Отмените изменение длительности работы, нажав кнопку Отменить ввод на панели инструментов Стандартная. 2 страница

2) Рассмотрите следующий важный режим – Использование задач. Нажмите Использование задач на панели представлений. Проект будет представлен в режиме использования задач.

В этом представлении рабочее окно программы состоит из двух панелей. В левой панели отображается таблица со структурированным списком задач, под каждым из которых указываются назначенные ему ресурсы. Для каждого вида задач и ресурса в соседних колонках выводится объём работ – трудозатраты, длительность, даты начала и окончания задач.

На правой панели выводится таблица-календарь, в которой указаны объёмы работ для каждого ресурса и вида работ на каждый рабочий день проекта. Используя горизонтальную полосу прокрутки правой панели, перейдите к дате начала проекта – 16 апреля 2012 года. Вы увидите заполненную таблицу.

3) Рассмотрите ещё один режим просмотра – График ресурсов.Нажмите Вид, График ресурсов (или используйте соответствующую кнопку на Панели представлений, при необходимости воспользуйтесь кнопкой прокрутки в нижней части панели). Информация о проекте будет представлена в выбранном режиме. График ресурсов отображает на временной шкале информацию о распределении, объёмах работ и стоимости ресурсов. Рабочее окно программы разделено на две панели. На левой отображается название ресурса, а на правой – диаграмма использования этого ресурса в выбранном масштабе времени. Если диаграмма не видна на экране, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки правой панели. Для смены ресурса используйте колесико прокрутки.

4) Рассмотрите возможности ещё одного представления – Использование ресурсов. Для этого:

- Нажмите на панели представлений Использование ресурсов. MS Project переключится в выбранный режим просмотра, в котором ресурсы сгруппированы с работами, которые они выполняют. Как и в предыдущих режимах, рабочее окно делится на две панели. На левой панели выводится таблица со структурированным списком ресурсов и работ, которым эти ресурсы назначены. Здесь же, в колонкеТрудозатратыуказано общее количество рабочих часов для каждого ресурса и каждого вида работ. На правой панели, в таблице-календаре отображаются ежедневные объёмы работ в часах для каждого ресурса и вида работ. Чтобы увидеть эту информацию, воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки левой панели.

- Сначала обратите внимание на то, что ресурсПлотникиРабочий подсобныйвыделен в таблице красным цветом, а в информационном поле он отмечен специальным значком . Установите указатель мыши на значке в строке данного ресурса.На экране появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен, и рекомендация исправить эту ситуацию. Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объём работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объёме, то ресурс будет недогруженным. В вашем проекте для каждой работы должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объём работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, вероятно, все-таки неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие работы они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать различные варианты:

1) изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной работы, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

2) изменить график работ так, чтобы работы выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

3) увеличить количество ресурсов.

Какой из этих вариантов вы выберете, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

В вашем проекте перегрузка Рабочего подсобного обусловлена тем, что этот ресурс с 26 апреля по 15 мая, с 28 по 30 мая 2012г.назначен на два, а в некоторые дни и на три вида работ со 100%-й занятостью.

5) Решить проблему перегрузки подсобного рабочего можно, или увеличив количество подсобных рабочих, или назначив каждому виду работ, которые он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а, например, 50%, что часто более реально. Так как перегрузка Рабочего подсобного достаточно большая, добавьте ещё одного подсобного рабочего. Сделайте это следующим образом:

- переключитесь в режим Лист ресурсов;

- в строке Рабочий подсобный в столбце Макс. единиц введите 200%.Теперь перегрузка этого ресурса значительно уменьшилась (она осталась в период с 28.04 по 8.05.).

Далее, уменьшите загруженность использования этого ресурса для некоторых работ, где используются подсобные рабочие. Для этого:

- переключитесь в режим диаграммы Ганта;

- щелчком мыши выделите в таблице Сантехнические работы;

- нажмите кнопкуСведения о задаче на панели инструментовСтандартная(можно через контекстное меню). На экране появится соответствующее диалоговое окно;

- щёлкните мышью на ярлычкеРесурсы, чтобы перейти на нужную вкладку;

- назначьте ресурсу Рабочий подсобный количество единиц – 33%(так как у нас в определённые дни одновременно выполняются три работы);

- щёлкните мышью на вкладкеДополнительно. В диалоге появятся элементы управления этой вкладки;

- в открывающемся спискеТип задачи выберитеФиксированная длительность. Это необходимо сделать, так как в противном случае длительность работы будет увеличена на 33%;

- закройте диалогСведения о задаче. На диаграмме, справа от названия ресурсаРабочий подсобный, назначенного работе Сантехнические работы, появится отметка о количестве единиц ресурса–[33%];

- самостоятельно уменьшите до 33% количество единиц ресурса Рабочий подсобныйдля работыПлиточные работы, Электромонтажные работыи Шпаклевка стен и потолков;

- снова переключитесь в режим Использование ресурсови убедитесь, что перегрузка подсобного рабочего ликвидирована.

