Необхідність зберігання документів, забезпечення оперативного доступу облікових працівників до будь-якого документу, що зберігається, є однією з проблем у повсякденній роботі бухгалтерської служби. Паперовий архів бухгалтерських документів досить різноманітний і великий за обсягом, особливо на великих підприємствах. Крім того, він має стійку тенденцію до збільшення з року в рік. Як наслідок, з'являється проблема впорядкування документів. Підшиття їх у папки, впровадження системи картотек не створюють гарантії для збереженості та швидкого пошуку документів. Загальна статистика діяльності паперових архівів свідчить що:

|=> не менше З % документів неправильно розміщені в архіві підприємства (тобто знаходяться в даний момент не в тій папці, не в тій справі і т.д.);

=> близько 10% документів за рік втрачаються (не повертаються виконавцями в бухгалтерську службу, залишаються у замовників, контрагентів, у податковій інспекції та інших контролюючих органах, помилково знищуються і т.п.);

=> до 90% документів не мають попиту, тобто загальна кількість необхідних документів невелика, і, за наявності потреби в них, можуть виникнути проблеми щодо їх пошуку;

о загальний приріст за рік кількості документів, які зберігаються у бухгалтерській
службі (залежно від розміру підприємства та специфіки його діяльності) складає від 20
до 100 %'._________________________________________________

Оформлення і зберігання (тимчасове або постійне) первинних документів і облікових регістрів, які пройшли обробку та були підставою для складання звітності, а також самої бухгалтерської звітності забезпечує головний бухгалтер. Зокрема, він визначає порядок систематизації первинних документів. Наприклад, за розрахунковими операціями всі виставлені підприємству рахунки можуть комплектуватися з договорами або платіжними документами. Також рахунки можуть комплектуватися в окремі папки в розрізі облікових регістрів у хронологічному порядку. Касові ордери, виписки банків з первинними документами, які відносяться до них, повинні бути підібрані в хронологічній послідовності та переплетені. Окремі види первинних документів (наряди, рапорти, маршрутні листи) можуть зберігатися непереплетними, але зібраними в папках.

Таким чином, є три способи зберігання первинних документів (див. рис. 8.2).

З моменту формування і до передачі в архів підприємства справи з документами зберігаються за місцем їх формування, тому необхідно розрізняти поточний і постійний архіви первинних документів.

' Слепко В., Хахамов С. Злектронние архивьі бухгалтерской документации // Финансовая газета.-2005.-№ 5.-С. 6-7.

10-' 225