Рівні стандартизації і структура тексту документа

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин і змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка тощо).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, що мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, котрими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).

Бланки цих ділових паперів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій (напр.: автобіографія, протокол, характеристика).

Опис –це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (напр.: акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причинно-наслідкових зв’язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв’язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (напр.: службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція).

Текст документа складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до написання ділового папера, викладається історія питання);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст ділового папера, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

5. Правила підготовки і написання ділових паперів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– автобіографія (Я, ..., народилася, ... навчаюсь ...);

– заява (Прошу зарахувати ..., працюю на посаді ...);

– наказ (Наказую ...);

– скарга (Звертаюся до ..., я повідомляв...);

– службова записка (Доводжу до ..., уважаю, що ...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

– акт (Комісія пропонує ..., дійшла висновку...);

– трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує ..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується ...);

– інструкція (АТ „Довіра” встановлює ..., кожен акціонер стає...);

– запрошення, оголошення (Банк надає ..., університет запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

– коли підмет передує присудкові;

– коли означення стоїть перед означуваним словом;

– коли додаток розміщений після керуючого слова;

– коли вставні слова вживаються на початку речення.

5. Уникати використання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: %, §, №, якщо вони без цифрових позначень і не в табличних схемах.

10. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язаній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі; у підсумку, завершуючи, насамкінець тощо.

11. Надавати перевагу простим реченням.

12. Пам’ятати, що лише актуальність і своєчасність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.