6) Проблема перегрузки Плотника 28-30 мая 2012г. связана с одновременным выполнением двух работ Монтаж встроенных шкафов и Укладка плинтуса. Решите её иначе:

- Переключитесь в режим диаграммы Ганта. Посмотрите внимательно на диаграмму и на выполняемые работы, обратите внимание на то, что работа Монтаж встроенных шкафов может начинаться раньше, чем полное окончание работыОклейка обоями.Для внесения опережения в начало работ Монтажа встроенных шкафов необходимо:

- Дважды щёлкните мышью на стрелке, связывающие эти две работы. На экране появится диалогЗависимость задач (тип связи ОН).

- В поле со счётчикомЗапаздывание введите минус 50%.

- Закройте диалогЗависимость задач, нажав кнопку ОК.

- Просмотрите проект в режиме Использования ресурсов и убедитесь, что перегрузка ресурсов ликвидирована.

7) После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг – оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то, прежде всего, определите, какими конкретными видами работ это обусловлено. Как вы помните, эти работы называются критическими и образуют критический путь. После того как вы определите работы критического пути, можно откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путём сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ. Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также, сократив объём работы, предусмотренный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрите, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсуРазработка дизайн-проектаработу в субботу 21 апреля 2012г. Для этого отметье в базовом календаре Календарь 1 для ресурсаДизайнеруказанный день как нестандартный рабочий:

- Выберите команду менюСервис, Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменение рабочего времени.

- В открывающемся спискеДля выберите ресурс Дизайнер.

- Выделите в календаре ячейки с датами 21 апреля 2012 года.

- Установите переключатель нестандартное рабочее время.

- В полях вводаС, До введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00, 13:00-17:00.

- Нажмите кнопкуОК, чтобы закрыть диалогИзменение рабочего времени.

8) Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантаиубедитесь, что работаРазработка дизайн-проектатеперь заканчивается раньше, а дата завершения проекта передвинулась с 31 на 30 мая 2012 г.

9) Создание Вашего проекта закончено. Теперь его следует сохранить вместе с базовым планом. Это позволит в дальнейшем в ходе его выполнения сравнивать фактические показатели с плановыми. Для этого:

- Выберите команду менюСервис–Отслеживание–Сохранить базовый план. На экране появится диалогСохранение базового плана

- Убедитесь, что установлен переключательСохранить базовый план для всего проекта.

- Закройте диалог, нажав кнопку ОК. Базовый план будет сохранён.

10) Нажмите кнопку Сохранить .

11) Закройте файл.

12) Корректно выйдите из программы Microsoft Project.

13) Корректно завершите сеанс.

Задание 8
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ

Задание 8.
ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ

В предыдущих заданиях Вы закончили создание проекта и сохранили его вместе с базовым планом. Как только будет начато выполнение проекта, вы можете целенаправленно управлять им, отслеживая фактические даты начала и окончания отдельных видов работ, их длительность, процент выполнения, объемы и затраты и сравнивая их с плановыми показателями, сохраненными в базовом плане. Это подскажет Вам, как фактические изменения плана повлияют на другие виды работ и на дату окончания проекта, и поможет определить, какие изменения необходимо сделать в графике работ для окончания проекта в срок и в пределах установленного бюджета.

MS Project позволяет вводить различную информацию о выполнении работ: даты начала и окончания, длительность, процент выполнения, оставшуюся длительность и др. При этом достаточно ввести только один или два показателя. Все остальные данные будут вычислены автоматически. Например, если вы введете 50% выполнения для работы с длительностью 10 дней, то оставшаяся продолжительность этой работы будет определена в 5 дней. Если же будет введена оставшаяся продолжительность работ в 2 дня, то программа вычислит процент выполнения –80%.

1) Рассмотрите различные способы отслеживания хода реализации проекта. Считайте, что выполнение нашего проекта начато в соответствии с планом – 16 апреля 2012 г. Введите дату начала работ и сделайте отметку о прохождении контрольной точкиНачало работ. Для этого:

- В режиме диаграммы Гантащелчком мыши выделите контрольную точкуНачало работ в полеНазвание задачи.

- Выберите команду менюСервис → Отслеживание → Обновить задачи. На экране появится диалогОбновление задач:

- В полеНазвание этого диалога указано название выделенной контрольной точки –Начало работ, а в полеДлительность – ее плановая продолжительность–0 дней. В полях со счетчиками % завершения,Фактическая длительность и Оставшаяся длительность отмечаются соответственно процент выполнения – 0%, фактическая длительность – 0 дней и оставшаяся длительность– 0 дней. В группе полейТекущие даты указаны соответствующие плановые сроки начала и окончания работы.

- В открывающемся списке Начало группы полей Фактические даты на календаре укажите дату16 апреля 2012 года. Эта датаотобразится в поле списка.

- В поле со счетчиком % завершения укажите 100%.

- Нажмите кнопку ОК в диалоге Обновление задач. В информационном поле таблицы слева от названия контрольной точкиНачало работ появится отметка P о ее прохождении.

2) Аналогичным образом сделайте отметку о выполнении работ Разработка дизайн – проекта.Обратите внимание, что красный цвет, которым прежде выделялась критическая работаРазработка дизайн - проекта, теперь изменился на синий, так как выполненная работа перестала быть критической.

