Класифікація бенкетів і прийомів

Підприємства ресторанного господарства за замовленням окремих відвідувачів або організацій здійснюють обслуговування бенкетів. Бенкет - це урочистий званий сніданок, обід або вечеря.

Залежно від подій, із приводу яких організують бенкети, їх поділяють на офіційні та неофіційні. Приводом для офіційного бенкету може бути прийом глави уряду, дипломатичних представників, ювілейне торжество, національне свято, для неофіційного – сімейне або традиційне свято, товариська зустріч і ін.

Бенкети поділяються на дві групи:

– з розміщенням за столом (бенкет за столом, бенкет-чай);

– без розміщення за столом (бенкет-фуршет, бенкет-десерт, коктейль).

За участю персоналу в обслуговуванні їх поділяють на бенкети з повним або частковим обслуговуванням офіціантами. При повному обслуговуванні офіціантами усі страви і напої офіціанти подають гостям в обнос; при частковому - певну їх кількість, головним чином холодні страви і напої, заздалегідь виставляють на столи, гарячі страви і напої подають в обнос або ставлять на стіл.

За асортиментом страв і напоїв бенкети поділяють на універсальні і спеціалізовані. До універсальних відносять бенкет за столом із повним або частковим обслуговуванням офіціантами, до спеціалізованих - бенкет-фуршет, бенкет-буфет, бенкет-коктейль, бенкет-чай.

За бажанням замовника організовують один вид бенкету або сполучають декілька, тоді він називається комбінованим або складним.

Організація бенкету складається з трьох стадій: прийом замовлення, підготування до проведення бенкету й обслуговування.

2. Порядок прийому і виконання замовлень на обслуговування споживачів у закладах ресторанного господарства

Замовлення на обслуговування свят приймає директор, метрдотель, а у великому підприємстві ресторанного господарства, де є стіл замовлень – черговий адміністратор столу замовлень.

Залежно від розміру закладу ресторанного господарства і кількості гостей замовник резервує частину приміщення або орендує його повністю на певний час. Щоб уникнути можливих претензій з боку замовника і задля власної безпеки, адміністрації закладу ресторанного господарства доцільно скласти договір замовлення на надання послуг з організації будь-якого виду бенкету (фуршету, презентації, ювілею, весілля, випускного вечора тощо).

Середні та великі заклади ресторанного господарства, крім своєї безпосередньої діяльності (приготування страв і сервування столу), часто зобов'язуються організовувати "культурну програму": запрошення музикантів, ведучого вечора, клоунів (для дитячих свят). У разі надання таких послуг вони виступають як посередники. Складання договору-замовлення упорядковує організацію та проведення бенкету.

Із замовником погоджується дата обслуговування, кількість учасників, - місце проведення, оформлення залу, музичний супровід, надання додаткових послуг, початок і закінчення обслуговування, меню, попередня вартість замовлення та порядок розрахунку.

Крім того, до договору доцільно ввести пункт про відповідальність закладу ресторанного господарства за якість обслуговування і приготування страв, а з боку замовника - про відповідальність за збереження майна закладу та відшкодування можливих збитків (від биття посуду, псування скатертин, столового приладдя тощо).

Якщо бенкет передбачається "з розмахом", замовник, як правило, повністю орендує зал закладу ресторанного господарства. У такому випадку заклад додатково може укласти з замовником договір оренди приміщення, в якому зазначаються умови оренди (на розсуд обох сторін), а також вид оплати та порядок її внесення (у готівковій чи безготівковій формі).

Методичними рекомендаціями № 157 затверджено спеціальну форму первинного обліку - замовлення-рахунок, який водночас є і розрахунковим документом, і документом, за яким з кухні закладу ресторанного господарства здійснюється відпуск готових страв і кулінарних виробів споживачам (учасникам бенкету). Замовлення-рахунок містить також елементи договору, оскільки його попередньо підписують замовник і уповноважений представник закладу. В цьому документі відображають дату та час обслуговування, узгоджене меню з переліком страв та їх вартістю, прізвище працівників закладу, відповідальних за проведення бенкету (обслуговуючого персоналу). Після розрахунку по закінченні бенкету замовник і відповідальний за обслуговування підписуються у графі "замовлення виконано повністю". Однак попри те, що замовлення-рахунок частково дублює окремі пункти договору-замовлення (наприклад, у частині узгодженого меню, доцільно складати обидва документи). Особливо важливий договір-замовлення в разі виникнення питання про матеріальну відповідальність замовника.

