Організація бухгалтерського обліку
підприємства (можливе за умови наявності на підприємстві облікового підрозділу) або використання послуг сторонніх спеціалістів.
За першим варіантом на підприємстві може проводитися інвентаризація і застосовуватися бухгалтерський контроль.
Стосовно інвентаризації законодавством не передбачено обов'язкового її проведення при звільненні бухгалтера (лише за умови, що цей працівник був матеріально відповідальною особою).
Керівник підприємства може ініціювати проведення інвентаризації майна та зобов'язань підприємства при звільненні бухгалтера, не дивлячись на те, чи був він матеріально відповідальною особою.
У проведенні інвентаризації зацікавлений претендент на посаду бухгалтера, який може брати в ній участь. Зокрема, це дасть йому змогу впевнитися в реальності залишків матеріальних цінностей і зобов'язань підприємства. Крім того, з'являється можливість з'ясувати, чи укладено договори про матеріальну відповідальність з особами, відповідальними за збереження товарно-матеріальних цінностей, чи складаються матеріальні звіти та ін.
Досвід практика
Проведення інвентаризації є необхідним, якщо справи передаються у період складання річної звітності, а річна інвентаризація не проводилася.
Здійснення бухгалтерського контролю передбачає перевірку достовірності облікових даних і їх надійності. Його можуть здійснювати вповноважені бухгалтери підприємства (детальніше див. тему 9).
Незалежно від тривалості процедура приймання-передачі справ не повинна впливати на результати діяльності підприємства в цілому.444444 Оскільки проведення ретельної перевірки ведення бухгалтерського обліку підприємства протягом 2 тижнів є досить складним завданням, для проведення перевірки більш доцільним буде другий варіант, який передбачає перевірку ведення бухгалтерського обліку та складання звітності із залученням сторонніх осіб.
Сторонніми особами можуть бути аудиторська фірма або материнське підприємство (якщо приймання-передача справ відбувається у філії), вища установа (для бюджетних організацій).
| документації, |
| Узагальнення і аналіз результатів перевірки та підготовка документів до передачі |
Даний етап передбачає узагальнення результатів проведеної перевірки відповідності ведення бухгалтерського обліку й складання звітності та яка передається. Результати проведення інвентаризації
Тема 3. Організація бухгалтерської обліку на підприємстві
підлягають оформленню актом. Копія акту інвентаризації є додатком до акту приймання-передачі справ.
Всі виявлені у процесі перевірки порушення зазначаються в акті приймання-передачі справ із зазначенням особи, яка повинна здійснити відповідні виправлення.
Завданням аудиторської перевірки в ході приймання-передачі справ є виправлення помилок в організації і веденні бухгалтерського обліку та складанні звітності, а також зазначення їх в акті приймання-передачі справ.
Внесення виправлень до облікових регістрів і звітності супроводжується оформленням бухгалтерських довідок, які підписуються бухгалтером, який звільняється, або особою, яка тимчасово виконує його обов'язки.
Претенденту на посаду бухгалтера необхідно брати участь у внесенні виправлень до облікових регістрів і звітності та завіряти своїм підписом правильність здійснених виправлень.
На підставі звіту аудиторської фірми можливе документальне оформлення процедури приймання-передачі.
| Складання акту приймання-передачі справ |
Документальне підтвердження процедури приймання-передачі справ забезпечується складанням акту приймання-передачі.
Призначенням даного акту є не лише документальне засвідчення факту, що головний бухгалтер звільняється, не залишаючи після себе порушень у збереженні бухгалтерського архіву, а також те, що новий бухгалтер ознайомився зі станом бухгалтерського обліку підприємства. Крім того, важливим є значення акту в розподілі відповідальності між звільненим і новопризначеним працівником за зберігання документації.
Ретельне складання акту дозволить уникнути в майбутньому необгрунтованих вимог і зауважень до бухгалтера, який звільнився, як з боку керівництва підприємства, так і з боку працівників контролюючих органів.
Складання акту приймання-передачі справ передбачає зазначення у ньому суттєвих моментів, які характеризують ведення бухгалтерського обліку та складання звітності на підприємстві.
Якщо у керівника підприємства є обґрунтовані претензії до бухгалтера, який звільняється, стосовно ведення бухгалтерського обліку, то останній зобов'язаний здійснити відповідні виправлення з урахуванням вимог законодавства.