Технология проведения стратегического ИТ–аудита

Для достижения сформулированных в разделе 3.2 результатов необходимо собрать значительный объем фактической информации, перечисленной ниже:

1. Организационная структура объекта аудита, органы управления, основные и вспомогательные структурные подразделения, их функции – эта информация потребуется для понимания информационных потребностей организации.
2. Состав и сроки эксплуатации действующих информационных систем (задач) для каждого класса систем – эта информация важна для оценки уровня зрелости использования ИТ.
3. Функциональное назначение действующих систем (задач) – эта информация нужна для определения степени соответствия функциональности действующих систем (задач) функциям подразделений организации.
4. Бизнес-процессы, поддерживаемые системами (задачами) – эта информация важна для оценки степени покрытия действующими системами (задачами) основных и вспомогательных бизнес-процессов.
5. Состав используемых приложений (программных продуктов) – эта информация полезна для оценки уровня зрелости организации в аспекте используемых критериев выбора ИТ–решений.
6. Поставщики оборудования, программных продуктов и опыт работы с ИТ-компаниями по внедрению информационных систем – эта информация позволит оценить уровень зрелости организации с точки зрения корректности критериев выбора партнеров для развития ИТ.
7. Состав организационно-технической документации по системам. В том числе, технические задания, проектная документация – эти данные необходимы для оценки полноты документации по действующим системам (задачам), что является важным показателем качества работы ИТ–службы.
8. Пользователи систем (сотрудники и подразделения), контуры внедрения систем, функциональные задачи, ориентированные на конечных пользователей – эта информация позволяет оценить уровень охвата сотрудников организации ИТ– услугами, нацеленными на удовлетворение их информационных потребностей.
9. Подготовленность персонала, наличие обученных групп пользователей, планы обучения – эти данные позволяют оценить степень эффективности использования действующих информационных систем (задач) конечными пользователями и, одновременно, способность ИТ–службы организовать эффективное использование имеющихся ИТ–ресурсов.
10. Статус систем на предприятии, наличие актов приемки систем в эксплуатацию, программ и методик испытаний, приказов о внедрении систем – эта информация позволяет оценить, с одной стороны, степень внимания высшего руководства к использованию ИТ в организации, а с другой стороны, уровень готовности службы ИТ к обеспечению необходимой упорядоченности процессов внедрения систем и гарантии качества их эксплуатации.
11. Организация управления ИТ, структура службы ИТ и ее подчиненность, положение о службе, права и обязанности, численность персонала по категориям сотрудников, образование, сертификаты, возрастная структура, стаж работы на предприятии – все эти данные позволяют оценить адекватность службы ИТ стоящим перед ней задачам, а также свидетельствуют о ее статусе в организации.
12. Процедуры формирования, утверждения годового плана работы службы и оценки ее деятельности, перспективные планы работ по развитию ИТ – эта информация является принципиальной для оценки роли службы ИТ в организации и степени зрелости организации в использовании ИТ и отношения к необходимости и перспективам их развития.
13. ИТ-бюджет, процедуры его формирования, использования и контроля исполнения – эта информация позволяет оценить, во–первых, сам факт наличия ИТ–бюджета, а во- вторых, корректность методов его формирования и контроля исполнения.

Помимо вышеприведенных данных необходимо провести краткие интервью (или анкетирование) с представителями высшего руководства и руководителями функциональных подразделений с целью получения ответов на следующие вопросы:

1. Укажите сильные стороны ИТ-службы.
2. Укажите слабые стороны ИТ-службы.
3. Какое влияние СИТ оказывает на Вашу работу?
4. Как Вы оцениваете работу ИТ-службы?
5. Знаете ли Вы планы развития ИТ?
6. Вовлечены ли Вы в процесс развития ИТ?
7. Насколько Вы удовлетворены качеством сервиса службы ИТ и организацией обучения?

Главной целью перечисленных вопросов является выяснение степени вовлеченности руководства организации в деятельность службы ИТ, его внимания к развитию ИТ и значимости службы ИТ в основной деятельности.

Понятно, что отсутствие конкретных ответов на поставленные вопросы будет свидетельствовать о том, что деятельность службы ИТ оторвана от интересов основной деятельности организации и носит чисто вспомогательный характер, наряду с другими обеспечивающими службами, т.е., не является источником создания конкурентных преимуществ и роста акционерной стоимости в случае рассмотрения рыночной организации.

Для сбора исходных данных может быть использована приведенная в таблице 3.1 анкета, которая в условиях выполнения реального проекта должна быть адаптирована к специфике конкретной организации.

На основе собранной информации необходимо подготовить итоговый отчет по результатам стратегического ИТ–аудита, типовое содержание которого приведено ниже.

