Фонд виконаних довідок

Різновидом джерел спеціальної бібліографії є фонд виконаних довідок. Він є «зібранням копій раніше виконаних письмових бібліографічних довідок». Цю частину ДБФ називають також архівом виконаних довідок або фондом неопублікованих бібліографічних посібників.

Багато бібліотек, особливо великих, в процесі обслуговування читачів, організацій і установ виконують так звані тематичні довідки. Деякі з них вимагають значних трудовитрат і за своїм змістом можуть представляти інтерес для споживачів не лише даної, але і інших бібліотек. Довідки є списками літератури або картотеками, що налічують чималу кількість назв, детально структуровані. Інакше кажучи, це рукописні бібліографічні посібники, створені в одноразовому порядку, але не мають передмови, допоміжних покажчиків і інших елементів, характерних для друкованих бібліографічних посібників. З них і формується фонд виконаних довідок, що поповнюється інколи шляхом отримання копій таких же довідок з інших бібліотек або органів інформації. За читацьким призначенням вони можуть бути як науково-допоміжними, так і рекомендаційними бібліографічними матеріалами.

Виділення цієї частини ДБФ пояснюється особливостями організації і зберігання довідок, оскільки вони, як правило, є списками, надрукованими на машинці комп’ютері, або ж зберігаються в картковому вигляді.

Принципи відбору матеріалу для включення до фонду виконаних довідок збігаються із загальними принципами і профілем комплектування ДБФ.

Як правило, споживачами запитується література з актуальних питань, що не знайшла відбиття у виданих ретроспективних бібліографічних посібниках. Тому наявність фонду виконаних довідок актуалізує склад ДБФ, підвищує його інформаційний потенціал.

Не дивлячись на те, що тематичні довідки є складовою частиною бібліографічних джерел, вони вимагають особливої організації зберігання і розміщуються окремо від опублікованих видань. Зазвичай вони зберігаються в спеціальних теках або конвертах, нумеруються за часом надходження і організовуються в них в зворотній хронології. На обкладинці списку вказується тема довідки, дата виконання, види, хронологічні рамки та мова видання включених документів, прізвище виконавця. Такий спосіб зберігання вимагає створення спеціального пошукового апарату, тобто своєрідного тематичного каталогу (або алфавітно-предметного покажчика), на картках якого розміщуються ті ж відомості, що і на титульному аркуші списку з вказівкою його номера. Це полегшує знаходження потрібної тематичної довідки при необхідності її використання на повторні запити. Дата виконання, що є на титульному аркуші, при повторному використанні береться до уваги, вказуючи на необхідність доповнення списку новою літературою. Так само використовуються записи про види включених документів, мова їх видання і прізвище виконавця (тобто при повторному запиті літератури з даної теми виконання довідки доручається тому ж бібліографу). При невеликій кількості виконаних довідок вони можуть зберігатися на картках, в цьому випадку на роздільниках вказується тема та інші дані, про які говорилося вище.