Класифікація службових документів

ДОКУМЕНТ — це матеріальний об'єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та ви­значення»).

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета кла­сифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Документи класифікують за такими ознаками: ♦ спосіб фіксації інформації; ♦ зміст; ♦ назва; ♦ вид; ♦ складність; ♦ місце складання;

♦ термін виконання; ♦ походження; ♦ гласність; ♦ юридична сила; ♦ стадія виготовлення; ♦ термін зберігання; ♦ рід діяльності та ін.

1.За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножу­вальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом фіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2.За змістом документи поділяють на:

• організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно по­ділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то­що);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле­грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, роз­писки, доручення тощо).

3.За назвою розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • заяви

• інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи та ін..

4.За видами документи поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями й мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: не­змінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільки на їх складанні та опра­цюванні економиться час;

• індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5.За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше опрацьовувати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6.За місцем складання розрізняють такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) й не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

7.За терміном виконання документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

8.За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, встанови, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

9.За гласністю документи бувають:

• звичайні;

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

10.За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істинні.

11.За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших окументів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і від-овідним чином оформлені. Є такі різновиди копій: • відпуск (повна опія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через опіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що і і гворює певну його частину й відповідно засвідчена); • дублікат м шторний примірник документа, який має юридичну силу ори-налу).

12.За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

13.За родом діяльності виділяють системи документації, які іасифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;

• первинно-облікова;

• планова;

• звітно-статистична;

• конструкторська;

• технологічна;

• банківська;

• фінансова;

• торговельна;

• зовнішньоторговельна;

• цінова;

• бухгалтерсько-облікова;