Краткое знакомство с интерфейсом MS Project

При первом запуске MS Project (Файл – Создать) окно программы выглядит так, как показано на рисунке 2.1. Сверху расположена строка меню, под ней панели инструментов, а ниже – рабочая область программы.

Среди панелей инструментов есть особая панель – Консультант. Она содержит кнопки основных объектов, с которыми можно работать в MS Project: Задачи, Ресурсы, Отслеживание и Отчёт. При нажатии на любую из этих кнопок на панели в левой части рабочей области отображается список возможных действий с выбранным объектом.

Панель Область задач,котораяв отличие от Word или Excel находится в левой части рабочей области, отображается после запуска MS Project и служит как для отображения инструкций Консультанта, так и для осуществления некоторых других операций (создания новых файлов, их поиска и т. п.).

Рисунок 2.1 – Окно MS Project, открывающееся после первого запуска

Эти панели при необходимости можно отключить через Вид – Панели инструментов или соответственно настроить общие настройки программы (Сервис – Параметры – Общие).

Определим некоторые важные параметры работы MS Project.

Настройка программы. Для перехода к настройке MS Project нужно выбрать команду меню Сервис–Параметры. На экране появится диалоговое окно настроек, состоящее из нескольких вкладок, на которых сгруппированы определяющие работу программы параметры.

Почти на каждой вкладке есть кнопка По умолчанию, позволяющая сохранить сделанные настройки, с тем чтобы они автоматически применялись во всех последующих проектах.

Общие настройки программы. Вкладка Общие состоит из трёх разделов (рисунок 2.2). В первом, Общие параметры для Microsoft Project, расположены общие параметры программы, а в третьем, Общие параметры для 'Проект!', – общие настройки открытого проекта. В разделе между ними, Мастер планирования, определяется, каким образом MS Project будет отображать подсказки при составлении плана проекта.

Флажок Отображать область задач при запуске определяет, будет ли при загрузке программы отображаться область задач, а флажок Открывать последний файл при запуске – будет ли загружаться файл, с которым шла работа перед закрытием программы.

Рисунок 2.2 – Общие настройки программы

Прежде чем начать составлять план проекта, нужно ввести в специальном диалоговом окне начальные данные о проекте. Флажок Запрос на ввод сведений о проекте для новых проектов обеспечивает автоматический вывод на экран этого диалогового окна при создании нового проекта. Это удобно, поскольку не нужно открывать диалоговое окно через меню, и, кроме того, это избавляет от возможных ошибок, которые могут возникнуть, если начальная информация не будет введена.

Настройки редактирования в MS Project размещены на вкладке Правка и сгруппированы в двух разделах, один из которых содержит настройки, относящиеся к программе в целом, а второй – к открытому в данный момент проекту (рисунок 2.3).

Рисунок 2.3 – Настройки параметров редактирования в MS Project

Параметры общих настроек редактирования этого раздела определяют, будет ли возможно перетаскивать ячейки таблиц с помощью мыши, а также будет ли перемещаться курсор в следующую ячейку, после того как при редактировании текущей ячейки вы нажали клавишу Enter.

Флажок Правка прямо в ячейке определяет, можно ли редактировать данные непосредственно в таблице. Если вы сбросите его, то для редактирования данных таблицы необходимо будет выделять ячейку и затем вводить её значение в строке ввода.

Кроме того, в этом разделе имеется параметр, управляющий способом обновления объектов из других файлов, внедренных в файл проекта (OLE-объекты). Обновление может происходить при открытии файла автоматически или по запросу. Для автоматического обновления объектов нужно сбросить флажок Запрос об обновлении автоматических связей.

Во втором разделе вкладки Правка диалогового окна Параметры вы можете выбрать аббревиатуры, которые MS Project будет использовать для обозначения временных единиц в плане проекта, диаграммах, отчётах и т. д. Для каждой из единиц (минута, час, день, неделя, месяц, год) даётся три варианта. Эти настройки относятся к текущему файлу.

ПРИМЕЧАНИЕ: Выбранные на этой вкладке обозначения временных единиц будут использоваться для отображения введённых в файл значений. Однако в процессе ввода вы можете использовать любые предлагаемые здесь варианты обозначения.

От состояния флажка Добавлять пробел перед надписями зависит, будет ли вставляться пробел между количеством единиц и их обозначением. По умолчанию он установлен, и менять его состояние не стоит.

Параметрами последнего раздела вкладки Правка задаются цвета, которыми при просмотре проекта будут выделяться обычные гиперссылки и гиперссылки, посещенные ранее. Эти настройки, как и настройки единиц времени, относятся к текущему файлу. Флажок Подчеркивать гиперссылки определяет, будут ли ссылки выделяться подчеркиванием.

