даних програми, досить увійти до розділу програми, призначеної для виконання відповідних функціональних завдань.
Розділи програми можна розділити на три види:
- облікові регістри - зберігається і обробляється інформація про об'єкти, як які можуть виступати документи, господарські операції, особові рахунки, товари і тому подібне;
- функціональні розділи - забезпечують, як правило, виконання операцій з обробки інформації одночасно з декілька облікових регістрів;
- словники - будь-яке сховище інформації, в якому зберігаються дані по конкретних документах, господарських. операціях, товарам, залишкам або оборотам і деякі допоміжні відомості.
При роботі з програмою необхідно настроїти всі словники
1. Словник "Найменування і курси валют" призначений для реєстрації валют, які використовуються в облікових операціях, а також для зберігання історії зміни курсів зареєстрованих валют по відношенню до базової валюти.
2. Словник "Номенклатор" призначений для організації зберігання і використання інформації про рух запасів. Для кожної номенклатури запасів зберігаються такі характеристики як код, назва, одиниця виміру і тому подібне.
3. Словник "Контрагенти" призначений для організації зберігання інформації про контрагентів, матеріально відповідальних і підзвітних осіб.
4. Словник "План рахунків" є найважливішим зі всіх словників, без якого неможливе здійснення бухгалтерських проводок, призначений для зберігання Плану рахунків, який включає як синтетичні так і аналітичні рахунки.
5. Словник «Документи (типи)» призначений для організації зберігання і друку документів.
6. Словник "Документи (шаблони)" призначений для організації зберігання шаблонів для друку документів. Шаблоном є бланк документа, який містить всі необхідні написи і інші атрибути.
7. Словник "Зразки" дозволяє користувачеві створювати необмежену кількість шаблонів господарських операцій для подальшого їх використання.
8. Словник "Константи" служить для організації зберігання і використання значень типу "число", "рядок" або "дата". Кожній зареєстрованій в даному словнику константі привласнюється ідентифікатор, який може бути використаний при складанні формул. При розрахунку по формулі замість ідентифікатора константи буде представлено її значення.
Якщо «Парус-підприємство» встановлюється на підприємстві, на якому ведеться бухгалтерський облік вручну або на іншій програмі, то після виконання налаштування облікових параметрів необхідно ввести початкові залишки на дату початку ведення обліку в програмі «Парус-підприємство».
Для введення початкових залишків необхідно виконати наступну послідовність дій.
Крок 1. Визначити дату початку обліку. Найзручніше починати введення обліку з початку року.
Крок 2. Визначити дату введення початкових залишків. Дата введення залишків повинна передувати даті початку обліку. Наприклад, якщо за дату початку обліку вибраний 01.01. ц.р., то дата введення залишків буде 31.12 м.р.
Крок 3. Ввести операції для формування початкових залишків, використовуючи для цього спеціально передбачений в програмі документ.
Для ведення початкових залишків в програмі «Парус-підприємство» використовується спеціальний документ, в якому наголошується дата, на яку вводяться залишки по синтетичних рахунках.
Для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, кожен рядок залишків по синтетичному рахунку може бути доповнена декількома рядками залишків по аналітичних рахунках.
Для введення залишків по рахунках потрібно виконати наступні команди: "Oблік"- "Залишки засобів по рахунках".
У вікні, яке відкрилося за допомогою команди додавання новому запису, вводяться залишки як по синтетичних, так і по аналітичних, рахункам.
Введення залишків по аналітичних рахунках відбувається за допомогою окремих документів:
- по запасах використовується документ "Залишки матеріальних цінностей",
- по розрахунках - "Дебіторська/кредиторська заборгованість".
- при реєстрації залишків необоротних активів слід зважати на специфіку їх обліку, пов'язану з веденням інвентарної картотеки.
5. Ведення господарських операцій за допомогою системи «Парус-підприємство»
Кожен факт господарської діяльності в програмі «Парус-підприємство», який відбивається в бухгалтерському обліку, підлягає реєстрації в журналі реєстрації господарських операцій. Цей журнал в програмі є головним інформаційним регістром. Інформація в журнал поступає з наступних джерел: документи, інвентарні картки, валютні активи і пасиви, спеціалізовані модулі і зовнішні програми.
У інвентарній картці програми відбиваються операції з основними засобами, а саме: реєстрація і введення в експлуатацію інвентарного об'єкту, внутрішнє переміщення, списання, переоцінка, розрахунок амортизаційних відрахувань, списання інвентарних об'єктів.
Господарські операції, які відображають переоцінку валюти, формуються в програмі на підставі залишків на валютних рахівницях і динаміки курсів іноземних валют.
Інформація щодо господарських операцій, пов'язаних з нарахуванням заробітної плати, складським обліком, обліком торгових операцій, поступає до журналу із спеціалізованих модулів комплексної програми автоматизації управління господарською діяльністю підприємства.
