ПП ACCESS (фрагмент)
Создание Информационной системы на базе
Порядок выполнения расчетов
Таблица 1:
1. Отформатировать колонки, применив команду:
Формат ® Столбец ® Ширина и придать им следующую размерность:
В – 20;
D – 16;
C – оставить без изменения;
A, E, F, G, H, I, J – 12 (в один прием).
2. Создать заголовок таблицы (строки 1:3):
а) набрать построчно текст заголовка;
б) отцентрировать строки заголовка в пределах экрана или таблицы (если она занимает не весь экран).
3. Отчеркнуть для выделения «шапки» таблицы (в один прием) диапазон ячеек: A4:J4 и A5:J5.
4. Заполнить оглавления колонок (стр.5)
по каждой колонке:
а) ввести текст оглавления;
б) отредактировать текст, применив:
* команду: Формат ® Ячейка ® выравнивание
и далее:
* режимы редактирования: перенос по словам; по вертикали и по центру; по горизонтали - по центру.
5. Заполнить исходные данные (колонки A:I).
6. Рассчитать Основную заработную плату (кол. J):
а) занести формулу в первую рассчитываемую ячейку – J6:
= H6 * I6;
6) протиражировать формулу из ячейки J6 в ячейки J7:J20.
7. Таблицу сохранить.
Таблица 2.
8. Скопировать таблицу 1.
9. Отсортировать записи по признаку Ф.И.О. рабочего в порядке возрастания, применив команду:
Данные ® Сортировка.
10. Подсчитать по признаку Ф.И.О. рабочего промежуточные итоги по основной заработной плате и общий итог по цеху, применив команду:
Данные ® Итоги.
11. Таблицу сохранить
Таблица 3
12. Скопировать Таблицу 2.
13. Структурировать (изменить) копию Таблицы 2:
а) по вертикали:
используя кнопку вертикального уровня 2, оставить только Ф.И.О. рабочихи итоговые записи: промежуточные итоги по Ф.И.О. и общий итог по цеху;
б) по горизонтали:
снять по возможности ненужные в итоговой Ведомости колонки:
* выполнить команду
Данные ® группаи Структура ® Создание структуры;
* используя кнопку горизонтального уровня –1, скрыть колонки H и I ( H – расценка на операцию; I – количество сданных изделий).
Эта часть Контрольной работы (задания 6, 7) посвящена вопросам проектирования, создания и функционирования фрагмента ИС в обозначенной вариантом контрольной работы области учета, организованной в виде Базы данных с использованием ПП ACCESS.
В качестве примера рассмотрим Базу данных (БД) Кадры.
Задание 6 рассматривает вопросы проектирования и создания фрагмента БД Кадры, позволяющего пользователю ИС получать информацию в виде Справок по запросам в реальном времени.
Перечень Справок и их содержание приведены в задании 7.
Созданию любой БД предшествует ее проектирование. Однако объектом автоматизации является действующая (ручная) система формирования и учета кадров, что нельзя не учитывать на этапе проектирования БД. Это обстоятельство вызывает необходимость проведения предпроектного обследования автоматизируемого участка управления.
Обследование предполагает:
а. Четкое определение границ обследуемого объекта.
В нашем случае – кадров.
б. Выявление круга пользователей информации.
Ими являются: отдел кадров, администрация объекта управления и его структуры, ОТиЗ. Именно для них и с учетом их требований проводится автоматизация;
в. Определение видов выполняемых расчетов (перечень задач).
В нашем случае перечень задач – это виды Справок, выдаваемых в систему управления (см. задание 7);
г. Описание исходной информации: НСИ и оперативной, для получения Справок.
Именно эта информация составит ядро создаваемого фрагмента БД Кадры.
Перечень и содержание исходных документов.
*НСИ:
· Классификатор профессий:
- наименование профессии;
- код профессии.
· Классификатор причин выбытия:
- наименование причины выбытия;
- код причины выбытия.
* Оперативные:
· Опросная анкета
Для создания фрагмента БД используются следующие показатели:
- Ф.И.О. работающего;
- табельный номер;
- место работы;
- дата увольнения;
- дата поступления на работу
- код профессии;
- наименование причины выбытия;
- код причины выбытия.
д. Описание (или представление) выходной информации: Справки, Отчеты и другие виды результатной информации.
е. Выявление информационной взаимосвязи выполняемых расчетов, что позволит установить логические связи между объектами БД и построить Схему данных БД.