Організація алфавітного каталогу
Організація алфавітного каталогу — це виявлення його структури, наповнення, процес його внутрішнього і зовнішнього оформлення. Алфавітний каталог має просту структуру, згідно з алфавітом. Проте не можна розглядати складання алфавітного каталога як чисто технічний процес; головне, чому слід приділяти увагу, — наповнення каталога, його відповідність завданням пропаганди літератури. Розставляючи картки, виходять із перших слів бібліографічних записів, чи то прізвище або найменування автора, чи то назва документа. Основні і додаткові записи складають один алфавітний ряд. У цей же ряд вміщують і допоміжні картки. Вони не мають бібліографічних записів, їх призначення — допомогти читачам розібратися в структурі алфавітного каталога. Є два види допоміжних карток — посилальні та довідкові. Запис, що відсилає від заголовка, під яким у каталозі матеріал не збирається, до інших, які його збирають, зветься загальним посиланням, його характерною ознакою є слово «див.» (дивись):
Косач Л. П.
див.
Українка Леся
В алфавітному каталозі використовують також і часткові посилання, хоча й не так часто, як загальні. Їхня характерна ознака - «див. також». Таке посилання використовується у виняткових випадках, коли в заголовках використовуються різні форми авторського заголовка:
Харківський інститут культури
див. також
Харківський бібліотечний інститут
Довідкова картка, крім заголовка, має пояснюючий текст. Вона може складатися на дійсне прізвище автора і на псевдонім, пояснювати складові частини заголовка:
Салтиков-Щедрін М. Є
Справжнє прізвище автора: М.Є.Салтиков; писав також під псевдонімом Н.Щедрін
Довідкові картки складають також, щоб роз'яснити, як розшукувати видання колективного автора, документи з типовими назвами, наприклад:
Міністерство
Видання міністерств див. у каталозі під найменуванням країни з наступною за ним назвою міністерства. Наприклад: Україна. Міністерство культури і туризму.
Розставляючи бібліографічні записи в каталозі, слід дотримуватися деяких правил, що стосуються їх певних груп.
Бібліографічні записи творів під авторами розставляють в алфавітному порядку авторських прізвищ. Записи творів авторів з однаковими прізвищами розставляють за алфавітом авторських ініціалів. Слід намагатись, щоб на картках були наведені два ініціали, інакше твори одного автора можуть опинитися в різних місцях. Подвійні прізвища при розстановці карток розглядають як два слова. Картки на твори авторів з такими прізвищами ставлять після карток на твори авторів, прізвища яких збігаються з першою частиною подвійного прізвища.
Якщо початкові слова різних записів тотожні але в одному випадку таке слово означає прізвище автора, в другому — найменування колективу, в третьому — перше слово назви, то записи розставляють в такому порядку:
Харківський М.О. (індивідуальний автор)
Харківський інститут культури (колективний автор)
Харківський історичний музей (назва книги)
Слід зазначити, що суворий алфавітний порядок у розташуванні бібліографічних записів не завжди забезпечує найбільшу зручність і оперативність пошуку, тому в деяких випадках замість групування записів за алфавітом використовують в розстановці елементи систематизації, що сприяє створенню логічних комплексів. Використання елементів систематизації не є обов'язковим для всіх бібліотек, це факультативний прийом, але переважна більшість бібліотек нашої країни логічні комплекси створюють, оскільки це полегшує пошук і дає змогу більш активно і цілеспрямовано пропагувати твори окремих індивідуальних і колективних авторів. Так, розставляючи записи творів одного автора, вводять елементи систематизації, порушуючи дещо алфавіт. Бібліографічні записи розташовують у порядку зменшення повноти видань: повне зібрання творів, зібрання творів, твори, вибрані твори, окремі твори і тематичні та жанрові збірники в єдиному алфавіті назв. Така розстановка забезпечує кращу пропаганду творів певного автора, полегшує довідково-бібліографічну роботу.
Рильський М. Т.
Зібрання творів
Рильський М. Т.
Твори: в 10 т.
Рильський М. Т.
Твори: в 3 т.
Рильський М. Т.