Оптимизация бюджета

Изменение календарей проекта

Изменение календарей проекта может рассматриваться и как средство сокращения длительности исходного критического пути, и как самостоятельная процедура, направленная на более рациональное использование рабочего и нерабочего времени.

Изменение календарей проекта предполагает:

1) изменение или удаление календарей одной или нескольких задач;

2) изменение или удаление календарей одного или нескольких ресурсов;

3) изменение базового календаря проекта.

Приведенные выше действия упорядочены по силе воздействия на исходное расписание проекта. Поэтому при желании внести «косметические» поправки следует начинать с изменения календарей задач.

Изменять календарь ресурса рекомендуется в тех случаях, если ресурс фактически работает больше (или, наоборот, меньше), чем предусмотрено календарем. Например, если календарь ресурса, назначенного на задачу критического пути, устанавливает пятидневную рабочую неделю, но ресурс фактически работает шесть дней, изменение календаря приведет к сокращению длительности проекта. Кроме того, необходимо определить календарь для тех ресурсов, которые работают по индивидуальному графику.

Изменять базовый календарь проекта целесообразно при условии, если все ресурсы проекта работают большее количество времени, чем предусмотрено исходным календарем проекта. Например, если календарь проекта указывает, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, но фактически все исполнители работают по 10 часов, следует изменить календарь проекта.

Увеличение продолжительности рабочего дня в календаре проекта является наиболее реальным и эффективным способом коррекции календаря.

Следующая последовательность действий позволит изменить продолжительность рабочего дня в календаре проекта:

> в меню «Сервис» выберите команду «Параметры...»;

> в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Календарь»;

> в поле «Часов в дне» установите требуемое значение и нажмите на кнопку ОК.

Обратите внимание, что не обязательно вносить изменения в параметры календаря: продолжительность рабочей недели, время начала и окончания рабочего дня.

 

После формирования плана проекта выполните обзор запланированных затрат. Если Вы обнаружите, что запланированные затраты не согласуются с реальным бюджетом, следует подумать над тем, как оптимизировать план с целью устранения противоречий. При этом необходимо помнить, что внесение корректив в бюджет приведет, вероятно, к изменению сроков и качества выполнения отдельных работ и проекта в целом.

При выполнении оптимизации бюджета целесообразно придерживаться следующего порядка действий:

1) выявить задачи, вызывающие превышение бюджета;

2) определить наличие резервов времени для задач, не укладывающихся в бюджет;

3) ввести комментарии относительно предполагаемых изменений плана;

4) сохранить резервную копию плана;

5) скорректировать состав и распределение ресурсов с целью снижения затрат;

6) увеличить затраты в случае получения дополнительного бюджета;

7) оценить результаты оптимизации плана.