Положення: види, структура тексту, реквізити

ПЛАН

ТЕМА 2. ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Структуру діловодства складають:

а) система документації, документування, організація роботи з документами;

б) управління справами, загальний відділ, канцелярія;

в) класифікація документів, реквізити, формуляри-зразки.

2. До складу служби діловодства входять:

а) управління справами, загальний відділ, канцелярія;

б) підрозділ з обліку та реєстрації документів, копіювально-множильне бюро, архів.

3. Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу, називається:

а) реквізитом;

б) документом;

в) формуляром-зразком.

4. За призначенням документи поділяються на:

а) загальні, спеціалізовані;

б) організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

5. За місцем виникнення ділові папери поділяються на:

а) внутрішні, зовнішні;

б) вхідні, вихідні;

в) стандартні, нестандартні, індивідуальні.

6. За способом фіксації інформації документи поділяються на:

а) письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи;

б) на папері, диску, магнітній стрічці, дискеті;

в) рукописні, відтворені механічним способом.

7. За джерелами виникнення ділові папери поділяються на:

а) звичайні, для службового користування, секретні, цілком секретні;

б) стандартні, нестандартні, індивідуальні;

в) первинні, вторинні.

8. За юридичною силою документи поділяються на:

а) оригінали, копії;

б) справжні, підробні;

в) прості, складні.

9. До якої групи ділових паперів належать автобіографія, заява, службова записка:

а) стандартних;

б) індивідуальних;

в) нестандартних?

10. Реквізити, які фіксуються на бланку в процесі його заповнення, називаються:

а) постійними;

б) змінними;

в) стандартними.

Мета: схарактеризувати організаційну документацію як таку, що призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих організацій та установ; розвивати в студентів навички укладання цих документів; виховувати культуру писемного ділового спілкування.

1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках.

2. Положення: види, структура тексту, реквізити.

3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ.

4. Інструкція: групи, особливості укладання.

5. Правила як службовий документ організаційного характеру.

ЛІТЕРАТУРА

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

6. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

8. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

9. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

11. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Найважливішою в системі управління є організаційна документація. Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності й призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвідомчих їм установ.

Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів. Формуляр-зразок— це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання , формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструктивної сітки та основні реквізити. Сукупність деяких реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Формуляр-зразок визначає робочу площу та береги документа.

Робоча площа документа— це площа уніфікованої форми чи бланка документа, що використовується для заповнення основними реквізитами.

Береги документа— це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень.

За державним стандартом установлено такі розміри берегів формуляра-зразка: лівого — 20 мм, правого — не менше 8мм, верхнього — не менше 10 мм, нижнього — не менше 8 мм. Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2,20 (емблема організації, позначка про контроль), а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений для збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлення сторінок (вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв), нанесення реквізитів 1,4,5 (Державний Герб, код підприємства, код форми документа); нижній —для нанесення реквізитів 29,30,31 (позначка про виконання документа, відмітка про перенесення даних на машинний носій, позначка про надходження).

Бланк документа— це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією й місцем, залишеним для змінної.

Установлено 2 види бланків:

1) загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень тощо);

2) для службових листів.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів існує два варіанти розташування реквізитів:

· кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша;

· поздовжнє — постійні реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша.

Кутове і поздовжнє, у свою чергу, може бути:

· флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

· центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

У разі виготовлення бланків для службових листів обов’язково наносять реквізити 1 – 3, 6 – 9, трафаретні частини реквізитів 11 – 13.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка треба продублювати цією мовою. На бланках із кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкуються постійні реквізити державною мовою, а нижче — іноземною. На бланках із поздовжнім розташуванням постійні реквізити друкуються ліворуч державною мовою, праворуч — іноземною.

У разі виготовлення загальних бланків обов’язкове нанесення реквізитів 1 – 3, 6 – 8, також можуть наноситись трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14.

На основі загального бланка можна виготовляти бланки для окремих видів документів (наказів, розпоряджень тощо), які доповнюють реквізитом 10 (друкують великими літерами).

Положення— це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їхніх структурних підрозділів, а також установ, організацій і підприємств, що їм підпорядковуються.

За змістом розрізняють такі положення:

– положення про установи та їхні структурні підрозділи;

– положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;

– положення про організацію й проведення різних заходів (культурних і спортивно-масових заходів, конкурсів, оглядів), структуру і зміст яких визначають установи, що є організаторами.

Групи:

1. Типові — розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, фірм (затверджуються вищим органом управління).

2. Індивідуальні — створені за вказівкою керівництва на підставі типових безпосередньо на підприємствах (затверджуються керівником організації).

Реквізити:

· Державний Герб України;

· назва відомства;

· гриф затвердження;

· назва організації;

· назва структурного підрозділу;

· назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);

· дата;

· індекс;

· місце видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис;

· відмітка про погодження.

Структура тексту

положення про структурний підрозділ

1. Загальні положення.

2. Основні завдання і функції.

3. Права та обов’язки.

4. Керівництво.

5. Взаємовідносини.

6. Майно, кошти.

7. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

8. Реорганізація та ліквідація.

Положення набуває чинності з дня його затвердження.

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту можна поєднувати з назвою виду документа: „Положення про Міністерство фінансів України".

Текст положення поділяється на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.