Після з'ясування порядку проведення бенкету встановлюють порядок розрахунку.

За погодженням сторін (закладу ресторанного господарства та замовника) оплата за бенкет може здійснюватись різними способами та у різні строки. Це залежить також і від того, ким є замовник - фізичною чи юридичною особою. Наприклад, фізична особа (громадянин) може розплатитись за послуги готівковими коштами або за допомогою платіжної карти. Такі розрахунки в закладах ресторанного господарства здійснюються із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Замовленням-рахунком передбачено внесення замовником авансового платежу, який є своєрідною гарантією того, що замовник не змінить рішення і продовжить договірні відносини з закладом щодо організації бенкету. Крім того, за рахунок авансованої суми здійснюється закупівля продуктів для приготування страв і кулінарних виробів.

У разі попередньої оплати свята (бенкету, весілля тощо) кращий спосіб розрахунку замовника з закладом ресторанного господарства - безготівковий платіж (для замовника - юридичної особи) або безпосередньо через касу банку (для будь-якого замовника - і юридичної, і фізичної особи).

Оплату за оренду залу також можна здійснити як через касу банку, так і прийняти готівкою безпосередньо в день проведення бенкету. При цьому для закладу ресторанного господарства найбезпечнішим варіантом приймання готівки є реєстрація платежу через реєстраторів розрахункових операцій (з попереднім програмуванням такої послуги).

3. Підготовка до проведення бенкету

При прийомі замовлення улаштовувач повідомляє метрдотелю ціль проведення бенкету, а відповідно до цього висловлює побажання з оформлення залу, музичного супроводу, порядку проведення бенкету. Приміром, на початку урочистого вечора гостям буде поданий аперитив, урочиста вечеря буде проходити в одному залі, десертний стіл може бути накритий в іншому залі і т.д.

Відповідно до цих побажань вирішується питання про можливість проведення бенкету в даному підприємстві. Потім улаштовувачу пропонують ознайомитися з приміщенням для бенкету, погоджують із ним план розставляння столів, місця почесних гостей.

Норма площі на одну людину залежить від виду бенкету. При проведенні бенкету за столом вона дорівнює 1,5…2 м², бенкету-фуршету - 0,5…0,7 м².

Столи в залі розміщують з урахуванням кількості учасників бенкету, виду бенкету, конфігурації залу.

Залежно від кількості запрошених розрізняють зосереджену і розосереджену форму розміщення гостей за бенкетними столами.

При зосередженій формі гостей садять за загальним столом, форма якого, залежно від конфігурації залу, може бути кругла, квадратна, прямокутна або Т-, П-, Ш-видна; при розосередженій - за декількома столами (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Розстановка бенкетних столів

При розосередженій формі розміщення гостей прохід між головним столом і перпендикулярними йому столами, а також між торцями столів приблизно дорівнює 1-1,5 м. При розставлянні столів варто враховувати, що жодний з учасників бенкету не повинен сидіти спиною до почесних гостей. Ширина бенкетних столів повинна складати 1,2-1,5 м, іноді навіть до 2 м; якщо стіл для почесних гостей сервують з одного боку, ширина його не повинна бути менше 70 см.

У бенкетному залі спочатку розставляють столи, а потім на деякій відстані від них стільці, крісла або напівкрісла. Біля стін, колон, у кутах залу, де організований бенкет, або в суміжному з ним приміщенні, ставлять підсобні столи або серванти для запасних предметів сервування, напоїв. Звичайно один підсобний стіл або сервант розрахований для обслуговування 10-15 чол.

Важливим етапом підготування бенкету є упорядкування бенкетного меню.

Відповідно до меню підбирається столовий посуд і набори. Їхня кількість залежить від виду бенкету, чисельності офіціантів, що беруть участь в обслуговуванні. Наприклад, при бенкеті за столом із частковим обслуговуванням офіціантами холодні страви і закуски ставлять на стіл до приходу гостей так, щоб кожний гість міг узяти будь-який виріб самостійно чи за допомогою гостя, що сидить поруч. Тому при визначенні місткості багатопорційного посуду враховують кількість секцій, на які поділяють бенкетний стіл відповідно до зон досяжності. При бенкеті за столом із повним обслуговуванням офіціантами місткість багатопорційного посуду і кількість наборів для розкладання залежить від кількості офіціантів, що беруть участь у подаванні визначеної групи страв.

Залежно від виду бенкету визначені нормативи столового посуду і наборів індивідуального користування.

Кількість наборів для розкладання дорівнює кількості багатопорційного посуду.

