Планирование проектов
Microsoft Project
MICROSOFT PROJECT
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В БИЗНЕСЕ
Учебное пособие
Минск
ГИУСТ БГУ
СОДЕРЖАНИЕ
1 Microsoft Project. 4
2 Краткое знакомство с интерфейсом MS Project 15
3. ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ К ПРОЕКТУ «РЕМОНТ КВАРТИРЫ». 29
Задание 1 СОЗДАНИЕ НОВОГО ПРОЕКТА И СОЗДАНИЕ БАЗОВОГО КАЛЕНДАРЯ.. 31
Задание 2 ВВОД РАБОТ И СОЗДАНИЕ ВЕХ.. 36
Задание 3 СОЗДАНИЕ ГРАФИКА РАБОТ. 39
Задание 4 ОФОРМЛЕНИЕ ГРАФИКА РАБОТ И ПРОСМОТР КРИТИЧЕСКОГО ПУТИ.. 44
Задание 5 СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ ГРАФИКА РАБОТ. 48
Задание 6 ВВОД ТАБЛИЦЫ РЕСУРСОВ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИХ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ. НАЗНАЧЕНИЕ РЕСУРСОВ РАБОТАМ ПРОЕКТА.. 51
Задание 7 РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ПРОСМОТРА ИНФОРМАЦИИ В ПРОЕКТЕ. РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ ПЕРЕГРУЗКИ РЕСУРСОВ. ОПТИМИЗАЦИЯ ГРАФИКА РАБОТ. 57
Задание 8 ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ И ФАКТИЧЕСКИХ ЗАТРАТ. 63
Литература.. 70
На первый взгляд Microsoft Project кажется ещё одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel. Но чем глубже вы будете осваивать Microsoft Project, тем больше отличий вы заметите.
Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Если другие приложения семейства Microsoft Office ориентированы на широкую область применения и содержат самые разные функции, то программа MS Project предназначена исключительно для управления проектами.
Другое важное отличие заключается в том, что с MS Project невозможно работать, не обладая теоретическими знаниями в области управления проектами и не зная особенностей этой программы. Любой пользователь может открыть Word и подготовить документ, не читая предварительно соответствующую литературу. Конечно, этот пользователь не будет применять команды стилевого оформления, возможно, он не сумеет вставить в документ номера страниц и т. п., но документ будет готов к распечатке и им можно будет воспользоваться. Если же вы откроете MS Project и попробуете создать план проекта, то без специальных знаний вы не сможете получить план, пригодный для реализации проекта.
Таким образом, если вы хотите управлять проектами с помощью MS Project, то без изучения теории управления проектами и функциональных возможностей программы вам не обойтись.
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.
Что такое проект?
Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например, выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.
Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции идут постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. «Временное» означает, что каждый проект имеет точно определённые даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от всех аналогичных продуктов или услуг[1].
Проекты предпринимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие – более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за её пределы, как в случаях совместных предприятий и партнёрства. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.
Проект как временное явление
У каждого проекта есть чётко определённые начало и конец. Конец проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не будут или не могут быть достигнуты и проект обрывается. Временность не означает краткосрочность проекта – многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.
Проекты обычно имеют очень ограниченные временные рамки для создания продукта или услуги, поскольку благоприятная для них ситуация на рынке складывается на ограниченное время. Кроме того, проектная команда, как правило, по его окончании распадаётся, а её члены переходят в другие проекты.
В отличие от конвейера по сборке автомобилей, хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные временные сроки и для достижения определённого результата – прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда – конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.
Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами скоординировано для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций. Например, разработка веб-сайта является проектом, тогда как поддержка его в течение длительного времени – это операционная деятельность.
Программы могут также включать повторяющиеся или циклические работы, например издание журнала: периодическое издание само по себе является непрерывным процессом, тогда как подготовка отдельного номера – это проект.
Составляющие проектного плана
Проект предпринимается для достижения определённого результата в определённые сроки и за определённые деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит триосновных элемента: задачи (Task), ресурсы (Resource) и назначения (Assignment). Рассмотрим подробнее каждый из них.
Задачи.Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определённого результата. Например, в проекте издания номера журнала задачей будет «Проведение редколлегии». Поскольку обычно проект содержит много задач, то для удобства отслеживания плана их объединяют в группы, или фазы. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом.
