Звонок Джо сигнализирует о проблемах в трудовых отношениях. 3 страница

Такое представление работ и событий весьма наглядно. С первого взгляда видно, что по задаче 2 все промежуточные события достигнуты. Таким образом можно представлять выполнение задачи любого уровня.

Сбор информации о выполнении графика

Разработайте единую форму учета и порядок сбора информации о выполнении работ. Я пользуюсь в основном комбинированной формой, как та, что представлена на рис. 10.5.

Рис. 10.6. Диаграмма Гантта

• Перед началом работ по выполнению определенной задачи я вручаю каждому исполнителю распечатку этой формы.

• Исполнители обязаны отмечать даты начала и окончания работ, а также могут написать комментарии в соответствующую колонку.

• Начиная с конца первого рабочего дня и до завершения поставленной задачи, исполнителям предписано присылать мне копии своих отчетов.

Это дает такие преимущества.

• И им и мне удобно работать с такой компактной формой.

• Своевременное поступление информации повышает вероятность успешного выполнения поставленной задачи.

• Установленная периодичность отчетности позволяет исполнителям работать спокойно, не ожидая внезапных проверок.

• Исполнителям легче соблюдать график, периодически сверяясь с ним.

Основная задача процесса контроля работ — их успешное выполнение, а не сбор информации.

Раздача таких форм отчетности перед началом работ служит также средством проверки того, как исполнители уяснили свои обязанности. Я прошу ознакомиться и высказаться, все ли соответствует их представлениям о предстоящих работах. Если выявляются несоответствия, тут же обсуждаем все вопросы.

При выборе периодичности наблюдений за выполнением работ учтите следующие факторы.

• Находятся ли работы на критическом пути? (Определение критического пути дано в главе 4.) От своевременности выполнения таких работ зависят сроки завершения всего проекта, поэтому они требуют особого внимания и частого контроля.

• Не находятся ли работы на пути, непосредственно примыкающем к критическому? Если они имеют незначительный резерв времени (см. главу 4), им тоже следует уделять повышенное внимание.

• Имеет ли данная задача значительные риски? Если вы опасаетесь неожиданных затруднений при выполнении задачи, то ее тоже нужно контролировать чаще.

• Не возникали ли затруднения, связанные с задачей, раньше? Если эта или подобные задачи уже вызывали проблемы, то здесь тоже требуется повышенный контроль.

Контролировать выполнение работ нужно не реже одного раза в месяц. В противном случае возможно:

• расхолаживание и снижение чувства ответственности у исполнителей;

• перерастание небольших, своевременно не решенных проблем в большие.

Как повысить точность информации о выполнении работ

Чтобы повысить достоверность и точность сведений, поступайте следующим образом.

• Объясняйте исполнителям, для чего вы собираете эти сведения. Осознание назначения порученной работы повышает мотивацию при ее выполнении.

• Знакомьте исполнителей с результатами анализа собранных данных. Когда работник видит результат своего труда, это тоже повышает мотивацию.

• Ставьте в пример тех, кто своевременно и точно отчитывается о проделанной работе. Таким образом вы поощрите этих работников и побудите других поступать так же.

• Четко определяйте события и работы. Чтобы вам было понятно, по каким работам соблюдается график, а по каким наметилось отставание.

• Не собирайте данных больше, чем сможете проанализировать; анализируйте все, что собрали. Собирайте только те сведения, которые будете использовать.

Средства обработки информации сопровождения проекта

Вероятнее всего, вам понадобится собственная информационно-управляющая система проекта. Предпочтете ли вы традиционный способ или примените компьютер, зависит от сложности и масштабов проекта, удобства и личных предпочтений, а также от ваших возможностей.

Неавтоматизированное управление проектом имеет свои недостатки.

• Для больших объемов информации требуется слишком много бумаги и, соответственно, места для ее хранения.

• Ручная обработка данных занимает больше времени и повышает вероятность ошибок.

• Ручная подготовка отчетов более трудоемкая.

Возможно, на компьютерах вашей организации уже установлено нужное вам программное обеспечение (ПО), такое как:

• пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Access;

• электронные таблицы, такие как Microsoft Excel;

• текстовый редактор, например Microsoft Word;

• ПО управления проектами, например Microsoft Project.

Такое ПО предлагают и многие другие производители. Но, по моим наблюдениям, около 80 % организаций, с которыми приходилось сотрудничать, выбрали программные продукты компании Microsoft в качестве основных для своего делопроизводства. Полагаю, вы о них хотя бы слышали, поэтому я и привел их в виде примеров.

(Подробно о достоинствах применения вычислительной техники для управления проектами — в главе 16.)

Учет отработанного Времени

Для учета произведенных трудозатрат требуется собрать фактические данные по всем выполненным и выполняемым работам в соответствии со структурной схемой. (О структурной схеме работ см. в главе 3.)

Анализ затрат рабочего времени

Сравните фактические затраты рабочего времени с запланированными. На рисунке 10.7 изображен типовой отчет о затратах рабочего времени каждого работника при проведении определенных работ. Из плана вашего проекта сюда перешли следующие пункты.

