Редагування каталогів
Ведення каталогів
Під веденням каталога розуміється включення в нього карток на нові надходження до бібліотеки, робота з картками на багатотомні, серіальні видання, вилучені з фонду та поточне редагування. Тільки при повній відповідності фонду бібліотеки каталоги можуть бути корисними і ефективними. Включаючи картки на нові надходження, на них роблять усі бібліотечні помітки. Якщо до фонду надійшли видання, примірники яких вже є в ньому, то на картках, наявних в алфавітному каталозі, слід поставити інвентарні номери книг. По надходженні нових томів багатотомників, випусків серій відомості про них включаються в зведені описи.
Вилучаючи картки з каталогів, перш за все, звертаються до алфавітного каталога, адже на його картках зафіксовані інвентарні номери книг, помітки про наявність додаткових записів, відомості про те, в яких діленнях систематичного каталога подані картки на дану книгу. При вилученні одного примірника досить викреслити його інвентарний номер, а якщо вибувають усі примірники, тоді вилучають усі картки, причому основні картки з алфавітного каталога — в останню чергу. У зведених описах викреслюють потрібні томи.
Велике значення має оперативність включення відомостей про нові надходження до бібліотечних каталогів. Особлива увага надається оперативності відображення в каталогах урядових документів, матеріалів Верховної Ради України. У день публікації в газетах описи цих матеріалів мають знаходитися в каталогах (картотеках). Щодня каталізатор повинен з партії нової літератури виймати книги і брошури, що вміщують дані матеріали, і терміново їх обробляти. Так само діють і в зв'язку з важливими ювілейними датами в житті країни, всього світу, культури тощо. Особливу увагу звертають на повне і своєчасне відображення в каталогах документів, що стосуються діяльності органів влади і управління своєї області, району, міста. Наприклад, виступи на сесіях Верховної Ради України делегатів своєї області, району, міста.
Аналітичні описи важливо своєчасно замінювати монографічними описами книг та брошур, що надходять до бібліотеки. Не всі матеріали публікуються в окремих виданнях. Якщо їх немає, слід замінювати аналітичними описами з таких видань, як «Урядовий кур'єр», тематичні збірники урядових та інших документів.
Редагування каталога — перевірка відповідності змісту, структури і оформлення каталога за певними вимогами. В залежності від обсягу воно може бути повним і вибірковим. Повне редагування передбачає перевірку всього каталога, а вибіркове — окремих його частин. У бібліотеці важливо раціонально поєднувати ці види редагування. Повне редагування потребує великих затрат часу, неможливо часто редагувати весь каталог спочатку до кінця. Проте окремі частини, розділи каталогів потребують більш частого редагування в зв'язку з їх активним використанням, швидким ростом тощо. Наприклад, в алфавітному каталозі буквена група «К» потребує значно частішого редагування, ніж «X» або «Ш», оскільки в неї входять матеріали, які більш активно використовуються, крім того, ця буквена група швидко зростає.
За змістом редагування може бути технічним, коли перевіряються правильність розстановки карток, виправляються порушення, старі, зношені картки замінюються, виправляються орфографічні помилки тощо; при методичному редагуванні перевіряється повнота відображення фонду, правильність опису і систематизації, правильність оформлення каталожних роздільників, уводяться нові ділення тощо.
За організацією редагування може бути поточне ї планове. Поточне редагування проводиться в ході ведення каталогів, звичайно це технічне редагування. Розставляючи картки в каталозі, бібліотекар одночасно виправляє помічені помилки, замінює зношені картки. Проте може бути і поточне методичне редагування, воно використовується в таких випадках, коли не можна відкласти внесення доповнень та виправлень в каталог, наприклад, одразу слід відображати зміни в політичній карті світу, виправляти серйозні помилки політичного, наукового характеру, іноді читачі вказують бібліотекарю на наявність недоліків, пропусків в каталозі, їх також слід ліквідувати максимально швидко.
Планове редагування передбачається в планах роботи бібліотеки, воно звичайно проводиться не менш ніж раз на п'ять років. Перш ніж проводити планове редагування, складають інструкцію, в якій регламентується порядок та організація роботи, а також зміст її. Планове редагування звичайно буває методичним, проте це не означає, що в ході його не виправляються технічні помилки та вади. В деяких випадках редагування може мати цільовий характер, наприклад, перевірка правильності формулювання заголовків колективного автора в алфавітному каталозі, редагування певних ділень систематичного каталога напередодні якихось важливих подій у політичному, громадському, культурному житті країни.
Каталоги мають редагуватися в зв'язку зі змінами, що вносяться до правил складання бібліографічних описів, до методики систематизації, таблиць бібліотечно-бібліографічної класифікації. Внесення змін до державних стандартів із бібліографічного опису звичайно не потребує переоформлення всіх карток, оскільки не всі зміни впливають на організацію каталога. Редагуються тільки ті описи, в яких вносяться зміни до першого елемента бібліографічного запису. Зрозуміло, що зміни вносяться до розстановки карток в алфавітному каталозі, змінюється авторський знак як на картках, так і на книзі, переписуються і картки в систематичному каталозі.
Про зміни і доповнення в таблицях класифікації та методиці систематизації подаються відомості на методичних картках, що одержують бібліотеки в комплектах друкованих карток. Слід мати на увазі, що в таких випадках змінюють індекси на картках систематичного, алфавітного каталога, вносять зміни в формулювання ділення на роздільнику, переглядають посилання, а також пересистематизовують відповідні книги.