Фазы.Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют её результат.
Если для достижения результатов задачи нужно выполнить только её, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: её результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в MS Project фазы называются Суммарная задача (Summary task).
Например, результатом фазы «Подготовка материалов» будут материалы номера журнала, которые можно передать на предпечатную подготовку. Поскольку номер состоит из обложки и статей, то для получения результата фазы нужно осуществить как минимум две задачи: «Подготовка обложки», результатом которой будет обложка журнала с фотографией фотомодели и заголовками статей, и «Подготовка статей», результатом которой будут все тексты статей журнала.
ПРИМЕЧАНИЕ: При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее будет план проекта, тем точнее (а значит, лучше) он будет. Поэтому в тех случаях, где это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2-3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2-3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).
Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Например, «Подготовка обложки» тоже является фазой, поскольку может быть разделена на три задачи: «Отбор модели», результатом которой будет фамилия модели для фотосъемки, «Фотосъемка модели», заканчивающаяся получением фотографии отобранной модели, и «Верстка обложки». По завершении последней задачи сделанная фотография будет размещена на обложке и обложка будет подготовлена к публикации. Проект разбивается на фазы и для удобства контролирования хода работы. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ полученных результатов (чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки) и общего хода проекта (чтобы определить, стоит ли переходить к исполнению следующей фазы проекта)[2].
Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым они должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.
Завершающие задачи.Каждый проект предпринимается для достижения определённой цели, и обычно достичь её нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента будет являться промежуточной целью при постройке дома. Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами(Milestone). Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается её результат.
Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создаётся фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, и на неё не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает отслеживание плана проекта.
В плане проекта задачи связаны с помощью зависимостей, определяющих порядок выполнения задач относительно друг друга. Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней с учётом зависимостей между задачами. Если при увеличении длительности задачи увеличивается длительность всего проекта, задача называется критической.
Длительность и трудозатраты.Задача имеет длительность, то есть это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы её выполнить. Например, задача «Сбор предложений» от авторов в проекте издания журнала занимает неделю.
ВНИМАНИЕ: При подсчёте длительности задачи MS Project не учитывает нерабочее время, например выходные дни, и перерывы в её выполнении.
Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Например, для выполнения задачи «Сбор предложений» от авторов сотруднику (ответственному секретарю журнала) нужно потратить полчаса на рассылку типового электронного письма авторам и полчаса на обработку поступивших в течение недели ответов. Значит, его трудозатраты на выполнение задачи составят один час. Таким образом, длительность соответствует времени, через которое будет получен результат задачи, а трудозатраты – времени, затраченному сотрудниками на получение результата
Зависимости и связи.Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей (Link), и оба эти термина – зависимость и связь – используются с одним и тем же смыслом, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.
Более подробно типы связей между задачами будут рассмотрены ниже.
Роли и ресурсы.Под ресурсами в MS Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Например, для выполнения задачи «Сбор предложений» от авторов в проекте должен быть задействован ответственный секретарь журнала.
Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определённую роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации. Например, в одном проекте сотрудник может выступать в роли архитектора приложений, а в другом, где остро требуется программист, тот же сотрудник может быть задействован в роли программиста.
При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование. Например, сначала определяется, что для исполнения работ требуются три программиста и один менеджер, а затем, когда план проекта утвержден, выбираются конкретные сотрудники для участия в этих ролях.
Стоимость ресурсов.Важное свойство ресурсов – стоимость (Cost) их использования в проекте. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка (Rate) выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени, например 100 рублей в час или 1000 рублей в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, в течение которого он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка используется для учёта стоимости нематериальных ресурсов.
ПРИМЕЧАНИЕ: Термин «стоимость» (cost) в MS Project переведен как «затраты», потому что в управлении проектами используются оба русскоязычных термина.
Величина Затраты на использование (Cost Per Use) обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на использование ресурса определяются путём умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.
У ресурса может быть указана стоимость как одного из двух типов, так и обоих. При определении общих затрат на использование ресурса в проекте MS Project определяет повременные затраты и затраты на использование и суммирует их.
Назначения.Назначение – это связь определённой задачи и ресурсов, необходимых для её выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.
Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объём времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.