Настройки параметров сохранения определяют форматы, в которых сохраняются файлы по умолчанию, расположение сохраняемых файлов и параметры автоматического сохранения файлов. Параметры сохранения настраиваются на вкладке Сохранениедиалогового окна Параметры (рисунок 2.4).

Эта вкладка состоит из раздела общих настроек и раздела настроек, относящихся к открытому файлу проекта. Первый параметр на этой вкладке –Сохранять файлы Microsoft Project как. В нём вы выбираете формат, который будет предлагаться по умолчанию при попытке сохранить файл (рекомендуется использовать формат MS Project (*.mpp)).

В области Расположение отображаются имена папок, в которых располагаются файлы проектов, пользовательские шаблоны, шаблоны рабочей группы и базы данных ODBC. Выбрав нужную строку и нажав кнопку Изменить, вы можете установить значения, соответствующие вашим потребностям. Например, в качестве адреса папки с проектами можно указать папку, в которой вы разместили файлы с примерами.

В разделе Автосохранение сгруппированы параметры автоматического сохранения открытых для редактирования файлов. Рекомендуем установить этот флажок и задать периодичность сохранения в интервале от 2 до 5 минут.

Рисунок 2.4 – Параметры сохранения файлов MS Project

Используя два следующих далее переключателя – Сохранять только активный проект и Сохранять все открытые проекты, – вы можете указать, будет ли сохраняться автоматически только тот проект, окно которого в данный момент активно, или же все открытые в MS Project проекты. Рекомендуем сохранять все открытые проекты.

С помощью флажка Запрос перед сохранением вы выбираете, выводить или нет запросы на разрешение автоматического сохранения. Поскольку нажимать клавишу ОК каждые 2 минуты не очень удобно, рекомендуем сбросить этот флажок.

Последний раздел, Параметры сохранения в базе данных для 'Проект!', содержит параметр, определяющий принцип сохранения открытого в данный момент проекта в формате базы данных. Находящийся в этом разделе флажок Развертывать повременные данные в базе данных определяет, как будет представлена временная информация о проекте при сохранении плана проекта в базе данных (например, при экспорте в MS SQL Server). При установленном флажке повременная информация сохраняется, а при сброшенном – нет, что существенно ускоряет работу с базой данных.

Настройки просмотра проектной информации находятся на вкладке Вид(рисунок 2.5). Здесь определяются параметры, общие для программы и применяемые для открытого файла.

Рисунок 2.5 – Параметры просмотра проектной информации

В списке Представление по умолчанию следует указать, какое представление будет открываться при создании нового проекта или при запуске программы. (Подробнее о представлениях мы поговорим позднее). С помощью списка Формат даты можно установить формат представления дат в интерфейсе MS Project.

В разделе Показывать расположены флажки, управляющие отображением стандартных элементов интерфейса программы: Строка состояния, Полосы прокрутки, Строка ввода.

В этом же разделе перечислены и нестандартные элементы интерфейса. Флажок Окна на панели задач определяет, будет ли каждый открытый проект отображаться отдельной кнопкой на панели задач. Если выключить этот режим, то переключаться между открытыми проектами можно будет только с помощью меню Окно, хотя при этом место на панели задач будет сэкономлено.

Часто для экономии места на экране информация отображается частично. Например, если длина слова, размещённого в ячейке таблицы, превышает её ширину, то на экране отображается только часть этого слова. Если установить флажок Всплывающие подсказки, то в таких ситуациях при наведении мыши на ячейку будет появляться всплывающая подсказка, отображающая её содержимое. Кроме того, подсказки будут отображаться при наведении мыши на элементы интерфейса программы, поэтому мы рекомендуем установить этот флажок.

С помощью параметров раздела Параметры валюты вы можете задать формат представления денежных единиц, в которых учитывается стоимость работ проекта. В списке Символ валюты следует выбрать (вставить) символ обозначения денежной единицы. Поскольку в примерах мы будем использовать в качестве валюты доллар, вам следует выбрать в списке обозначение доллара. Список Положение символа валюты содержит несколько вариантов размещения символа денежной единицы рядом с цифрами. И наконец, счётчик Цифр после запятой определяет, сколько десятичных знаков будет использоваться при отображении стоимости работ.

Часто полезной является отображение ещё одной полезной панели, которая называется Панель представлений. Для этого нужно воспользоваться командой меню Вид - Панель представлений. Для увеличения рабочей окна часто панели Область задач, Консультант не отображают. В этом случае окно программы должно принять такой вид, как показано на рисунке 2.6.