Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості
Місця в автомобілях поділяються на почесні та менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа за рухом автомобіля.
Машина подається правими дверцятами до тротуару. Першим сідає і виходить пасажир, що займає найпочесніше місце.
В автомобілях, що прямують на будь-які церемонії, як правило, займається лише заднє сидіння.
Якщо умови не дозволяють подавати автомашину правим боком до тротуару, пасажир, що займає найпочесніше місце, сідає через ліві дверцята, інші — так само. Після прибуття автомобіль паркується так, щоб вихід був справа.
Якщо використовується таксі, то почесному гостю переднє місце поруч з водієм не пропонують. Якщо ж це особистий автомобіль і водій — член делегації, що зустрічає, то найпочеснішим місцем для гостя є місце поруч з ним.
Перед тим, як гості сідають у автомобіль чи виходять із нього, треба відкрити їм дверцята, а потім закрити їх за ними. Це доручення виконують водій або перекладач чи супровідник.
Гості прямують до готелю. Організатори зустрічі перед тим, як замовляти місця в готелі, повинні знати, скільки чоловіків, жінок, подружніх пар серед гостей. Після розселення членів делегації увічливі господарі повинні переконатися, що розселення гостей відбулось належним чином.
Належить попрощатися з гостями у вестибюлі готелю, домовившись із ними про візит увічливості (протокольний візит).
Візит увічливості. Відповідно до загальновизнаної практики, перш ніж почати ділову частину свого візиту, почесний гість (глава прибулої делегації) наносить візити ввічливості стороні, що приймає. Цей візит є відповіддю на зустріч гостя під час його приїзду. Саме у цей час уточнюється програма перебування.
Остаточне право вибору часу та місця зустрічі залишається за гостями. Звичайно такі зустрічі проводяться у приміщенні організації, що приймає.
У призначений час гостя у вестибюлі зустрічає секретар (або помічник), який супроводить його до керівництва організації. Керівник організації, що приймає, може зустрічати гостей лише у виняткових випадках.
У кабінеті відводять спеціальне місце для прийому гостей. Наявність дивану (почесне місце для гостя) і м'яких крісел (для того, хто приймає) навколо журнального столика дозволяє посадити гостя згідно з протокольними вимогами.
Гість повинен знаходитися по праву руку господаря. Гість сідає після того, як сів господар кабінету. Якщо гість прибув із дамою, то на почесному місці на дивані справа від господаря сидітиме дама, а на другому почесному місці зліва головний гість. Перекладач займає будь-яке місце. Не слід садовити гостей за письмовий стіл, біля вікна, що виходить на сонячний бік вулиці.
Протокольний візит триває 20—30 хвилин. Через 5—7 хвилин можна подати чай, каву, фрукти, печиво, цукерки тощо. Спиртні напої не подаються.
Ініціатива ведення бесіди належить господареві. Ініціатива відходу – за гостями. Знаком закінчення аудієнції може бути й тривала пауза в бесіді.
Після закінчення бесіди хазяїн проводжає гостей до коридора, ліфта чи сходів. Наступна зустріч відбудеться за столом переговорів.
4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі
Основними стадіями переговорів є:
1. Підготовка до переговорів (організаційна та змістовна).
2. Хід переговорів.
3. Аналіз результатів переговорів та виконання досягнутих домовленостей.
На першій стадії формують склад делегації, визначають місце і час проведення переговорів, готують приміщення тощо.
Формування делегації передбачає визначення її кількісного та персонального складу, призначення керівника делегації. Керівництво організації складає список співробітників установи, що допускаються до участі в переговорах. Із цих осіб формується делегація. При двосторонніх переговорах ураховують приблизно однакову кількість делегатів.
Кількісний і якісний склад делегації зумовлюється кількістю питань, що підлягають обговоренню, необхідністю залучення експертів, паралельним обговоренням деяких питань, рівнем представництва. При формуванні делегації визначаються основні функції кожного учасника переговорів.
Мову переговорів вибирають за домовленістю сторін.
Визначення місця й часу проведення переговорів. Місце й час проведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Ініціатор зустрічі не нав'язує своїх пропозицій.
У разі зміни часу переговорів про його перенесення треба довести до відома всіх учасників.
Місцем зустрічі може бути службове приміщення одного із учасників або нейтральна територія.
Предмет зустрічі обумовлюється заздалегідь.
Підготовка приміщення. На столах не повинно бути зайвих документів, а лише блокноти, олівці, сірники, сигарети, мають стояти попільнички (якщо вважається, що в цьому приміщенні дозволено курити), пляшки з мінеральною водою і фужери (перевернуті — ознака їх невикористання). Окрім того, на столах можуть стояти квіти у низьких вазах. Залежно від форми столу вони розташовуються або в центрі столу, або по його краях.
Той, хто зустрічає делегацію у вестибюлі, не повинен бути членом делегації, що приймає гостей. Це може бути працівник протокольного відділу, секретар закладу і т. ін. Він проводжає делегацію до приміщення, де відбудуться переговори.
