Создание файла БД
После запуска MS Access одновременно с его окном открывается первое диалоговое окно, позволяющее начать создание базы данных или открыть существующую БД. Так как мы создаем новую базу данных, то:
1. в окне Создание базы данных выбрать закладку новая база данных.
2. в появившемся окне файл новой базы данных (рис.3) следует создать папку для размещения файла (по умолчанию файл будет сохранен в папке Мои документы), а также задать имя файла новой базы данных и нажать кнопку Создать.
Рис.3. Окно Файл новой базы данных
3. в результате выполнения команды открывается окно базы данных КАДРЫ: база данных (рис.4).
Именно с этого окна начинается работа с любыми объектами базы данных, в том числе и с Таблицами.
Рис. 4. Окно Базы данных КАДРЫ
Создание структуры Таблиц базы данных
Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каждому объекту модели предметной области соответствует одна Таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
1. Работа по созданию базы данных на ПК начинается с создания Таблиц. Для этого, находясь в окне БД, следует щелкнуть вкладку Таблицы.
2. выбрать режим Создание таблицы в режиме конструктор, так как он отличается наглядностью и позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов Таблицы.
в результате открывается окно таблица 1: таблица, в котором набирается структура Таблицы базы данных (рис.5 ).
Рис.5. ОкноКонструктора таблицы –Таблица 1: таблица
Для описания поля в окне Таблица задаются Имя поля, Тип данных, Описание - краткий комментарий, а также свойства поля в разделе Свойства поля: общие свойства - на закладке Общие и Тип элемента управления — на закладке Подстановка.
Имя поля. Каждое поле в Таблице должно иметь уникальное имя, удовлетворяющее соглашениям об именах объектов в Access. Оно является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением . ! « ».