3) Отметку о выполнении работ этапа Санузел–– сделайте несколько иначе. Для этого:

- Удерживая нажатой клавишу [Ctrl], выделите в таблице названия работСантехнические работыи Плиточные работы.

- Выберите команду менюСервис → Отслеживание → Обновить проект. На экране появится диалогОбновление проекта.

- Убедитесь, что установлен переключательОбновить трудозатраты как завершенные по:, и в открывающемся списке справа от него, на календаре, выберите дату окончания этих работ– 16 мая 2012 года.Установите переключательвнизу диалогового окна в положениедля выбранных задач.

- Закройте диалогОбновление проекта нажатием кнопки ОК. В информационном поле таблицы появятся отметки о выполнении указанных видов работ, а на диаграмме, внутри горизонтальных полосок соответствующих работ – черные полосы, отображающие процент выполнения этих работ, – 100%.

4) Выполнение работы в процентах можно ввести также в диалогеСведения о задаче. Сделаем отметку для работыЭлектромонтажные работыо том, что она, допустим, выполнена наполовину. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице данную работу.

- Нажмите кнопку Сведения о задаче на панели инструментовСтандартная. На экране появится одноименное диалоговое окно.

- Щелкните мышью на ярлычкеОбщие, чтобы перейти на эту вкладку.

- В поле со счетчикомПроцент завершения установите 50%.

- Закройте диалог Сведения о задаче с помощью кнопки ОК. Черная полоса на прямоугольнике-работе отобразит процент выполнения этой работы.

5) Посмотрите, как для ввода информации о ходе выполнения работ можно пользоваться специальной панелью инструментов Отслеживание. Для этого:

- Выберите команду меню Вид → Панели инструментов → Отслеживание. На экране ниже панели инструментов Форматирование появится панель инструментов Отслеживание.

Оставшиеся 50% работыЭлектромонтажных работ введем с помощью панели инструментов.

- Убедитесь, что работаЭлектромонтажных работ выделена.

- Нажмите кнопку на панели инструментовОтслеживание. Работа будет отмечена как выполненная.

- Аналогичным образом отметьте выполнение Шпаклевка стен и потолков.

6) Теперь предположите, что работа Шпаклевка стен и потолковбыла выполнена раньше запланированного срока т.е. не 10 мая 2012 г., а 8 мая 2012г. Введем фактическую дату окончания этой работы.

- Выделите работуШпаклевка стен и потолков.

- Нажмите кнопку Обновить задачу на панели инструментовОтслеживание. На экране появится диалогОбновление задач.

- Обратите внимание: в этом диалоге уже указан процент выполнения работы– 100%, фактическая длительность – 6 дней и оставшаяся длительность – 0 дней.

- В календаре открывающегося спискаОкончание группыФактические даты выберите дату 8 мая 2012 года.

- Нажатием кнопки ОК закройте диалогОбновление задач. В таблице и на диаграмме отобразится фактическая дата окончания работы. Более того, MS Project составил и отобразил на экране новый график работ, в котором изменились на один день даты начала следующих работ. Изменилось и окончание всех работ.

7) Для любой работы вы можете также ввести отметку о выполнении непосредственно на диаграмме с помощью мыши. Сделайте это для работы Грунтовка стен и потолков. Для этого:

- Установите указатель мыши у левого края полоски-работыГрунтовка стен и потолков. Указатель примет форму .

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно задачи, в котором будет указана дата Завершено по:.

- Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь по полоске-работе. При этом в информационном окне будет изменяться дата окончания этой работы. Добейтесь того, чтобы дата окончания работы соответствовала плановой–14.05.2012г. (При необходимости увеличьте масштаб). При этом указатель мыши достигнет правого края полоски-работы.

- Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. РаботаГрунтовка стен и потолковбудет отмечена как выполненная.

8) В ходе выполнения проекта возможны случаи, когда какая-либо работа после частичного выполнения прерывается на некоторое время. При этом необходимо перенести оставшуюся часть работы на более поздний срок. Предположите, что в нашем проекте работаПобелка потолка начата в срок, но выполнена на 50%, после чего возникла необходимость прервать ее выполнение на несколько дней. Сделайте соответствующую отметку. Для этого:

- Щелчком мыши выделите в таблице работу Побелка потолка.

- Нажмите кнопку на панели инструментовОтслеживание. На диаграмме появится отметка о частичном выполнении работы.

- Оставшаяся часть работы должна быть начата – 17 мая. Поэтому, установите указатель мыши на полоске-работеПобелка потолка правее полосы выполнения.

- Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно Критический путь, в котором будут указаны даты Начало и Окончание оставшейся части работы. Не отпуская левую кнопку мыши, переместите мышь вправо так, чтобы в информационном окне отобразилась новая дата начала оставшейся части работы–17.05.2012.

- Отпустите левую кнопку мыши. На диаграмме между выполненной и невыполненной частями работы появится разрыв в несколько дней. Будет также изменен график для остальных видов работ.

- Самостоятельно отметьте 100% выполнение оставшейся части работы Побелка потолка.