Організація бухгалтерського обліку
служби повинні знати порядок оформлення всіх документів, вміти читати їх реквізити, а також перевіряти правильність їх оформлення.
Окрім первинних документів бухгалтерського оформлення працівникам бухгалтерської служби доводиться мати справу з організаційно-розпорядчими документами, тобто установчими документами, положеннями, інструкціями, наказами та ін. Крім того, бухгалтери можуть брати участь у підготовці проектів розпорядчих документів. Зокрема, головний бухгалтер візує ті розпорядчі документи, виконання яких передбачає здійснення витрат (накази про преміювання, встановлення надбавок працівникам та ін.). Тому працівники бухгалтерської служби повинні знати основні вимоги, які висуваються до цих документів.
Облікові працівники для виконання своїх посадових обов'язків отримують копії розпорядчих документів, наприклад, накази з особового складу. На основі останніх відбувається нарахування заробітної плати, видача премій та ін.
Відповідно до законодавства первинні документи повинні сюіадатися в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.
Складання та оформлення документів передбачає заповнення всіх його реквізитів і одержання всіх необхідних резолюцій, віз, печаток і штампів.
За результатами досліджень документування господарських операцій займає більше 50 % обсягу облікових робіт. Тому в зниженні витрат праці на складання й обробку первинних документів приховано значні резерви зниження витрат на управління підприємством.
Досвід практика
Скороченню витрат коштів і часу на складання первинних документів, зменшенню їх кількості, а отже, й часу на їх обробку, може сприяти:
=> застосування накопичувальних документів замість разових, наприклад, відомостей виробітку (журнал обліку готової продукції) замість лімітно-забірних карток, вимог тощо. Такі дії виключають етап накопичення даних з разових первинних документів;
=> поєднання первинного документа з обліковим регістром (наприклад, відпуск матеріалів зі складу без видаткового документа під розписку одержувача в книзі складського обліку з наступним складанням бухгалтерської проводки за підсумками регістрів складського обліку);
=* оформлення декількох операцій одним документом (наприклад, надходження
матеріалів від постачальника та їх оприбуткування на склад - проставленням
спеціального штампу та підпису комірника на документі постачальника).__________________