ПРОТОКОЛ
РОЗПИСКА
Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та інших матеріальних цінностей, засвідчений підписом одержувача. Розписка може мати довільну форму, але в ній обов’язково повинні бути такі реквізити:
1. Посада, прізвище, ім’я, по батькові того, хто дає розписку;
2. Кому дається розписка;
3. У чому конкретно дано розписку (обов’язково необхідно вказати точне найменування матеріальних цінностей, предметів та ін.);
4. На підставі якого розпорядження чи документа одержано цінності;
5. Дата й підпис того, хто одержує цінності.
Примітка. Дати в тексті пишуть за зразком 12 серпня 2009 р. Грошові суми подають словами, а в дужках – цифрами. Якщо передають суму грошей, у розписці вказують адресу, паспортні відомості того, хто їх отримує. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчує нотаріус. Розписку пишуть від руки, в одному примірнику. Підпис розміщують праворуч під текстом, дата ліворуч. Виправлень у розписці не може бути.
Взірці:
1. РОЗПИСКА
Я, Сайко Ірина Євгенівна (паспорт серії ВУ № 123456, виданий Буським РВ УМВСУ 3 серпня 2009 р.; домашня адреса: вул. Студентська, 1, кімн. 23, м. Дубляни, Жовківський р-н, Львівська обл.), одержала від Борщук Лідії Леонідівни двісті п’ятдесят (250) гривень. Зобов’язуюся цю суму повернути 15 січня 2009 року.
15 серпня 2008 р. Власноручний підпис
Підпис Сайко Ірини Леонідівни засвідчую:
Посада Власноручний підпис
2. РОЗПИСКА
Я, викладач української мови Київського національного університету ім. Тараса Шевченка, Тарасенко Марія Миколаївна, одержала від заступника декана знавчальної роботи Ющенка Степана Івановича 10 комп’ютерів “SyncMaster 755 DF" фірми Samsung для роботи в лабораторії.
Підстава: наказ декана факультету журналістики № 112 від 01.09.2009.
17 вересня 2009 р. Власноручний підпис
Протокол – це документ, в якому фіксують послідовний перебіг і результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень тощо.
У протоколі зазначають його порядковий номер, назву організації чи підприємства, дату, список присутніх або кількість, порядок денний (питання, прізвища доповідачів, співдоповідачів, їхні посади), короткий зміст доповідей, прізвища та ініціали промовців і короткий зміст виступів, ухвали з кожного питання, підпис голови і секретаря.
Протоколи бувають прості і докладні. У докладний протокол заносять запитання, які ставилися відповідачеві, та конспективний запис виступів під час обговорення.
Питання порядку денного в протоколі формулюються в називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: “Завдання Товариства з приводу видання науково-методичних посібників” (форма “Про завдання Товариства...” не рекомендується). Жанр виступу (“доповідь”, “повідомлення”, “реферат”, “пропозиція” та ін.), посада і прізвище доповідача називаються після формулювання питання, наприклад: Інформація про підготовку до святкування Шевченківських днів. Виступ голови Товариства української мови ім.. Т.Шевченка п. Семкова О.М.
Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: слухали – виступили – ухвалили.
Під рубрикою "СЛУХАЛИ" вказують ініціали та прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення) і викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст її додається. Так само оформляють розділ “ВИСТУПИЛИ”.
Питання, які ставляться на зборах до промовців, теж записують до протоколу у формі прямої мови. Розділ "УХВАЛИЛИ" містить виклад прийнятого рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, що фіксує ухвалу. Дуже довгі резолюції іноді пишуть окремо і додають до протоколу. Про це зазначається в дужках: рішення додається (УХВАЛИЛИ: Схвалити з внесенням поправки резолюції зборів (текст резолюції додається)).
Результати голосування стосовно кожної кандидатури записують таким чином:
1) за Черняка В.Я. подано 56 голосів, проти – 0, утримались – 7.
Пишучи протокол, секретар повинен уникати повторень, урізноманітнювати текст синонімами (звернув увагу, зазначив, спинився, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, підтвердив, погодився, заперечив, дав оцінку роботи, запропонував, вніс пропозицію тощо).
Взірець:
Реквізити підприємства
_____________________
_____________________
Протокол № 10
21.12.2008
виробничої наради працівників бухгалтерії
Присутні:
Відсутні:
Голова: С.В.Марченко
Секретар: І.П.Хома
Порядок денний:
1. Складання звіту з виробничо-фінансової діяльності агрофірми за 2008 р. (інформація головного бухгалтера С.В. Марченка).
2. Вказівки й пояснення Держкомітету з питань бухгалтерського обліку і звітності (повідомлення заст. гол. бухгалтера М.Г.Луценка).
І. СЛУХАЛИ:
С.В.Марченко доповів про підготовку та складання звіту за 2008 р.
ВИСТУПИЛИ:
1. І.П.Павленко вказав на необхідність якнайретельнішої підготовки звіту і заповнення таблиць.
2. Г.С.Миронюк запропонував організувати роботутак, щоб закінчити складання звіту до 10 січня 2009 р.
УХВАЛИЛИ:
1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку та високу якість матеріалів звіту про виробничо-фінансову діяльність агрофірми за 2008 р.
2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2009 р.
ІІ. СЛУХАЛИ:
М.Г.Руденко повідомив про вказівки й пояснення Держкомстату з питань бухгалтерського обліку та звітності.
УХВАЛИЛИ:
Вказівки й пояснення Держкомстату від 05.09.2008 з питань бухгалтерського обліку взяти до відома і керуватися ними у роботі.
Голова (підпис) С.В.Марченко
Секретар (підпис) І.П.Хома
Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.
Витяг з протоколу – це коротка форма протоколу, де вказують
- назву виду документа;
- порядковий номер;
- назву зборів, засідання, наради тощо;
- дату проведення, місце проведення;
- присутніх;
- текст, що складається з розділів «СЛУХАЛИ» і «УХВАЛИЛИ»;
- підписи голови і секретаря.
У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.
Зразок:
ВИТЯГ
з протоколу №7 засідання профкому
Львівського національного аграрного університету
10.05.2009
СЛУХАЛИ: Про надання путівки в оздоровчий табір «Маяк» коректору редакційно-видавничого відділу Марецькій Р.В.
УХВАЛИЛИ: Надати Марецькій Р.В. путівку в оздоровчий табір «Маяк» на період з 30.08.2009 до 12.09.2009.
Голова профкому В.Т.Дмитрів
Секретар М.В.Коваль