При підготуванні до бенкету використовують білу або кольорову столову білизну, яку підбирають з урахуванням особливостей інтер'єру залу, тематики свята.

Для накриття бенкетних столів використовують прямокутні скатертини розміром 173 × 208 (250) см, 200 × 250 см або бенкетні скатертини довжиною 5-10 м і шириною 2 м. Якщо використовують декілька скатертин, то стіл починають накривати з боку, протилежного головному входові, і кладуть їх так, щоб край кожної наступної скатертини покривав край попередньої.

Кількість бенкетних скатертин залежить від довжини столів і форми їх розставляння, Якщо всі гості розміщуються за одним столом, то його накривають - зі спуском скатертини приблизно на 30 см; коли почесні гості сидять за одним столом, то його накривають зі спуском скатертини з боку, зверненого до залу, на 5-10 см від підлоги, останні столи накривають, як описано вище.

При визначенні кількості скатертин (Кск) для фуршетних столів враховують їхню ширину, відповідно до якої стіл по ширині можна накрити двома або трьома скатертинами. Розрахунок здійснюють за формулою:

де l – норма довжини столу на одного гостя, м;

l_т – довжина скатертини на торці столу, м;

Lck – довжина скатертини, м;

N – кількість гостей, чол.

За формулою (1) розраховують кількість скатертин, коли стіл накривають двома скатертинами: перша, зі спуском 5-10 см від підлоги, з одного боку стола покриває кришку столу, друга - поверх неї зі спуском 5-10 см від підлоги з другого боку столу.

За формулою (2) розрахунок кількості скатертин здійснюється в тому випадку, коли стіл накривають трьома скатертинами: перші дві кріплять до чохла на кришці столу, а третьою накривають кришку столу.

Кількість серветок визначають, виходячи з нормативу на одного гостя і загальної кількості гостей. Враховують також, що серветки використовують для покриття таць. Для офіціантів передбачають ручники. Столову білизну беруть з деяким запасом (приблизно 10%). Для своєчасного одержання білизни варто завчасно складати заявку.

Важливим моментом в організації обслуговування учасників бенкету є визначення достатньої кількості офіціантів й інших працівників. Витрати часу на виконання окремих операцій при підготуванні до бенкету зазначені в табл. 4.1. Використання цих даних дозволяє не тільки визначити загальну чисельність працівників, а й правильно розподілити обов'язки між членами бригади.

Таблиця 4.1 – Поопераційні витрати часу при підготуванні до бенкету, хв.

Кількість офіціантів, що беруть участь в обслуговуванні (Nоф), можна визначити за формулою:

де t – витрати часу на операцію (одиницю продукції, посуду), хв;

n – кількість одиниць продукції, посуду (операцій), шт.;

Т – інтервал часу, протягом якого повинна бути виконана робота, год.;

N – загальна кількість гостей, чол.;

N₁ – кількість гостей, що може обслужити один офіціант, чол.

При розрахунку чисельності офіціантів, що готують стіл до бенкету, використовують формулу (3). За формулою (4) визначають кількість офіціантів, що беруть участь у подаванні страв і напоїв під час бенкету.

При визначенні кількості офіціантів, що беруть участь у подаванні страв і напоїв, використовують норми обслуговування. Наприклад, за існуючими нормативами на офіційному бенкеті з повним обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 3-4 гостя, на неофіційному - 4-5 гостей. При організації бенкету за столом із частковим обслуговуванням офіціантами один офіціант може обслужити 9-12 гостей. При організації бенкету-фуршету переважно з частковим обслуговуванням офіціантами, один офіціант може обслуговувати до 30 гостей. Якщо під час цього бенкету застосовується комбінована форма обслуговування, тобто поряд із поданням страв і напоїв на стіл значну частину з них подають в обнос, то на одного офіціанта доводиться 15-20 гостей.

Чисельність кухарів-роздавальників, що беруть участь у порціонуванні, оформленні та відпусканні страв і напоїв, визначають за формулою:

де t – час для відпускання однієї страви, хв.;

т – кількість страв, порцій;

Т – інтервал часу, передбачений для відпускання страв, хв.

Напередодні бенкету метрдотель проводить інструктаж офіціантів, під час якого повідомляє їм, хто і на честь кого або якої . події влаштовує бенкет, ознайомлює офіціантів із планом розставляння столів, кількістю гостей за кожним із них і планом розміщення учасників бенкету за столом, повідомляє меню страв і напоїв, особливості сервування бенкетного столу.