Додатки
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів
Додаток Ж
Додатки
| № статті | Вид документа | Термін зберігання документів (роки) | Примітка | |
| що надходять до держархіву | що надходять не до держархіву | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Статут і положення підприємств, установ, організацій (у тому числі громадських): за місцем укладання і затвердження | Пост. | 3і | ' Після заміни новими | |
| Положення про структурні підрозділи підприємств, установ, організацій | Пост. | 3і | 1 Після заміни новими | |
| Типові положення про права та обов'язки посадових осіб, посадові інструкції: за місцем затвердження | Пост. | 3і | Після заміни новими | |
| Положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб | 3і | 3і | 1 Після заміни новими | |
| Установчі документи підприємств з іноземними інвестиціями | 10 і | 1 Після припинення діяльності | ||
| Журнали обліку бланків суворої звітності | ||||
| Заявки на кредити, касові заявки | ||||
| Листування про заявки на кредити | ||||
| Листування з органами Державної податкової адміністрації про стягнення податків з усіх видів господарської діяльності | ||||
| Листування з органами Державної податкової адміністрації про порушення при стягненні податків і зборів та оскарження дій адміністрації | 10ЕПК | ю | ||
| Документи (акти, довідки, доповіді, протоколи) перевірки підприємств, організацій, господарських товариств органами Державної податкової адміністрації | 5' | 5' | Підприємств з іноземними інвестиціями -10 років | |
| Документи про адміністративні порушення податкового законодавства (протоколи, постанови про адміністративні правопорушення, квитанції про сплату штрафів, листування) | 5' | 5і | Після накладення адміністративного стягнення |
Організація бухгалтерського обліку
| 1 | 3 | 4 | ||
| Документи (акти, довідки, доповіді, листування) про усунення недоліків і порушень, виявлених при перевірках | ||||
| Бухгалтерські звіти і баланси: а) зведені річні б) річні в)квартальні | Пост. Пост. 3і | 5 10 З2 | За відсутності річних - постійно " За відсутності річних - постійно | |
| Звіти по фінансуванню: а) зведені річні б) річні в) квартальні г) місячні | Пост. Пост. 3і І3 | з2 І4 | ' За відсутності . річних -постійно " За відсутності річних - 10 р. *При відсутності річних і квартальних -постійно За відсутності річних і квартальних- 10 р. | |
| Передаткові, розподільчі, ліквідаційні баланси і додатки, пояснювальні записки до них | Пост. | |||
| Протоколи засідань комісій по розгляданню і затвердженню звітів і балансів: а) річні б)квартальні | Пост. 3і | 1 За відсутності річних -постійно 2 За відсутності річних- 10 р. | ||
| Аналітичні таблиці по розробці та аналізу річних звітів і балансів | Пост. | 5 р. | ||
| Перепис по затвердженню і уточненню балансів і звітів | ||||
| Перепис по строках надання бухгалтерської і фінансової звітності | ||||
| Первинні документи і додатки до них, що фіксують акти здійснення господарських операцій і є підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, наряди, табелі, акти про приймання, здачу та списання майна і матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти тощо) | 3і | 3і | 1 За умови завершення ревізій. У випадках виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення |
| 1 | 3 | 4 | ||
| Особові рахунки робітників та службовців | 75 - "В" | 75 - "В" | ||
| Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (у тому числі на машинних носіях) | 5' | 5і | ' За відсутності особових рахунків - 75 років | |
| Інвентарні картки і журнали обліку основних засобів | 3і | 3і | ' Після ліквідації основних засобів | |
| Доручення на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, включаючи анульовані доручення | ||||
| Гарантійні листи | ||||
| Облікові регістри (Головна книга, журнали тощо) | 3і | 3і | 1 Див. примітку до №315 | |
| Допоміжні і контрольні книги, журнали, картотеки, касові книги, оборотні відомості | 3' | Iі | 1 Див. примітку до №315 | |
| Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів | ||||
| Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, доручень, платіжних доручень тощо | ||||
| Корінці, копії ордерів, рахунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок | 3і | 3' | 1 Див. примітку до №315 | |
| Реєстри рахунків до оплати | 3' | 3і | ' При умові завершення ревізій. У випадку виникнення суперечок, протиставлень, слідчих і судових справ -зберігаються до винесення кінцевого рішення | |
| Звіти, відомості про надходження, витрати і залишки дорогоцінних металів, діамантів і виробів із них | ||||
| Відомості про використання кредитів: а) річні б) квартальні |
2!**
Організація бухгалтерського обліку
| І | 3 | 4 | ||
| Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати і контроль за їх розподілом, по розрахунках, по перевитратах і заборгованості по заробітній платі, по засобах соціального страхування, по виплатах відпускних і вихідної допомоги тощо | ||||
| Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, звірювальні відомості) про інвентаризацію | 3і | 3і | За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У випадках виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ зберігаються до винесення остаточного рішення | |
| Документи (копії звітів, витягів із протоколів, висновки) про виплату допомоги, пенсій, оплату лікарняних листків із Фонду соціального страхування | Доки вони будуть необхідні | Доки вони будуть необхідні | ||
| Виконавчі листи | Доки вони будуть необхідні | Доки вони будуть необхідні | ||
| Доручення - зобов'язання за товари, що отримуються в кредит, листування по оформленню доручень - зобов'язань | Доки вони будуть необхідні | Доки вони будуть необхідні | ||
| Довідки, що надаються до бухгалтерії на оплату учбових відпусток, отримання пільг по податках тощо | Доки вони будуть необхідні | Доки вони будуть необхідні | ||
| Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, нестач, розкрадань | Доки вони будуть необхідні | Доки вони будуть необхідні |