Якщо переговори тривають довго, то в перерві можна подати чай, каву, бутерброди, фрукти тощо. Бажано пригощання організовувати в окремому приміщенні. У разі його відсутності — там, де ведуться переговори. Частування ставиться персонально лише перед главами делегацій. Інші члени делегації обслуговуються самі.
Розсаджування за столом переговорів. Розмістити членів делегації за столом треба згідно з правилами, з урахуванням рангів і службового становища.
При проведенні багатосторонніх зустрічей краще використовувати круглий стіл або стіл у вигляді бублика. Головують по черзі за алфавітом або на першому засіданні головує господар, а далі — за алфавітом.
Одним із інформаційних джерел переговорів є запис бесіди.
Для розв'язання ділових питань у ряді випадків офіційні особи відомств, організацій, фірм тощо можуть досягти домовленостей під час телефонної розмови. Потім з ділових питань складають запис бесіди, а співрозмовнику надсилають лист, у якому підтверджують досягнуту домовленість.
В організаціях, що мають справу з іноземними партнерами, як правило, ведуть журнали обліку телефонних розмов із представниками інофірм, представництвами. У них фіксується: із чиєї ініціативи відбулась телефонна розмова, її тривалість, зміст розмови.
Змістовна підготовка переговорів охоплює розв'язання таких питань:
· аналіз проблеми та оцінка ситуації;
· формування загального підходу, основних цілей та завдань;
· визначення переговорної позиції, можливість варіантів вирішення проблеми й узгодження інтересів;
· формування пропозицій та їх аргументація.
Одним із методів змістовної підготовки переговорів є нарада, спрямована на визначення завдань і мети майбутніх переговорів. Мета наради може бути змістовна та операційна.
Операційні цілі охоплюють:
– інформацію про майбутні переговори та її обговорення;
– аналіз проблем, які виносяться на переговори;
– формування позиції та загального підходу до майбутніх переговорів;
– складання прогнозу-сценарію майбутніх переговорів.
Використовуються ділові й імітаційні ігри, що дозволяють відтворити ситуації, котрі виникають на переговорах.
У процесі опрацювання варіантів взаємоприйнятних рішень використовують метод складання балансових листів. Для цього у дві колонки виписують відомості про позитивні й негативні наслідки прийняття тих чи інших рішень. Балансові листи дозволяють отримати комплексну оцінку.
На другій стадії ведення переговорів можуть виявитися три типи поведінки учасників переговорного процесу.
Перший підхід відповідає ідеї протистояння сторін. Стіл переговорів – поле битви, де утверджуються позиції під девізом «хто-кого» або «перетягування канату». Внаслідок такого підходу подальше співробітництво може опинитися під загрозою.
Другий підхід полягає в тому, що сторони займають дружні позиції. Слабша сторона очікує «дружнього» до себе ставлення і поводиться запопадливо. Такий підхід трапляється нечасто.
Третій підхід ґрунтується на розумінні сторонами необхідності пошуку взаємоприйнятного рішення. Учасники переговорів спільно аналізують ситуацію та зайняті пошуком таких рішень, які максимально відповідали б інтересам обох сторін. Такий підхід є партнерським. Довірливість має поєднуватися з необхідністю зберігання комерційної таємниці. Варто пам'ятати, що власні інтереси реалізуються повніше, якщо партнер задовольняє свої інтереси.
Підготовка до бесіди. Бесіда під час ділової зустрічі передбачає лише обмін поглядами, думками. Наприклад, у ході бесіди сторони можуть домовитися про співробітництво й намітити наступні кроки.
Бесіду можна планувати заздалегідь.
Основна мета бесіди полягає в обміні інформацією, що полегшує процес підготовки. Тема майбутніх бесід попередньо узгоджується. У процесі підготовки треба:
– визначити коло питань, які ви бажаєте обговорити;
– підготувати документи, які ви збираєтеся подати партнерові в ході бесід (наприклад, матеріали про роботу вашого підприємства), аргументи на користь співробітництва з вашою організацією. Частина інформації може бути повідомлена усно, інша – письмово (пам'ятні записки, рекламні проспекти тощо);
– сформулювати питання, які треба поставити партнеру.
Готуючись до бесіди, треба виділити час для підготовки питань партнерові та його повідомлень.
ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ
1. Назвіть можливу мету візиту закордонної делегації.
2. Які питання включає в себе загальна програма перебування іноземної делегації в країні?
3. Що передбачає детальна програма, призначена для гостей?
4. Коротко охарактеризуйте види неофіційних зустрічей делегацій.
5. Схарактеризуйте церемонію представлення.
6. Як звертаються:
а) до Надзвичайного і Повноважного посла;
б) до католицького кардинала чи папського нунція;
в) до президента та його дружини?
7. Яким є перше почесне місце при розміщенні в автомобілях та проїзді делегації?
8. Назвіть основні стадії переговорів.
9. Як треба розсаджувати членів делегації за столом переговорів?
10. Розкрийте особливості ведення телефонної розмови офіційних осіб з іноземними представниками.