Рис. 10.7. Отчет об отработанном времени

• Идентификатор и наименование работ.

• Общие запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу.

• Запланированные трудозатраты (в часах) каждого работника на каждую работу в течение каждой недели.

А фактическому положению дел соответствуют такие пункты.

• Фактическое количество отработанных часов каждым работником по каждой работе.

• Не отработанное на данный момент количество часов каждым работником по каждой работе.

• Разница между запланированным и реальным расходом рабочего времени.

Не следует ожидать, что фактические расходы обязательно совпадут с планируемыми. (Когда затраты рабочего времени по определенным работам не меняются в течение месяцев, стоит ли удивляться, что фактические расходы записывают из планов!) Считается нормальным отклонение в пределах 10 %.

Для примера рассмотрим представленный на рис. 10.7 отчет об отработанном времени двух работников. Смит в целом отработал столько времени, сколько и было запланировано, работая в течение второй недели больше, третьей — меньше, а четвертой — согласно плану. А Джонс работал все время меньше и в итоге имеет значительную недоработку. Возможно, на то у него были объективные причины (например, свой объем работы он выполнял быстрее, чем было запланировано), но систематически это делать ему вряд ли позволят.

Сбор информации о затратах рабочего времени

Самый удобный способ сбора информации — заполнение табельных листов. Типовой табельный лист представлен на рис. 10.8.

Вот его основные пункты.

• Количество часов, отработанных по каждой работе за день.

• Подпись работника.

• Утверждающая подпись уполномоченного лица.

Рис. 10.8. Недельный табель (график загрузки)

Обычно отработанное время округляют до получаса.

Иногда округляют и до меньших интервалов. Например, юрист, чей час стоит около 300 долл., округляет до шести минут.

Вы можете задать свой рабочий ритм, установив интервалы времени, которое посвящаете той или иной деятельности. Если, к примеру, ваш интервал равен 30 минутам, то первый, с 8:30, можно отвести на планерку, следующий, с 9:00, — на другую задачу и т. д. Многим так легче настроиться на решение разнообразных задач в течение дня. Правда, такой распорядок не всегда удобен, особенно в процессе контроля за выполнением работ проекта.

Совершенствование системы учета трудозатрат

Для повышения точности учета отработанного времени примите такую последовательность мер.

• Разъясните, что система учета отработанного времени предназначена для соблюдения графика, выявления и устранения его недостатков. Иногда некоторые работники склонны видеть в этом попытку обвинить их в нецелесообразном использовании рабочего времени, пусть даже и по административным поручениям. В таком случае сложно получить правдивые сведения.

• Призывайте работников записывать реальные показатели, а не подгонять их под 40 часов в неделю. Тогда и сверхурочные работы придется подгонять под 40 часов. Пусть лучше пишут все как есть.

• Предусмотрите в отчетах категории расхода времени, не относящиеся к проекту, например: "непредусмотренные", "административные поручения" и т. п. Если хотите, чтобы люди честно записывали время — создайте для этого условия.

• Призывайте лично заполнять свои отчеты. Некоторые любят просить об этом других, например секретаря. Если кому-то сложно вспомнить, что он делал три дня назад, то сделать это за него еще труднее.

• Собирайте эти отчеты еженедельно или хотя бы раз в две недели. Когда бы вы ни просили работников заполнять их, они все равно будут делать это в последний момент. Хотите ли вы в последний день месяца организовывать мучительные коллективные воспоминания?

• Не практикуйте предварительного заполнения отчетов. Допустим, из-за каких-либо мероприятий, намеченных на пятницу, вам покажется целесообразным собрать отчеты в четверг. Такие действия недопустимы, так как снижают достоверность данных и ответственность по отношению к ним.

Средства учета трудозатрат

Во-первых, проверьте, есть ли в организации система учета отработанного времени и насколько она вам подходит. При этом обратите внимание на следующее.

• Как правило, такая система настроена на регистрацию отработанных часов, различных отпусков и выходных. Обычно она не допускает сверхурочных работ для определенных категорий служащих, т. е. больше 40 часов в неделю. Часто в ней не предусмотрен раздельный учет трудозатрат по работам структурной схемы.

• Люди испытывают некоторое беспокойство по поводу правильности учета их труда в разных проектах.

• Обычно форма представления информации не вполне соответствует вашим потребностям в процессе управления проектом.

Если вы намерены создать свою систему учета, то решите, нужен ли для этого компьютер. Ведение учета традиционным методом, конечно, имеет свои преимущества, но у вас будут затруднения при интегральном анализе всех данных проекта, особенно когда их много. Для автоматизации вашей системы учета могут помочь следующие ПО.

• Пакет программ по управлению проектами, например Microsoft Project.

• Пакет программ по управлению базами данных, например Microsoft Acces.

• Табличный редактор, например Microsoft Excel.

(Основания и преимущества использования компьютера при управлении проектами подробно описаны в главе 16.)

Учет финансовых расходов

Расход финансовых ресурсов — важный показатель соблюдения плана проекта. Вы всегда должны знать, как и когда расходуются выделенные фонды и каков остаток, а также вести соответствующие записи в "чековой книжке" проекта. Планирование, особенно расхода значительных средств, — это результат ряда последовательных решений о целесообразности, выборе поставщика, цене.

