Вимоги до укладання тексту наказу
1. Розпорядчу частину наказу викладають у наказовій формі. Зокрема, кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі („Зарахувати”, „Призначити”, „Здійснити”, „Наголосити”, Звільнити” та ін.). Якщо ж фактові надається значення більше, ніж особі, тоді вживається пасивна форма („Грубі порушення виявлено...”); активна форма вживається для вказування на ініціатора певної дії („...завідувач навчальної частини зобов’язаний...”).
2. Як виконавців вказують організацію, підрозділ або службову особу із зазначенням у давальному відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті перелічують декілька осіб, то їхні прізвища наводяться за абеткою.
3. Якщо в розпорядчій частині значна кількість пунктів, то її оформляють у вигляді таблиці.
4. Наприкінці кожного пункту зазначають підставу для його укладання (службова записка, рапорт, заява тощо).
5. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу. Наприклад: „Контроль за виконанням наказу покласти на технічного директора об’єднання Шаповалова Я.В”.
6. У наказах з основної діяльності, що видають на виконання ухвал керівних (вищих) органів, замість констатаційної частини подають посилання на номер і дату вищого розпорядчого документа.
Проект наказу погоджується:
а) із заступником керівника установи (підприємства, організації);
б) з куратором питань, які зазначені в документі;
в) з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;
г) з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу із чинними правовими актами та розпорядженнями керівних установ.
Накази на підприємстві (з основної діяльності й щодо особового складу) підписує перший керівник. Накази щодо особового складу може підписувати спеціально призначена керівна особа, наприклад, заступник директора з кадрової роботи або заступник директора з управління персоналом. Якщо така особа в структурі підприємства не передбачена, то під час відсутності першого керівника (у випадку його відрядження, хвороби, відпустки) накази підписує виконуючий його обов’язки із зазначенням своєї фактичної посади й прізвища.
У наказах щодо особового складу, крім основних реквізитів, залежно від їх змісту зазначають:
а) про призначення, зарахування на роботу:
– на яку посаду;
– до якого структурного підрозділу (відділу);
– з якого числа;
– вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом тощо);
– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);
– особливі умови (з повною матеріальною відповідальністю, зі скороченим робочим днем тощо);
– умови оплати праці (відповідно до штатного розкладу);
б) про переведення на іншу роботу:
– з якої посади на яку;
– вид, термін (постійно, тимчасово);
– підставу (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.);
– форму й систему оплати праці;
– умови праці (нормальні, шкідливі, небезпечні);
в) про надання відпустки:
– вид відпустки (основна, тарифна; додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, як винагорода чи заохочення; навчальна, академічна; у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, хворобою, лікуванням, післяопераційною реабілітацією, пологами (декретна); без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок тощо);
– загальну кількість робочих днів;
– дату виходу у відпустку й повернення з неї (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);
– період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової);
г) про припинення трудового договору (контракту):
– дату звільнення;
– причину (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.);
– підставу із зазначенням відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів;
– умови;
– гриф погодження профспілкової організації (якщо вона діє);
ґ) при направленні працівника у службове відрядження:
– строк відрядження;
– місце відрядження;
– підстава.
Згідно з трудовим законодавством начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу (про призначення, переміщення, звільнення тощо) осіб, прізвища яких фігурували в документі. Візу ознайомлення оформляють так: „З наказом ознайомлений (ознайомлена). Підпис, ім’я та по батькові, прізвище. Дата”.
Наказ набуває чинності лише з моменту його підписання керівником установи, підприємства чи організації.
Зразки:
Акціонерне товариство «Арсенал»
НАКАЗ№ 34/5-К
23.05.2007 м. Богуслав
про зміни у штатному розкладі
1. ПРИЗНАЧИТИ:
1.1 Музиченка Василя Петровича на посаду старшого інженера з 23.05.2007 з окладом відповідно до штатного розкладу.
Підстава: заява Музиченка В.П.
1.2 Лемешева Юрія Григоровича на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 23.05.2007 з тримісячним випробувальним терміном.
Підстава: заява Лемешева Ю.Г.
2. ПЕРЕВЕСТИ:
Мальцеву Віру Денисівну, бухгалтера-касира товариства, на посаду економіста І категорії планово-економічного відділу з 25.05.2007 з посадовим окладом 756 грн.
Підстава: заява Мальцевої В.Д. від 20.05.2007.
3. НАДАТИ:
Чупрову Анатолію Ігоровичу, водієві вантажівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 24.05 по 26.06.2007 (на 24 робочі дні) за період роботи.
Підстави: 1) графік відпусток;
2) заява Чупрова А.І.
4. ЗВІЛЬНИТИ:
4.1 Ковальського Віктора Костянтиновича, технолога цеху № 3, з 23.05.2007 за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.
Підстава: заява Ковальського В.К.
4.2 Панфілову Олександру Тимофіївну, інженера з технічного нагляду, у зв’язку з закінченням терміну дії контракту з 23.05.2007.
Підстави: 1) контракт від 14.03.2002;
2) заява Панфілової О.Т.
Генеральний директор (підпис) В.С. Лосенко
Харківське акціонерне товариство ”Електрон”
НАКАЗ № 26
27.04.2007 м. Харків
Про заходи щодо забезпечення
протипожежної безпеки
та посилення охорони
в період святкових днів
У зв’язку з травневими святами з метою забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони в період з 30.04.07 по 02.05.07 та 09.05.2007р. НАКАЗУЮ:
1. У зазначений період посилити контроль та забезпечити нормальне функціонування товариства, суворе дотримання працівниками правил протипожежної безпеки.
2. Диспетчерові пожежного зв’язку Головачу С.Т. організувати прибирання території і перевезення у безпечне місце предметів, які легко займаються.
3. Інженерові з техніки безпеки Дворнику Б.М. перевірити стан електричного обладнання і не пізніше як за 2 години до закінчення робочого дня 29 квітня 2007 року вимкнути всі електроприлади.
4. Заступникові начальника відділу кадрів Шевченко А.І. скласти список осіб, які повинні бути присутні на товаристві у святкові дні.
5. Контроль за виконанням наказу покласти на головного інженера Середу М.В.
Директор (підпис) О. І. Сидоренко