Заповнення журналу реєстрації господарських операцій відбувається одним з трьох способів:
1) шляхом реєстрації господарських операцій уручну;
2) шляхом обробки документів, створених в програмі.
3) для спрощення і прискорення реєстрації господарських операцій також використовуються шаблони з відповідного словника, які викликаються на екран шляхом виконання команд: "Словники" - "Зразки" - "Господарські операції".
Частину даних також можна скопіювати за допомогою функції "Розмножити" з аналогічної господарської операції, зареєстрованої раніше. Кожна зареєстрована в журналі реєстрації господарська операція складається із заголовка (містить загальну характеристику господарської операції) і специфікації (містить необмежену кількість бухгалтерських проводок, кожна з яких описує рух майна підприємства).
Якщо первинний документ був сформований або зареєстрований в певному розділі програми, його обробка значною мірою автоматизована. На основі такого документа за заздалегідь заданим правилом формується запис в журналі обліку господарських операцій.
Реєстрація деяких первинних документів в електронному вигляді не є обов'язковою. Інформацію можна вводити відразу в журнал реєстрації господарських операцій. Якщо документ не був зареєстрований в програмі і зберігається лише на папері, господарська операція формується уручну. Для використання журналу реєстрації господарських операцій необхідно виконати дії: "Облік"- "Господарські операції".
Головне вікно розділу "Господарські операції" має дві таблиці. У одній приводиться список господарських операцій, в іншій - список проводок господарської операції, вибраної в першому списку.
Сума господарських операцій може бути введена користувачем, а може і розраховуватися автоматично. Якщо проводка одна, то сума в заголовку збігається з сумою по проводці. Якщо ж в господарській операції декілька проводок, то сумою в заголовку господарської операції є максимальна сума обороту по дебету або по кредиту одного з рахунків, який бере участь в проводках.
Після закінчення звітного періоду, на основі даних журналу реєстрації господарських операцій і реєстру залишків по рахунках відбувається розрахунок кінцевих залишків. Ці залишки можна відкоригувати уручну, проте необхідність в цьому виникає лише тоді, коли необхідно виправити складні помилки або здійснити нестандартні бухгалтерські операції. Потім ці залишки, але вже як початкові, переносяться на початок наступного звітного періоду.
Тема 6: Основи роботи | програмою «1С: Підриємство» (2 години)
1. Режими роботи програми «1С: Підприємство»
2. Основні терміни і поняття комп'ютерного обліку
3. Введення інформації в довідники
4. Операції і проводки
1. Режими роботи програми «1С: Підприємство»
Програма «1С: Підприємство» одночасно працює з двома інформаційними базами:
1. База метаданих, яка створюється і ведеться в режимі Конфігуратор. Вона містить інформацію з описом поточної конфігурації (налаштування) програми.
2. База даних бухгалтерського обліку. Робота з нею здійснюється в режимі «1С: Підприємство».
Після запуску програми в режимі «1С: Підприємство» на екрані розгортається головне вікно програми. У верхній частині вікна знаходиться рядок заголовка, в якому указується назва конфігурації. Наступний рядок містить головне меню програми, а під нею містяться одна або декілька лінійок з панелями інструментів, що містять набори піктограм для швидкого виклику найбільш часто використовуваних функцій. Нижче за ці рядки розміщується робоча зона головного вікна програми. У цій області в процесі роботи з програмою можна розкривати інші вікна - з первинними документами, журналами, звітами.
Внизу вікна розташований рядок, що містить два поля. У її лівій частині видається ситуативна підказка. У правій частині указується встановлений обліковий період, в якому ведеться робота, і за який розраховуються бухгалтерські підсумки.
Окрім головного меню, при використанні миші, зручно здійснювати вибір команд через контекстне меню. Звернення до контекстного меню здійснюється натисненням правої кнопки миші. В результаті поряд з курсором миші з'являється меню, що містить ті команди, які можуть бути виконані по відношенню до об'єкту, на якому встановлений курсор миші.
Для швидкого звернення до функцій в системі Windows дуже зручно користуватися піктограмами. Піктограма - є графічний зображення деякої команди, функції, режиму роботи. Виклик функції здійснюється одноразовим натисненням мишею по відповідній піктограмі. Окрім цього для управління програмою можуть використовуватися клавіші, розташовані на клавіатурі комп'ютера, - гарячі клавіші.
Найчастіше уживаються наступні гарячі клавіші і їх комбінації:
F1 - звернення до системи допомоги;
Esc - відміняє поточну операцію або дію;
CTRL+F2 - виклик вбудованого калькулятора;
CTRL+F4 - закриття поточного вікна;
ALT+F4 - вихід з програми;
CTRL+F6 - перехід до іншого вікна
F9 - копіювання поточного рядка і ін.