1. Основания для проведения аудита. Объект и цель аудита. Этот раздел описывает организационные решения по проведению аудита, его цели и профиль объекта, которым может быть конкретная информационная система, комплекс используемых ИТ–решений или целостная интегрированная информационная система организации.
2. Направления аудита. В этом разделе должны быть описаны методика проведения аудита, состав проверяемой организационно–проектной документации, перечень проведенных интервью и краткое содержание выявленной по их результатам информации.
3. Сводка фактов по целям и задачам аудируемого проекта или проектов, или комплекса ИТ – решений, или интегрированной информационной системы. Здесь должны быть описаны цели и задачи аудируемых проектов по техническим заданиям и по ожиданиям конечных пользователей.
4. Сводка фактов по идентифицированным и подтвержденным результатам аудируемого проекта или проектов. Перечень принятых и завершенных работ. Основное содержание раздела состоит в описании фактически полученных содержательных результатов, направленных на удовлетворение информационных потребностей конечных пользователей и информационную поддержку основных и вспомогательных бизнес – процессов.
5. Сводка идентифицированных пробелов. В этом разделе должен быть раскрыт перечень отсутствующих, но запланированных результатов и дана их характеристика с точки зрения влияния их отсутствия на ожидаемый возврат от инвестиций в реализацию соответствующих ИТ - проектов.
6. Краткая характеристика текущего состояния ИТ в организации. Этот заключительный раздел состоит из ряда подразделов, содержание которых изложено ниже.
1. В области применения ИТ. В этом подразделе должны быть охарактеризованы следующие вопросы:
1. уровень удовлетворенности требований конечных пользователей и степень соответствия планам развития бизнеса;
2. уровень удовлетворенности информационных потребностей высшего руководства;
3. степень сфокусированности внимания специалистов ИТ на решение основных задач бизнеса;
4. внедрение новых технологий на практике;
5. готовность к существенным изменениям бизнес-процессов.
2. В области организации управления и планирования. В этом подразделе должны быть раскрыты следующие вопросы:
1. Как организована ИТ-служба? Каковы ее роль, сфера компетенции, обязанности и полномочия? Какова ее организационная структура?
2. Каков процесс планирования развития ИТ? Определяется ли он основными бизнес-целями?
3. Как устанавливаются приоритеты развития ИТ?
4. Как проводится реорганизация основных бизнес-процессов, связанная с внедрением новых технологий?
5. Какова квалификация персонала и как она определяется?
6. Как построены отношения с поставщиками продуктов и услуг?
3. В области финансирования развития ИТ. Этот подраздел посвящен характеристике ИТ–экономики организации и в нем должны быть раскрыты следующие вопросы:
1. Как формируется бюджет ИТ?
2. Каковы источники финансирования?
3. Кто распоряжается бюджетом?
4. Каков процесс принятия решения о разработке конкретных ИТ - проектов или приобретении вычислительных средств?
5. Как оцениваются и контролируются затраты по проектам развития и сопровождения ИТ?
4. В области обслуживания. Этот подраздел нацелен на характеристику предоставляемых ИТ – услуг и должен содержать ответы на следующие вопросы:
1. Как определена ответственность подразделений отвечающих за обслуживание инфраструктуры ИТ?
2. Как обеспечивается контроль качества работы средств ИТ?
3. Как определены уровни качества техобслуживания?
4. Кем и как обеспечивается поддержка и сопровождение ПО?
5. Кем и как обеспечивается управление сложными информационными системами?
5. В области персонала. Данный подраздел является ключевым для анализа уровня подготовленности персонала и в нем должны быть охарактеризованы следующие аспекты деятельности службы ИТ.
1. степень понимания специалистов службы информатики целей бизнеса;
2. качество взаимодействия функциональных подразделений и службы ИТ;
3. процессы выбора и назначения лидеров проектов ИТ и формирования проектных команд;
4. процессы подготовки и реализации планов обучения персонала.
6. В области информационной безопасности. Этот подраздел призван охарактеризовать уровень обеспечения информационной безопасности по следующим аспектам:
1. организационная структура системы информационной безопасности и ее связь с управлением безопасности организации;
2. наличие политики информационной безопасности;
3. наличие концепции информационной безопасности;
4. методические руководства по защите информации;
5. согласование выбора средств вычислительной техники и связи, технических и программных средств защиты;
6. организация работ по выявлению возможностей и предупреждению утечки и нарушению целостности защищаемой информации
7. Рекомендации по совершенствованию процессов управления эксплуатацией и развитием ИТ. Этот завершающий отчет подраздел должен содержать рекомендации по совершенствованию деятельности службы ИТ по каждому из описанных выше подразделов итогового отчета.