Порядок ваших действий.

• Определяете приблизительную сумму расходов, обычно до согласования с поставщиками и подрядчиками.

• Передаете утвержденный письменный запрос на расходы по данной статье в отдел снабжения.

• Отдел снабжения направляет поставщикам соответствующий запрос. Предполагается, что в отделе снабжения в курсе цен, возможных пошлин и транспортных расходов.

• Поставщик дает согласие на поставку по согласованным ценам с учетом пошлин и транспортных расходов.

• Получаете товар и проводите приемку.

• Получаете подробный счет с указанием стоимости, возможных скидок, пошлин, транспортных и погрузочных расходов.

• Проводите оплату.

Во многих случаях до подписания договора целесообразно поискать альтернативу за меньшую цену или с лучшими свойствами среди других возможных поставщиков. Вы рассылаете им официальные запросы с просьбой дать описание и указать цены по интересующим вас товарам (или только цены, если вы уже определились). Рассмотрев ответы, можно выбрать подходящий вариант.

При незначительных затратах и низком уровне формализма в организации некоторые действия из приведенного списка можно опустить.

Предположим, сразу после начала работ проекта у вас запланирована покупка компьютера. Основываясь на недавнем опыте, вы закладываете в бюджет проекта 2 тыс. долл. После начала работ вы относите запрос на покупку компьютера с заданными характеристиками в отдел снабжения. С этого момента на эти цели вам нельзя потратить больше 2 тыс.

Отдел снабжения находит оптимального поставщика и получает от него счет на 1920 долл. (включая налоги и транспортные расходы). Теперь отдел снабжения может гарантировать вам, что компьютер будет приобретен, а у вас есть полная уверенность в этом. Поставщик подписывает заказ на поставку, подтверждающий его обязательство доставить компьютер за указанную цену.

После получения компьютера все заботы по приобретению уже позади, если, конечно, не возникли маловероятные проблемы с функционированием изделия, влекущие непредвиденные (так называемые скрытые) расходы.

В конце концов, подписав счет, вы абсолютно уверены, что из выделенных на компьютер фондов ни цента не израсходовано не по назначению. Однако в будущем не исключена ситуация, когда придется возвратить компьютер и вернуть часть затраченных фондов.

Для оперативного управления проектом следует всегда иметь полную картину текущих расходов и финансового баланса проекта. Это предполагает контроль состояния заказов на поставку, договоров (с поставщиками и подрядчиками), счетов и расходов.

Анализ расходов

Анализ проводится путем сравнения фактических расходов с запланированными. На рис. 10.9 изображен типовой отчет по отдельным статьям расходов с итоговым значением на указанную дату.

Из плана сюда переносятся следующие данные.

• Коды и наименования работ.

• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на период выполнения.

• Сумма выделенных фондов для каждой из работ на указанное время.

• Общая сумма запланированных расходов.

Фактическими значениями расходов за указанный период, при отсутствии других критериев, будем считать те, что были проведены по счетам, договорам, чекам и другим финансовым документам.

Для определения текущего состояния расходов проекта применяют метод анализа заработанной стоимости. С его помощью, особенно при ведении больших и сложных проектов, легче установить перерасход бюджета и принять соответствующие меры. Подробно этот метод описан в Приложении Б.

Рис. 10.9 Отчет о проведенных расходах

Сбор сведений о расходах и меры по повышению их точности

Обычно величину расходов определяют по счетам на оплату, чекам и другим финансовым документам. Полагаю, у вас есть доступ к ним и возможность проверки. Рекомендую иметь в проектной документации копии этих документов.

Поскольку финансы требуют строгой отчетности, поступайте так.

• После проведения оплаты уменьшайте остаток бюджета проекта на соответствующую величину согласно финансовым документам.

• Отмечайте проведенные затраты в строгом соответствии с идентификаторами работ структурной схемы.

• Проверяйте соответствие заказов на поставку работам структурной схемы.

• После выполнения или при отмене заказов немедленно отмечайте это.

Выбор системы учета расходов

Во-первых, проверьте, насколько вам подходит существующая в организации система учета расхода финансовых средств. В большинстве организаций ведется учет всех финансовых расходов. К сожалению, обычно эти расходы не классифицированы по проектам.

Если вам придется вести свой учет финансовых расходов, подумайте о применении соответствующего программного обеспечения, например:

• пакет программ по управлению проектами Microsoft Project;

• пакет программ по учету расходов QuickBooks;

• пакет программ по управлению базами данных Microsoft Access;

• табличный редактор Microsoft Excel.

(В главе 16 подробно рассмотрены вопросы применения компьютера в управлении проектами.)

Даже если финансовая система вашей организации учитывает расходы по проектам раздельно, все равно есть смысл вести собственный учет. Для начала подойдет табличный редактор Microsoft Excel или программный пакет по управлению базами данных Microsoft Access.

Объединение систем учета и контроля

Разработайте систему процедур сбора и обработки информации по выполнению работ проекта и полученным результатам. Придерживайтесь такого порядка.